はじめに

本記事は、2024年を締めくくる忘年会で、幹事として会計担当を務めた筆者が、5年ぶりのオフライン開催にあたり作成した「出欠＆会費管理システム」について述べていきます。

筆者について

営業からエンジニアに転向して約1年半になったまだまだ初心者です。約1年ほどはクラウドインフラチームとして、AWSを使った案件を中心に担当してきました。半年ほど前から開発案件に携わり、試行錯誤しながらなんとか食らいついています。

「出欠＆会費管理システム」は、参加者の出席または欠席と、参加者が会費を支払ったかを、幹事が正確に管理し、適切な資金繰りを実施するために作成しました。

以下の要因によって、通常以上に参加者や会費、運営費を厳密に管理する必要がありました：

また、開場から乾杯までの時間が少なく、入場時の混雑が想定されたため、少しでも時間の短縮になればよいと考えました。

1.事前準備

2.受付時の処理

3.システムの処理

Lambdaがkintoneのアプリと連携
参加者の出欠と会費状況を確認
状況に応じて適切な処理を実行
- 未出席で支払い済み → 出席済みに更新
- 未出席で未支払い → 出席済みに更新（受付担当が会費を徴収）
- すでに出席済み → エラー通知
- リストにない場合 → エラー通知

以下のように、QRコードから社員番号を読み取ったうえで、API GatewayのURLを叩けるように設定しています。

実際のソースコードの掲載は割愛しますが、以下の機能が主に実装されています。

1.参加者の出欠と会費の支払い状況を確認するリストをkintoneアプリに実装

2.Lambdaからのレスポンスに名前を含め受付担当のスマホ画面に表示

3.QRコードリーダーを購入せず、iPhoneのショートカットアプリを活用

当日のシステム運用については、技術面では概ね想定通りの動作を実現できました。APIの応答も良好で、kintoneとの連携も問題なく機能しました。

しかし、運用面では予想以上に時間がかかり、受付に列ができてしまう結果となりました。原因として以下が考えられます：

一方で、会計面では大きな成果がありました：

このシステムが完全な成功だったとは言い切れませんが、チャレンジする価値は十分にありました。特に、会計担当として抱えていた「正確な参加者管理」という課題に対して、テクノロジーを活用して解決できたことは、エンジニアとして大きな学びとなりました。

当日の運用を含めて、今後の改善点としては以下が挙げられます：

これらの課題は来年度の担当者への引き継ぎ事項として整理し、さらなる改善につなげていければと考えています。

テクノロジーの力で業務改善を実現できた今回の経験は、エンジニアとしての自信にもつながりました。今後も、様々な課題に対してテクノロジーを活用した解決策を模索していきたいと思います。

（最後に、忘年会にご参加いただいたみなさまありがとうございました！こちらのシステムについてもご意見ございましたらアンケートにご記載くださいませ。）