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HOKKAPOKKA
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NASの中の自分だけのファイルを更新するだけで、集計用の共有ファイルに自動転記をさせたい

Q&A

NASファイル共有自動転記

解決したいこと

NASの中の自分だけのファイルを更新するだけで、集計用の共有ファイルに自動転記をさせたい

###　質問内容
以下のようなファイルの共有の仕組みを探しています。
1つのNASの中に、"親ファイル"としてMS－wordのファイルもしくはExcelのファイル(1シートのみ)を1つ置きます。
親ファイルの中にはAさんの領域/Bさんの領域/Cさんの領域/Dさんの領域/Eさんの領域がそれぞれ20行程度用意されており、
それぞれの領域はわかりやすいように罫線で囲まれているとします。

これとは別に、同じNASには”個人別ファイル”としてAさん自身の記入用ファイル/Bさん自身の記入用ファイル/Cさん自身の記入用ファイル/
Dさん自身の記入用ファイル/Eさん自身の記入用ファイルを用意しておき、5人の方々には自分自身のファイルのみ追記/更新をしてもらうこととします。

最終的には親ファイル中の各人の領域には、個人別ファイルへの『自動参照&転記』をさせて、集計者には(個人別ファイルを開くことなく)
親ファイルだけ集計管理の対象としたいです。

このような仕組みをwordかExcelで作るにはどうすればよいのでしょうか。

自分で試したこと

Excelの参照機能を調べたが、このような機能にマッチする例が見つからなかった

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2Answer

Comments

  1. @HOKKAPOKKA

    Questioner

    そうですか。ちょっと敷居が高そうですね。

nak435
@nak435

Excelファイルだとして、

親ファイルのAさん/Bさん/Cさん/Dさん/Eさんの各領域に、Aさん/Bさん/Cさん/Dさん/Eさんの各自身の記入用ファイルへの外部リンクを設定しておけば、親ファイルを開き（外部リンクの更新を行えば）、各領域がその時点の最新の情報に更新されます。

外部リンクの設定方法は、以下の7ステップです。
1)親ファイルを開く
2)Aさん自身の記入用ファイルを開く
3)親ファイルのAさんの領域（セル）をクリック、=（イコール）を入力
4)Aさん自身の記入用ファイルのリンクしたいセルをクリックし、enter
5)複数のセルをリンクしたい場合は、3)〜4)を繰り返す
6) 2)〜5)をBさん/Cさん/Dさん/Eさん分を繰り返す
7)親ファイルを保存し閉じる。A〜Eさん記入用ファイルを閉じる

親ファイルを開くと、「外部リンクを更新しますか？」と聞かれるので、「yes」を選択する。これで最新の情報が親ファイルに反映されます。

上記の外部リンクは「単なる代入」ですが、外部リンクで計算式を作ることも可能です。例えば、Aさん/Bさん/Cさん/Dさん/Eさん記入用ファイルの稼働時間の合計を親ファイルに作るなど。

注意点としては、「外部リンク」は絶対パスを記憶するので、ファイルの格納場所が変わると外部リンクの更新ができなくなります。その場合は「外部リンク」の張り直しが必要です。

これで、要件を満たしているでしょうか？

0Like

Comments

  1. @HOKKAPOKKA

    Questioner

    すいません、このご提案を読んだ時に、他の方の回答と交錯して、Power Queryを使っているのかと勘違いしておりました。今回の要件は、この"外部リンク"だけでいけるような気がしています。
    実際にこちらで作ってみてからわからないことがあったら質問しますね。でもかなり前進した感があります。ありがとうございます。

  2. @HOKKAPOKKA

    Questioner

    PowerQuaryと外部リンクの両方やってみました。
    PowerQuaryだとデータ->すべての更新　をやってみて子ファイルが更新されたかがわかるのに対して、外部リンクだと子ファイルが更新された瞬間に勝手に反映されますね。(リンクなので当たり前といえばそれまでですが)

    それぞれ違う用途なので、優劣はつけられませんが、PowerQuaryだと様式が勝手に作られてしまったり、見出しを替えるだけで動かなくなったりで、今回の私の要件にはちょっと無理でした。
    外部リンクでしばらく使ってみます。

    bunaImageさん、nak435さん、アドバイスありがとうございました。

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