はじめに
「伝えたいことがうまく伝わらない」
そんな経験は誰にでもあります。
報告書、提案書、メール
内容は正しいのに、読まれる人の心に届かない。
Copilot Chatは、そんな “伝える力”を磨くAIアシスタント にもなります。
今回は、Microsoft 365無償版のCopilot Chatを使って、
文章を「よりわかりやすく」「より伝わる」形に改善する方法を紹介します。
伝える力とは
「伝える」とは、単に情報を出すことではなく、
相手に理解・納得・行動してもらうこと です。
Copilot Chatは次の3つの観点から文章を改善できます。
| 観点 | 目的 | 具体例 |
|---|---|---|
| 明確さ | 誤解されない、スッキリした表現にする | 長文→短文化、主語・述語の整理 |
| トーン | 読み手に合った語調に整える | カジュアル／フォーマル／ビジネス |
| 説得力 | 理由や背景を補い、納得感を強める | 例え・根拠・結論の追加 |
ステップ①：わかりやすく書き直す
まずは“伝わる文章”の基本である「明確さ」から。
Copilot Chatに、「簡潔に」「誰にでもわかるように」と伝えましょう。
例1：専門用語をやわらかくする
次の文章を、IT初心者にもわかるように説明してください。「AI」
例2：長い文を整理する
次の文章を、1文ずつ短く区切って、読みやすくしてください。
「AI（人工知能）とは、人間のように「考える」「学ぶ」「判断する」ことをコンピューターにさせる技術のことです。たとえば、スマートフォンの顔認証、ネットショッピングのおすすめ商品、音声アシスタントの会話機能など、私たちの生活の中にはすでに多くのAIが使われています。AIは、大量のデータをもとにパターンを見つけたり、経験から学んだりすることで、より正確な判断や予測ができるようになります。このような学習の仕組みは「機械学習」と呼ばれ、さらに高度なものは「深層学習（ディープラーニング）」と呼ばれます。
AIは、医療、金融、製造業、教育など、さまざまな分野で活用されており、業務の効率化や品質の向上に貢献しています。たとえば、医療では画像診断を支援したり、金融では不正取引を検出したりすることができます。また、AIは人間の代わりに単純作業をこなすだけでなく、複雑な判断を必要とする場面でも活躍しています。
ただし、AIには限界もあります。人間のような感情や倫理的な判断はできず、学習するデータに偏りがあると誤った判断をすることもあります。そのため、AIを使う際には、その仕組みや特性を理解し、適切に活用することが重要です。AIはあくまで「道具」であり、人間の知恵と組み合わせることで、より良い未来を築くことができます。」
→ Copilotは自然な日本語で簡潔にまとめ直してくれます。
メールや社内資料にもすぐに活用できます。
ステップ②：トーンを調整する
文章の「印象」はトーンで決まります。
Copilot Chatはトーン調整が得意です。
例：トーンの変換
次の文章を、ビジネスメールとして丁寧な文体に直してください。
「AIってなに？
AI（エーアイ）は「人工知能」っていう意味です。
かんたんに言うと、コンピューターに人間みたいに考えたり、学んだり、判断したりさせるしくみです。
たとえば、スマホの顔認証があります。
ネットで「おすすめ商品」が出てくるのもAIのおかげです。
音声アシスタントとおしゃべりできるのもAIです。
もう、みんなの生活の中でたくさん使われています。
AIはたくさんのデータを見て、パターンを見つけます。
そして、経験から学んで、もっと正確に判断したり予測したりします。
こういうしくみを「機械学習」っていいます。
さらにすごいものは「深層学習（ディープラーニング）」って呼ばれます。
AIは病院や銀行、工場や学校など、いろんなところで使われています。
仕事を早くしたり、ミスを減らしたりするのに役立っています。
たとえば、病院では画像を見て診断を助けます。
銀行では悪い取引を見つけます。
AIは単純な作業だけじゃなく、むずかしい判断が必要なときも活やくします。
でも、AIにはできないこともあります。
人間みたいに気持ちを持ったり、正しいかどうかを考えたりはできません。
それに、学ぶデータがかたよっていると、まちがった判断をすることもあります。
