議事録って、未経験者に任せる仕事じゃないと思うんですが…

組織の文化によるので何が正しいとは言えない部分はありますが……そもそも口頭で議論して誰かがその記録を取るという体制が良くないかもしれません。

議事録を書き上げることをゴールにする、皆で議事録を書くというスタイルも広く用いられているようです。 具体的に言えば議事録を書いている画面をプロジェクターで投影しながらこう書けああ書けと意見しあう形です。 この場合は記録係は議長 (進行役) がやるのが自然でしょうね。

会議というのは決めるべきことがあるからやるわけです。 「これを決めてくれないと動けない」という人が要請して開かれる形になるでしょう。 会議を開くことを要請した人は自分が動くために必要な決定が欲しいわけなのでその人が議長になって議事録もまとめれば良いのではないでしょうか。 会議を開くことを要請した人が内容を理解できないということはないでしょうし、理解できないなら理解できるまで (議事録を整理できるまで) 会議を終われないので自然にまともな議事録が書けるはずです。

「理解度の高い人がやるべき」という意見も一理ありますが、ではなぜ新人に任せる風潮があるかというと「スキルを身に着けてほしいから」ではないでしょうか？

失敗が許容される小さい身内だけの会議は新人に任せ、ある程度重要な会議については慣れた人に任せる…みたいなのが落としどころかなと個人的には思います。

でも実際は、発言の意図を汲み取ったり、要点を整理したりする力が求められる“かなり高度な作業”では？

もはや答えを持っておられるではないですか！なのであえて未経験者に役が回ってくると思うのです。
現代とあっては生成AIをパートナーにして乗り切って成長していきましょう！

議事録にはさまざまな種類があり、新人が担当できるのはそのうちのごく一部に限られます。
ざっくりではありますが、生成AIに種類を整理してもらいました。

このうち、覚書・メモ型議事録以外の形式は、新人に任せるべきではありません。
新人はまず覚書・メモ型議事録を担当し、先輩の指導を受けながら、他の形式の議事録へとステップアップしていくのが理想的です。

なお、議事録の記述方法によって求められるスキルは異なりますが、最終的に議事録へ責任を持つのは会議の主催者です。
したがって、作成した議事録は主催者の監修・責任のもとで配布されるべきです。

---

🧭 目的による分類

種類	概要	主な用途
公式議事録（公的議事録）	会議の正式な記録として承認・保存されるもの。文体は客観的・定型的。	株主総会、取締役会、委員会、公的機関の会議など
要約議事録	発言の要点や決定事項を中心にまとめたもの。	社内会議、プロジェクト会議など
覚書・メモ型議事録	個人の備忘や、後に正式版を作成するための下書き。形式は自由。	会議進行中のメモ、非公式な打ち合わせなど
報告書型議事録	会議結果を第三者に報告する目的で、内容を整理・要約したもの。	部門報告、上長への報告資料など

---

✍️ 記述方法による分類

種類	記述の特徴	メリット・デメリット
逐語録（ちくごろく）	発言をほぼそのまま記録。話し言葉や発言者名も残す。	✅ 正確性が高い／❌ 冗長で読みづらい
要約記録	発言内容を整理・短縮して記録。主張や結論を中心にまとめる。	✅ 読みやすく実務的／❌ 発言のニュアンスが失われる
決定事項中心型	議論の過程よりも「何を決めたか」に焦点を当てる。	✅ 行動につなげやすい／❌ 議論経緯が分からない
テーマ別整理型	発言順ではなく、議題やテーマごとに整理してまとめる。	✅ 後から参照しやすい／❌ 編集の手間がかかる

---

💡 補足：実務での使い分け例

会議の種類	向いている議事録形式
株主総会・理事会	公式議事録 + 決定事項中心型
プロジェクト進行会議	要約議事録 + テーマ別整理型
技術検討会・審議会	要約議事録 or 逐語録（重要な発言を残す場合）
チーム定例・朝会	覚書・メモ型 or 決定事項中心型

私は新人にやらせる仕事としてはピッタリだと思います。
「発言の意図を汲み取ったり、要点を整理したりする力」について、「会議に参加するための最低限の能力」だと思っています。
ですが新人は会議に参加していても話がよく分からないのは仕方ありません。
議事録を頼んでいなかったら、会議が終わって後に「こことここはどういう意図ですか？ここの部分が何の話かわかりませんでした。この発言の経緯は・・・・」といった旨の事を長々と聞きに来る新人はあまりいません。わからないままぼんやり過ごしてしまう方が多いです。積極的に発言したり質問して恥を恐れず成長できる人は稀です。理想論では「全員がそうあるべき」なのかもしれませんが現実は違います。
議事録を頼んであればそれらを聞きに来ることは自然ですし、議事録を任される事をきっかけに行動を起こす人は多いでしょう。
自分で書いて読み直すので、後の発言から前の発言の意味を遡って気が付く機会にもなります。
正に新人教育にうってつけだと思います。

皆さんの考える会議のイメージや議事録のレベルがあるので意見も様々だと思いますが、
私も新人や新任に議事録を任せる風潮はNGだと思っています。

誰が発言しているのかも何の議論をしているのかもわからない状態では議事録を取る余裕なんてないでしょうし、やらせてもツッコミどころ満載の怪文書ができあがるだけだと思います。
議事録を任せるのであれば、少なくとも参加者の顔ぶれを把握し会議の内容に対してある程度の理解ができてからだと思います。

最近は試しにNottaを使ってみたところ、録音しておくだけで自動で文字起こししてくれて、
会議後はAIの要約を参考に整理する感じで進めたら、だいぶ楽になりました。
少し気持ちに余裕ができたというか、内容を理解する方に集中できた気がします。

Gemini/ChatGPTも使ってみたんだけど、そもそも議事録作成のためのツールではないから、あんまり精度が高くない気がします。。。。

会話の録音の許可を取り、録音後、文字起こしする方法もあります。
また、AIが会話をリアルタイムで文字起こししてくれるソフトウェアもあるようですね。
議事録は必ずしも人力でなくても個人的にはよいと思っています。

おっしゃる通りです。
最近はいくつかの文字起こしツールを試してみたのですが、精度も上がっていて、かなり実用的になってきたと感じます。

議事録が途中から支離滅裂になってしまうことよりも、会議の参加者であるあなたが議論の内容を理解できていないことの方が問題です。
その場で理解できないことを質問しましょう。
テンポが速すぎて追いつかないだけならば「議事録まとめてますので、ちょっとお待ちください」って言えばいいだけだと思います。