電話応対をもっとスムーズに！
小売業で働くYasuと申します。スーパー銭湯大好きで、
最近はボートレースにもはまりつつあります。
うちの部署は約20名おりますが、業務の特性上、職務内容が
多岐に分かれており、働き方も三者三様といった感じです。
かかってくる電話も、社外や店舗、他部署など いろいろなところ
からです。 ただ、他の人の予定は ほぼ把握できていないので、
それを調べるのに相手を待たせることもしばしば。。。電話番号を
教えるとなると更に。。。といった光景がよく見られます
そこで、LINEにコメント入力するだけで当日の勤務状況と連絡先を
即レスしてくれるLINE Botを作ってみました
完成したのがコチラ！
※個人名は全て仮称です。
使い方
- 勤務状況を調べたい担当者の名前を入力します。「〇〇さん」のように
名字＋さんで入力します。 - 連絡先を調べたい担当者の名前を入力します。「〇〇さん連絡先」のように
入力します。
使用した自動連携ツール
- Make
- LINE Bot
- GoogleSpreadSheet
Makeの作成手順
Make全体フロー
Googleスプレッドシート（1つ目）
Googleのマイドライブに保存しているスプレッドシートを指定します。
Googleスプレッドシートの詳細
- A列に担当者名を記載
- B列に勤務状況を記載
条件①
LINEのトーク画面に入力した文字が下記条件と一致した場合、「応答メッセージ①」が返信されるように設定します。
指定条件
- 入力内容がテキストメッセージであること
かつ（and） - GoogleSpreadSheet（1つ目）のA列に 入力した文字があること
返答メッセージ①
LINEのトーク画面に入力した文字が「条件①」に当てはまった場合の「返答メッセージ」を設定します。今回は、「本日の予定は、〇〇です。」という定型文をセットしています。 ※〇〇の箇所は、入力する担当者名に紐づいて変更されます。
条件②
LINEのトーク画面に入力した文字が「条件①」に当てはまらない場合の条件を指定します。
指定条件
- 入力内容がテキストメッセージではないこと
又は（or） - GoogleSpreadSheet（1つ目）のA列に 入力した文字がないこと
GoogleSpreadSheet（2つ目）
Googleのマイドライブに保存しているスプレッドシート（2つ目）を指定します。
Googleスプレッドシートの詳細
- A列に担当者名＋連絡先を記載
- B列に電話番号を記載
条件③
LINEのトーク画面に入力した文字が下記条件と一致した場合、「応答メッセージ②」が返信されるように設定します。
指定条件
- 入力内容がテキストメッセージであること
かつ（and） - GoogleSpreadSheet（2つ目）のA列に 入力した文字があること
返答メッセージ②
LINEのトーク画面に入力した文字が「条件③」に当てはまった場合の「返答メッセージ」を設定します。今回は、担当者の電話番号を返信するように設定しています。
条件④
LINEのトーク画面に入力した文字が「条件③」に当てはまらない場合の条件を指定します。
指定条件
・入力内容がテキストメッセージではないこと
又は（or）
・GoogleSpreadSheet（2つ目）のA列に 入力した文字がないこと
返答メッセージ③
LINEのトーク画面に入力した文字が「条件④」に当てはまった場合の「返答メッセージ」を指定します。
⚠️ 補足
「条件④」に当てはまる＝「返答メッセージ③」に該当するのは以下の場合です。
- テキストメッセージではない
又は（or） - GoogleSpreadSheet（1つ目）と（2つ目）いずれのA列にも入力した文字がない
今後の課題
今回作成したものは、LINEのトーク画面に入力した文字とGoogleスプレッドシートのA列の文字とが一致した場合にのみ、必要なメッセージが返答されるという 単一条件でのみ作動するものです。
更に実用的なものとするには、「担当者名」と「日付」の複数条件に対応させる必要があると感じています。