だから、AIを使うときはしくみをよく知って、正しく使うことが大事です。
AIはあくまで「道具」です。
人間の知恵といっしょに使えば、もっといい未来をつくれます。」
＊なぜかメールの文章にしてくれました
同じ内容を、フレンドリーな口調に書き換えてください。
→ 無償版でも、文体を状況に合わせて瞬時に変換可能。
メールの返信や報告文のトーン調整に役立ちます。
ステップ③：説得力を高める
「伝わる」には、感情や背景を補うことも大切です。
例：説得力を追加する
次の提案文に、相手が納得しやすい理由を3つ追加してください。
納得しやすい理由を３つ
→ Copilotは「根拠・事例・効果」を含む形で補足してくれます。
提案書やプレゼン資料に説得力が増します。
ステップ④：ポジティブな表現に変える
ネガティブな言葉をポジティブに言い換えるだけで印象が変わります。
例：トーン変換
次の文章を、前向きな印象になるよう言い換えてください。
「今日は雨が降って濡れて最悪だ」
Before:
この案はリスクが多く、実現は難しいと思います。
After:
この案を実現するには、いくつかのリスク対策を検討する必要があります。
→ Copilotは、批判的に見える文章を建設的な表現に変換してくれます。
ステップ⑤：要約＋リライトで仕上げる
文章をブラッシュアップしたら、最後に 要約 で締めるのもおすすめです。
例：要約プロンプト
この文章の要点を3行でまとめてください。
Microsoft Copilotは、低コストで高い効果を発揮するツールです。
既存のMicrosoft 365環境に統合できるため、追加のシステム投資が不要で、導入コストを最小限に抑えられます。
さらに、Copilotを活用することで、資料作成やメール対応、データ分析などの業務時間を大幅に短縮できます。
これにより、残業時間の削減や外部委託費の抑制が可能となり、人件費の削減にもつながります。
ライセンス費用に対して、業務効率化による生産性向上効果は非常に大きく、短期間で投資回収が見込めます。
他社事例でも、導入後数か月でコスト削減効果が確認されています。
また、Copilotはクラウドベースで提供されるため、サーバー管理や追加の保守費用が発生しません。
IT部門の負担も軽減され、運用コストを抑えることができます。
総じて、Copilotは「低コストで高い効果」を実現する、非常に費用対効果の高い投資です。
業務効率化とコスト削減を同時に達成できるため、導入を強く推奨いたします。
→ 読み手が“すぐ理解できる”構成に整います。
レポートや社内報告の締めにも最適です。
Copilot Chatでできる「伝える力」の伸ばし方
| シーン | 活用例 |
|---|---|
| ビジネスメール | トーン調整・言い換え・簡潔化 |
| 提案書 | 説得力ある構成に補強 |
| プレゼン原稿 | 要点整理＋強調部分の明確化 |
| 教育資料 | 初心者向けの平易な説明文に変換 |
| 社内報告 | ポジティブで読みやすいまとめ文に変換 |
👉 無償版でもここまで「文章改善アシスタント」として活用できます。
まとめ
AIに“書かせる”時代から、
AIと“伝える力を磨く”時代へ。
Copilot Chatを使えば、
- わかりやすい文章
- 適切なトーン
- 説得力のある構成
を誰でも手軽に手に入れられます。
無償版でも、あなたの“伝える力”は確実に進化します。
文章を磨く時間を、Copilotと一緒に楽しんでください。
シリーズ記事
- （１）はじめに
- （２）注意点と効果的な使い方
- （３）部署別・業務シナリオ集
- （４）画像生成で広がる活用シーン
- （５）PDFを読ませてみた！長文要約・翻訳が一瞬で
- （６）“ちょいコーディング”にも使える！Excel関数から正規表現まで
- （７）翻訳＋要約の合わせ技で海外資料も一瞬理解
- （番外編）無償CopilotがWordやExcelにやってきた！
- （９）プロンプト講座①：基本テクニック
- （１０）プロンプト講座②：部署ごとの応用テクニック
- （１１）無償版でもここまでできる！宣言型エージェント活用の基本
- （１２）安心して使うために知っておきたいプライバシーと著作権保護
- （１３）AIと一緒に“考える”：仮説立案とアイデア発想の技術
- （１４）情報を整理する力：AIで思考を見える化する方法