初めに
記事をご覧いただきありがとうございます！
PMBOK第７版を元にプロジェクト・マネジメントについて勉強しております。
章立てでまとめておりますので、ご自身のあったものをご覧ください。
ステークホルダー
チーム
開発アプローチとライフサイクル
計画
プロジェクト作業
デリバリー
不確かさ
〜作成中〜
5 プロジェクト作業パフォーマンス領域における成果
- 効率的で効果的なプロジェクト・パフォーマンス
- プロジェクトおよび環境に適したプロジェクト・プロセス
- ステークホルダーとの適切なコミュニケーション
- 物的資源の効率的なマネジメント
- 調達の効果的なマネジメント
- 継続的な学習とプロセス改善による、チームの能力の向上
入札文書
納入候補者からの情報、見積り、提案を求めるために使用するすべての文書
入札説明会
入札や提案の準備に先立って納入候補者との間で開く会議で、すべてのベンダー候補者が調達に関して明確かつ共通理解を持つことを確実にするためのもの。コントラクター説明会、ベンダー説明会、入札前説明会としても知られる。
形式知
文字、数字、絵のような記号でコード化できる知識
暗黙知
信条、経験、洞察など、明確に表現して共有することが困難な個人の知識
- プロジェクト活動には以下のようなものが含まれる。
- 現在の作業の流れ、新しい作業の流れ、作業の変更をマネジメントする。
- プロジェクト・チームが作業に注力し続けるようにする。
- 効率的なプロジェクトのシステムとプロセスを確立する。
- ステークホルダーとコミュニケーションをとる。
- 資材、設備、サプライ、ロジスティックスをマネジメントする。
- 契約担当者およびベンダーと協力して調達と契約を計画し、マネジメントする。
- プロジェクトに影響を与えうる変更を監視する。
- プロジェクトの学習と知識の伝達を可能にする。
5.1 プロジェクト・プロセス
- プロジェクト・マネージャーとプロジェクト・チームは、プロジェクト・チームが作業を行うために使うプロセスを確立し、定期的にレビューする。
- プロセスにボトルネックがないか
- 作業が期待の速度で流れているか
- 進行を妨げる障害がないか
- 環境に合わせたプロセス最適化の方法には以下のものがある。
| リーン生産方式 |
|
| レトロスペクティブまたは教訓 | プロジェクト・チームが作業方法をレビューし、プロセスと効率を改善するための変更を提案する機会を提供する。 |
| 資金の次善の投入先はどこか | 価値実現を最適化するために、現在のタスクを続けるか、次の活動に進むかをプロジェクト・チームは判断できる。 |
- プロジェクト・チームは、プロセスのガバナンス・ニーズを満たしながら、プロセス適合性のレビューから得られるベネフィットを最大限にするために、過不足ない時間をかけてレビューをする。
- プロジェクトは、目標とする成果を達成するだけでなく、品質要求事項、規制、標準、組織の方針を遵守する必要がある。
- プロセスの価値には、プロセスの監査と品質保証活動を含む。
5.2 競合する制約条件のバランスを取る
- プロジェクトを成功に導くことには、作業に関する制約条件を理解することが含まれる。
- 制約条件には、以下のものがある。
- 固定納期
- 法規制の遵守
- 事前に定義された予算
- 品質方針
- トリプル・ボトムラインの考慮事項
- 制約条件は、プロジェクト期間を通じて変化したり変更されたりすることがある。
- ステークホルダーの新しい要求により、スケジュールと予算が拡大する。
- 予算の削減により、品質要求事項の緩和やスコープの縮小が必要になる。
5.3 プロジェクト・チームが注力すべき観点の維持
- プロジェクト・マネージャーは、プロジェクト・チームが注力すべきことと注力の度合いを評価し、バランスを取ることに責任を負う。
- ※プロジェクトのゴールに向けた進捗の短期的および長期的な予測を評価することが含まれる。
- プロジェクト・チームが価値の実現に注力し、プロジェクトの潜在的な課題、遅延、コスト超過が発生した時に、それらにすぐ気づけるようにする。
5.4 プロジェクトのコミュニケーションとエンゲージメント
- プロジェクト作業の多くはコミュニケーションとエンゲージメントに関連しており、特にプロジェクト・チーム・メンバーやその他のステークホルダーのエンゲージメントの維持に関連している。
- 日常的に、情報の要請、プレゼンテーションの要請、報告書の要請、その他のコミュニケーションの要請が随時なされる。
- コミュニケーションの急な要請が頻繁にある場合、コミュニケーション計画がステークホルダーのニーズを満たすのに不十分である可能性がある。
- ステークホルダーの情報ニーズを確実に満たすためステークホルダー・エンゲージメントがさらに必要になる。
5.5 物的資源のマネジメント
- 物的資源をマネジメントする目的は以下の通りである。
- 現場での資材の取り扱いと保管を削除または廃止する。
- 資材の持ち時間をなくす。
- スクラップや廃棄物を最小にする。
- 安全な作業環境を促進する。
- 物的資源の計画、発注、輸送、保管、追跡、コントロールに、多くの時間と作業工数がかかることがある。
- 大量の物的資源を扱うには、統合されたロジスティックス・システムが必要。
5.6 調達での対応
- 調達は、資材、資本設備、物品からソリューション、人員、サービスまで、あらゆるものが対象となる。
