【総務・秘書向け】Slackのワークフローで仕事効率化！

こちらは Voicy Advent Calendar 2021 19日目の記事です。

はじめに

こんにちは！株式会社Voicyで人事、総務、秘書を担当しておりますみのりーです。
Voicyでは「カンパニークリエイター」という肩書きで仕事をしています。

昨年は、エンジニアではないながらもアドベントカレンダー執筆に参加させていただき とても良い機会だなと感じたので
今年も、私のような人事 総務 秘書に関わる仕事をされている方におすすめのSlackTipsをご紹介します😊！

昨年の記事はこちら
【非エンジニアでもできる】お役立ち情報をつぶやくSlackbotを作ったら、総務問い合わせが減って幸せになった話

Slackワークフローとは

2019年10月15日にリリースされた、Slack上で定型的なアクションやコミュニケーションを自動化するワークフローが作れる機能です。
コーディングの必要はなく、Slack で直接実行することも、他のツールやサービスと連携させることもできます。
特に、ワークフローフォームに記入してもらった事項は、2020年の10月からスプレッドシートに反映される設定も導入されています。これが超絶便利なんです！
リリースされた直後はそれほど使いこなせていなかったのですが、今年色々とトライしてみた結果、標準のワークフローだけでかなり効率化ができたので、その内容を紹介します！
※Webhookを使う高度なワークフローもあるのですが、実装に時間がかかるので使えてない...

総務系便利ワークフロー

①受電報告

Voicyでは問い合わせ電話を総務・インターン生で受け取り、現場に報告しています。リモートワークの普及により、現場宛ての電話がかかってきても直接取り次ぎができないため、

1. 一度総務・インターン生で受け取り
2. かけ直しが必要な場合は総務・インターン生から現場に報告
   というフローにしています。

今年からインターン生に受電報告をお願いしたこともあり、伝えることの抜け漏れがないように、報告する相手にも伝わりやすいようにワークフローを取り入れました。

裏側は、下記のようになっていて

1. 特定のチャンネルでショートカットで開始
2. フォームを開く、で必要条件を記入し、提出された回答をどのチャンネルに送るかを設定
3. フォームが送信されたことを確認するためのメッセージ送信

内容としては、fondeskさんをイメージし、参考に作成しました。

②他部署へのタスク依頼

Voicyではインターン生へお願いするタスクの窓口を総務が担当し、タスクの振り分けを行っているため、全社誰でもインターン生にタスク依頼ができる状況になっています。
そのため、「どうやってインターン生のタスク依頼をすればいいの？」という疑問をなくすために、下記の２つのワークフローを入れています。

1. インターン生にタスク依頼をするチャンネルに入ったらbotがメッセージを送信
   

2. 依頼したいタスクの内容を抜け漏れなく記入するフォーム
   
   さらにこのフォームに記入してもらった事項はスプレッドシートに反映するようにできており、週にどれだけの工数がかかったかをスプレッドシートで確認できるようにしています。

弊社ではこのような運用にしていますが、部署を越えた依頼がある際に似たような形でお使いいただけるかと思います！

秘書系便利ワークフロー

Voicyでは現場と代表緒方とのMTGを組む際には申請をしてもらうようにしています。Slackに秘書チャンネルがあり、そこから誰でも申請が行えます。記載してもらう内容は下記の通り。

ワークフローの流れとしては、1つ目に紹介した受電報告と似たような流れです。

この運用にしてから、依頼側の記入時間が短縮され、秘書側も再確認することなくスムーズに予定を確保できるようになりました！

最後に

今回はちょっとしたSlackのTipsをご紹介しました。
日々の業務の中で、ちょっと便利にしたいなー、整えたいなーと思っているけど放置してしまっているタスクって、いくつかあると思います。
そんな時に、少し立ち止まって業務を整理して、ワークフロー設計の時間を取ることで未来のあなたの時間を有効に使えるかもしれません。

noteの深津さんがわかりやすく「斧を砥ぐこと」に例えている記事があるので、そっと置いておきます
https://note.com/fladdict/n/n14d18afc14ed