レポート購読(サブスクリプション)は、決めた日時にレポートを実行して、結果をメールで届けてくれる機能です。日本語のヘルプや権限の名前では「登録」と訳されてます。設定画面で「購読」を探しても見つからないのは、これが理由です。
便利なんですが、使い始めると細かい壁に当たります。「社外の人に送れない」「添付が途中で切れる」「先週まで届いてたのに急に来ない」。だいたい上限か権限の話です。
1人7件まで。しかも増やせません
| 項目 | 上限 |
|---|---|
| 1人が購読できるレポートの数 | 7件(Unlimited Editionは15件)。ダッシュボードは別枠 |
| 上限の引き上げ | できない。サポートや営業担当に頼んでも増えない |
| 1つの購読の受信者 | 500人。グループやロールは中の人数で数える |
| 組織全体 | 同じ曜日・同じ時刻(例: 月曜9時)に500件 |
| 条件 | 5つまで |
| 添付ファイル | 1万5千行・30列・3MB。超えた分は切れるか、送られない |
1人7件が地味にきついです。しかも増やせません。「全社で月曜9時に配る」運用をすると、組織全体の500件にも当たります。
受信者が500人を超えたときの挙動も独特で、ユーザー、ロール、ロールと下位ロール、グループの順に優先され、あふれた人には届きません。しかも受信者は送るたびに選び直されるので、届く人が回によって変わります。「先週は来たのに今週来ない」の犯人がこれのことがあります。
できること
- 受信者を選ぶ: 自分のほか、ユーザー・グループ・ロールを加えられます
- 頻度と時刻を決める: 毎日・毎週・毎月から選んで時刻を指定
- 条件を満たしたときだけ送る: 集計値への条件(例: 合計金額が100万円未満)を最大5つ。異常値の見張りに使えます
- 誰の権限で実行するかを選ぶ: 「自分」か「別のユーザー」。受信者には実行ユーザーと同じデータが届くので、その人が普段見られないデータまで届きます
- ファイルを添付する: 書式設定済み(.xlsx)か詳細のみ(.csv)。.csvは文字コードも選べます
- 送信元を組織のアドレスにする: 設定「レポート登録用の組織の共有メールアドレスを有効化」で切り替え。退職者のアドレスから毎週メールが飛び続ける事故を防げます
出典はLightning Experience でのレポートへの登録とファイルの添付。
できないこと
- Salesforceのユーザーじゃない人に直接送れません。受信者の候補に出るのは、そのレポートにアクセスできるユーザー・グループ・ロールだけ。社外にも送りたいという要望はIdeaExchangeに出てますが、まだ実現してません
- 結合レポートと履歴トレンドレポートは購読できません
- 条件付き書式はメールに出ません。色で見せる前提のレポートだと、届いた側が読めません
- Experience Cloudのパートナーユーザーには届きません
- 1万5千行を超えた分は黙って切れます
- 添付付きメールに本文は入りません。件名にレポート名が入るだけなので、説明を添えたいときは別送になります
- スマホのアプリでは購読を設定できません
受信者の一覧もメールに載らないので、受け取った側からは誰に届いてるのか分かりません[3]。
権限が細かく分かれてます
「自分には設定できるのに、部下にはできない」は、だいたいこれです。
| やりたいこと | 必要な権限 |
|---|---|
| 自分に送る | レポートの登録(Platformライセンスは管理者が有効化) |
| 他のユーザーを受信者に加える | レポートを登録: 受信者の追加 |
| グループ・ロールに送る | レポートの登録: グループおよびロールへの送信 |
| 実行ユーザーを指定する | レポートを登録: 実行ユーザーの設定 |
| ファイルを添付する | レポートのエクスポート(加えて管理者が機能を有効化) |
ファイル添付を有効にするには、設定のクイック検索で「レポートおよびダッシュボードの設定」を開きます。チェックするのはこの項目です。
Let users attach reports as files to report subscription emails in Lightning Experience
日本語版の項目名が独特なので、英語で探した方が早いです。
なおこの機能、公式ヘルプでは今もベータです。評価目的で本番環境での利用は想定しない、サポート対象外という扱い[6]。業務で頼る前に、社内で飲めるか決めておいた方がいいです。
急に届かなくなったときに見るところ
- 受信者のメールアドレス。「設定 → メール → 私のメール設定」が優先され、空ならユーザーレコードのアドレスに飛びます。2箇所あるのがポイント
- 受信者が凍結・無効化されてないか。凍結されたユーザーが混ざってると、エラーを出さずに購読ごと失敗することがあります。退職者が入ってると全員に届きません[4]
- レポートのフォルダが受信者と共有されたままか。共有を見直した直後に届かなくなったら、まずここ
- 会社のメールが送信元のドメインをはじいてないか
- 条件を付けてないか。条件付きの購読は、満たさない回は送られません。「届かない」んじゃなくて「送ってない」パターン
- 受信者が500人を超えてないか
2026年7月の追加認証との関係
有償組織では2026年7月から、画面でエクスポートするたびに追加の認証(ステップアップ認証)が求められます。購読による配信はバックグラウンドで動くので対象外です[9]。ファイル添付付きの購読にすれば、毎回手で出して認証を通す作業ごと無くせます。
ただし添付ファイルは、Salesforceの外にデータを出すことに変わりありません。実行ユーザーを「別のユーザー」にすると受信者が本来見られないデータまで届くので、誰の権限で実行して誰に送るかは管理者と決めてからにしてください。
名前が似てる別機能として、Salesforce Classicの「レポートのスケジュール実行」があります。メール本文にHTMLの表で届いて、入るのは先頭2,000件まで[8]。
1万5千行を超えるレポートを定期的に受け取りたい場合は、エクスポートの方法を23通り比較した記事にまとめました。
出典(2026-09-19 確認)
- [1] Salesforce Help: Lightning Experience でのレポートへの登録
- [2] Salesforce Help: Attach Files to Report Subscriptions(レポートの登録へのファイルの添付)
- [3] Salesforce Help: Reports and Dashboards Limits and Allocations(「Lightning Experience Report and Dashboard Subscriptions」の節)
- [4] Salesforce Help 000383344: Report or Dashboard Subscription Limit Reached: How to Free Slots and Understand the Hard Cap
- [5] Salesforce IdeaExchange: External Users as Email Recipients for Report Subscriptions(2025年3月投稿)
- [6] Salesforce Help: ユーザーによるレポートの登録へのファイルの添付(管理者の設定)
- [7] Salesforce Help: Reports and Dashboards: What's Different or Not Available in the Salesforce Mobile App
- [8] Salesforce Help: Tips on Scheduling Reports(Classicのレポートのスケジュール)
- [9] Salesforce Help 005321566: レポートアクションにおけるステップアップ認証への適用準備
- [10] SalesForce FAQs: How to Schedule a Salesforce Report to Email Automatically