- 調達を実施する前に、プロジェクト・マネージャーと技術資格を持つプロジェクト・チーム・メンバーは、契約担当者と協力して、提案依頼書（RFP）、作業範囲記述書（SOW）、契約条件、および入札に必要なその他の文書を作成する。
5.6.1 入札プロセス
- 入札プロセスのは、入札文書の作成と公開、入札説明会、入札者の選定が含まれる。
- 入札文書には、以下のものが含まれる。
| 情報提供依頼書（RFI） | 選択した一軍のベンダーに入札文書を送る前に、市場からより多くの情報を収集するために使われる |
| 提案依頼書（RFP） | 購入者がソリューションを提供するベンダーを探す、複合的または複雑なスコープに使われる。 |
| 見積依頼書（RFQ） | 価格が主な決定要因であり、提案されたソリューションがすぐに使える時に使われる。 |
- 入札文書が配布されると、購入者は一般に入社説明会を開いて入札者の質問に答え、明確な情報を提供する。
- 入札者はそれを受けて回答を作成し、入札文書の指定された日付までに購入者に提出する。
5.6.2 契約
- ベンダーが選ばれると、プロジェクト計画書と関連文書が更新され、ベンダーの日程、資源、コスト、品質要求事項、リスクなどが記載される。
- この時点から、ベンダーはプロジェクトのステークホルダーになる。
5.7 新しい作業と変更の監視
5.7.1 適応型プロジェクト
- プロジェクト・マネージャーは、プロダクト・オーナーと協力して、スコープの追加、予算への影響、プロダクト・チーム・メンバーの可用性についての期待値をマネジメントする。
- プロダクト・オーナーは、優先度の高い項目が完了するよう、常に、プロジェクト・バックログの優先順位を付ける。
- スケジュールまたは予算に制約があるなら、プロダクト・オーナーは、最優先項目が提供された時点でプロジェクトが完了したと見なすことがある。
5.7.2 予測型プロジェクト
- プロジェクト・チームは作業の変更を積極的にマネジメントし、承認済の変更だけがスコープ・ベースラインに含まれるようにする。
- スコープの変更によって不確かさが増す可能性がある。
- 変更要求には、スコープの追加や変更により発生する新しいリスクの評価が伴うべきである。
- プロジェクト・マネージャーは変更管理プロセスを通じ、変更管理委員会及び変更要求者と協力して変更要求を適切に処理する。
- 承認済みの変更は、該当するプロジェクトの計画文書、プロダクト・バックログ、プロジェクト・スコープに統合される。
- 変更はステークホルダーに伝えられる。
5.8 プロジェクト期間を通じた学習
5.8.1 知識マネジメント
- プロジェクトでは多くの学習が生じる。
| 学習の種類 | 例 |
|---|---|
| プロジェクト固有のもの | 特定の作業をより迅速に完了する方法 |
| 他のプロジェクト・チームと共有することで成果の向上につながるもの | 血管の少ない品質保証アプローチ |
| 組織全体で共有するもの | 新しいソフトウェア・アプリケーションの操作方法をユーザーにトレーニングする |
5.8.2 形式知と暗黙知
| 知識 | 説明 | 例 | 伝達方法 |
|---|---|---|---|
| 形式知 | 言葉や絵、数字を使って容易に体系化できる。 | 新しいプロセスへ移行するステップ | マニュアル、登録簿、ウェブ検索、データベースなど |
| 暗黙知 | 言語化できない。 | 経験、洞察、実践的な知識やスキル | ネットワーキング、インタビュー、ジョブ・シャドーイング、ディスカッション・フォーラム、ワークショップなど |
5.9 他のパフォーマンス領域との相互作用
- プロジェクト作業は、効率的で効果的な計画、デリバリー、測定を可能にし、支援する。
- プロジェクト・チームの会議、相互作用、ステークホルダー・エンゲージメントを効果的に行うための環境を提供する。
- プロジェクト作業は、不確かさ、曖昧さ、複雑さへの対処を支援し、その影響と他のプロジェクトの制約条件とのバランスを取る。
5.10 結果のチェック
| 成果 | チェック |
|---|---|
| 効率的で効果的なプロジェクト・パフォーマンス | 状況報告が、プロジェクト作業は効率的かつ効果的であることを示している。 |
| プロジェクト及び環境に適したプロジェクト・プロセス |
|
| ステークホルダーとの適切なコミュニケーションとエンゲージメント |
|
| 物的資源の効率的なマネジメント | 使われた資材の量、廃棄されたスクラップ、及び手直しの量は、資源が効率的に使われていることを示している。 |
| 調達の効果的なマネジメント | 調達監査は、利用されている適切なプロセスが調達には十分であり、コントラクターが計画通りに作業していることを示している。 |
| 変更の効果的な処理 |
|
| 継続的な学習プロセス改善による能力の向上 | チームの状況報告書は、エラーや手直しの数が減り、ベロシティが向上していることを示している。 |
引用
- プロジェクトマネジメント知識体系ガイド（PMBOKガイド）第7版＋プロジェクトマネジメント標準
- バリューストリームマッピング (VSM) とは？
- トリプルボトムライン
- 明確なコミュニケーション計画が考える以上に重要な理由
- ロジスティックシステム
- RFPとは？提案依頼書の基本を解説
- SOW 作業範囲記述書
- アジャイル開発で活用されるベロシティとは？活用方法や誤った使い方も解説