ヴァル研究所 Advent Calendar 2017の8日目は、昨年のアドベントカレンダーで書いたAuto iruca Powered by RODEM のバージョンアップについて書こうと思います。
忙しい方向け今北産業
- 「Auto iruca Powered by RODEM」は、カレンダーの予定に連動して在席確認ツール「iruca」のステータスを更新する仕組み
- IFTTTのアップデートによって、昨年の課題(予定開始の通知ズレ、予定終了が検知できない)が解決
- まだ少しirucaの更新タイミングがズレるものの、在席状況の確認としては十分なレベルにはなった
Auto iruca Powered by RODEMとは
私のチームでは、メンバーの在席状況確認に「iruca」というツールを使っています。
これを手動で更新することすら面倒になった私は、RODEM、Googleカレンダー、IFTTTの組み合わせでirucaのステータス更新を自動化する仕組みを作りました。
※詳細は作成時の投稿をご参照ください
前バージョンにおける残課題
IFTTTのGoogleカレンダー予定開始トリガーは、予定開始時刻〜15分前のどこかで通知を出す仕組みになっていた
→本当は予定開始時刻ぴったりに更新される方が気持ちがいい予定の完了に反応するトリガーが無かった
→社内の打ち合わせ予定終了後は「在席」に更新したい
これが、今年10月のIFTTTのアップデートで解決できそうということに気づいたので対応してみました。
予定開始時刻ぴったりにirucaのステータスを更新
IFTTTのアップデートによって、ステータス更新のタイミングを設定できるようになりました。
今回の場合は予定開始と同時にステータスを変更したいので「0 minutes」に設定しています。
予定の終了時にirucaのステータスを更新
カレンダーの予定終了を検知できるトリガーは下記2種類が用意されています。
- Any event ends：カレンダー内のあらゆる予定の終了時に反応
- New event from search ends：特定のキーワードを含む予定の終了時に反応
「Any event ends」を使うと、移動予定の終了にも反応してしまい、客先に着いたと同時に一旦「在席」になってから「取込中(打ち合わせ)」になってしまいます。
そこで今回は「New event from search ends」のトリガーを使い、社内の打ち合わせが終了した時にだけ反応するようにキーワードを設定しました。
社内打ち合わせ予定に使われるキーワードは会社によって様々だと思いますが、「社内」や「会議室の名前」などを設定するのが良さそうです(私の場合は後者)。
Auto iruca Powered by RODEM Ver.2.0
こうしてできあがったものがこちら
連動している！と思いきや、ちょっとズレているところが…
・社内打ち合わせの開始で「取込中」→11:00に更新 
・社内打ち合わせの終了で「在席」→12:00終了なのに12:05に更新 
・移動の開始で「外出」→12:12に移動開始しているが、12:15に更新
・客先打ち合わせの開始で「取込中」→13:00に更新
・移動の開始で「外出」→14:12に移動開始しているが、14:15に更新
・自社に戻る時刻で「在席」→14:55に帰社しているが15:00に更新
どうやら、
- 予定の終了トリガーは、予定の終了時刻〜15分後のどこかで通知を出す仕組み
- 時刻の判定が5分刻み？
というのが影響しているようです。
これを使って工数管理までやろうと思うともっと正確であることが望ましいですが、在席状況の確認としては許容範囲です。
まとめ
- IFTTTアップデートのおかげで、カレンダーに予定さえ入れていればirucaのステータスが自動的に更新されるようになった
- irucaの更新はちょっと時刻がズレるものの、在席状況の確認としては十分そう