最近あらためて思うんですが、「議事録を取る」って想像以上に難しいですよね😣。
会議中はテンポが速く、専門用語も多くて、話を理解しながら同時にタイピングするのは至難の業。
気づいたらキーボードを打つ手が追いつかず、内容が途中から支離滅裂になってしまうこともしばしばです。
それでも現場では「議事録＝新人の仕事」みたいな空気が当たり前のようにあります。
でも実際は、発言の意図を汲み取ったり、要点を整理したりする力が求められる“かなり高度な作業”では？
むしろ会議内容を理解している上の立場の人こそ、正確にまとめられる気がします。
議事録って本当に「誰がやるべき仕事」なんでしょうか。
皆さんの職場ではどうなっていますか？
組織の文化によるので何が正しいとは言えない部分はありますが……そもそも口頭で議論して誰かがその記録を取るという体制が良くないかもしれません。
議事録を書き上げることをゴールにする、皆で議事録を書くというスタイルも広く用いられているようです。 具体的に言えば議事録を書いている画面をプロジェクターで投影しながらこう書けああ書けと意見しあう形です。 この場合は記録係は議長 (進行役) がやるのが自然でしょうね。
会議というのは決めるべきことがあるからやるわけです。 「これを決めてくれないと動けない」という人が要請して開かれる形になるでしょう。 会議を開くことを要請した人は自分が動くために必要な決定が欲しいわけなのでその人が議長になって議事録もまとめれば良いのではないでしょうか。 会議を開くことを要請した人が内容を理解できないということはないでしょうし、理解できないなら理解できるまで (議事録を整理できるまで) 会議を終われないので自然にまともな議事録が書けるはずです。
「理解度の高い人がやるべき」という意見も一理ありますが、ではなぜ新人に任せる風潮があるかというと「スキルを身に着けてほしいから」ではないでしょうか？
失敗が許容される小さい身内だけの会議は新人に任せ、ある程度重要な会議については慣れた人に任せる…みたいなのが落としどころかなと個人的には思います。
でも実際は、発言の意図を汲み取ったり、要点を整理したりする力が求められる“かなり高度な作業”では？
もはや答えを持っておられるではないですか！なのであえて未経験者に役が回ってくると思うのです。
現代とあっては生成AIをパートナーにして乗り切って成長していきましょう！
