はじめに
インフォシェア株式会社です。
この度弊社は、経済産業省の「行政手続ＰａａＳ環境の導入実証・調査事業」に参画し、ローコード・ノーコードのツールを用いてアプリとWebのポータルサイトを構成することでDX(デジタルトランスフォーメーション)を実現するプロジェクトを進めています。
現在、経済産業省における下記の2つの申請業務について、デジタル化の検討を行っています。
後援名義申請：※現在、検討を進めています
各種イベント等で、経済産業省の後援名義を使用するための申請
オープンイノベーション促進税制申請：※申請の利用を開始しています
オープンイノベーション促進の基準を満たす企業への出資を行った企業が行う税控除申請
プロジェクト全体の概要に関しては下記の記事をご覧ください。
→①経済産業省が進める、「行政手続きのデジタル化」とは。～ Gビズフォームの展開について～
今回の記事のテーマは、ローコードアプリケーションで実現した業務プロセス事例 - 申請プロセスの改善です。
一般的に考えられる申請業務プロセスの課題と、その課題がDX後にどのように改善されるかを本プロジェクトの成果を事例としながら紹介します。
一般的な申請業務プロセス
本プロジェクトでは、「後援名義申請」「オープンイノベーション促進税制申請」という申請手続きでDXを行うことで、今後ほかの申請業務プロセスをDXする際の参考テンプレートにできるものを作成するという意義付けがありました。
行政手続きに付き物の「申請→承認」という業務プロセスは下の図のような流れに従うのが一般的です。
審査と承認が多段階になったり交付された文書をさらに別のセクターに申請したりと、複雑なプロセスになったとしても基本的に下記の流れが繰り返されることに変わりはありません。
「後援名義申請」「オープンイノベーション促進税制申請」も例にもれずこの流れに沿って申請承認業務が行われていました。
基本的に電話やメール、Webサイトのフォームからお問い合わせを行い、WordやExcel形式の申請用ファイルを基に申請内容を入力、ファイルの送受信でやり取りをするのが従来のプロセスです。
このような形式化されたファイルの記入部分を直接編集して、申請文書を完成させていくという作業を行っていました。
一般的にも、申請者に窓口まで訪問させ直接ペンで記入した申請書を提出させるという手間のかかるプロセスを避けるため、申請書をホームページなどからダウンロードしてもらい、入力後にファイル送信してもらうという手順を採用している行政サービスは多いと思います。
申請業務プロセスの課題・改善点
上記のファイルベースの申請業務プロセスは、申請者が実際に窓口に行き手書きで書類を完成させる手間を省き、行政窓口が開いている時間以外の申請を可能にしています。
しかし、このプロセスにはまだ改善点があり、以下のような課題を未解決なまま抱えています。
- 申請者は同じ項目を何度も入力しなおす必要がある
- 入力されたデータをそのまま分析・利活用に回すことができない
- 入力に過不足や不備がないか担当者が目視確認し、問題がある場合はメールなどで差し戻す必要がある
- 文字や数字の半角全角、小数点の切り方などが申請者によって揺らぎが発生する
- 申請日時、承認日時などの管理情報が記録されない
今回のプロジェクトでは、このような課題や改善の余地がある点をDXを通してシステム化していくことで解決を目指しました。
これらの問題が解決されれば、負担の大きい確認作業を省いたうえで申請情報や申請プロセス正確さが担保でき、申請者も入力や申請が楽になります。さらに、データを蓄積して分析し、業務やサービス自体の改善につなげていけることが期待されます。
DX後に最適化された申請業務プロセス
本プロジェクトでは、申請者と経済産業省担当者が情報をやり取りするハブとして「Gビズフォーム」ポータルサイトを中心に置くシステムを構築しました。
システムの全体像については下記の記事に詳しいです。
→②ローコード・ノーコードツールPower PlatformでDXを加速させる試みの全体像
実際に公開済みのポータルサイトはこちら → Gビズフォーム
このポータルサイト上で電子化された入力フォームは下の画像のようになっています。
こちらは上で紹介したWord形式のものをポータル上のフォームに落とし込んだものです。
入力項目は全く同じですが、入力内容を見合った入力コントロールを選択することで、より入力は容易になり、表現の揺らぎを防止しています。
↑ 一択のチェックボックスはドロップダウンメニューによる選択に置き換え。
↑ 必須項目を明示し、入力に不備がある場合にはエラーメッセージを表示して申請をブロック。
↑ 入力が定義された形式と異なる場合にはエラーメッセージを表示して申請をブロック。
↑ 入力が電子化され、入力項目の数値定義や選択コントロールの導入で表現の揺らぎがなくなったことで、データをそのままBI化することができる。
これらの機能によって、上で課題としてあげた内容をすっかり解決することができます。
- 申請者は同じ項目を何度も入力しなおす必要がある
→特定の入力項目の値を別の項目に自動コピーする処理を加える - 入力されたデータをそのまま分析・利活用に回すことができない
→そのままでBI化に活用できる - 入力に過不足や不備がないか担当者が目視確認し、問題がある場合はメールなどで差し戻す必要がある
→過不足・不備がある状態では申請ができないので審査の時には申請内容に集中できる - 文字や数字の半角全角、小数点の切り方などが申請者によって揺らぎが発生する
→入力項目の定義やコントロールの設定で揺らぎを防止する - 申請日時、承認日時などの管理情報が記録されない
→作成日時・最終更新日時などと共に処理が行われた日時が自動記録される
申請後の手続きにおいても、ファイルのやり取りで行っていたプロセスのすべてがポータルを介して実施されていきます。
さらにポータルから自動通知やリマインドを送信されたり過去の申請の一覧を確認したり、ファイルのやり取りでは実現できなかった機能もポータルであれば実現できます。
これにより申請・承認処理の忘れや同じ申請の重複などが防止されます。
下の図解はポータルサイトを利用した後援名義申請の流れです。
ここで紹介しているポータルサイトへのDXはすべてローコードツールを使用し、コーディングを伴う開発作業を最小限に留めて作成されています。
使用したローコードツールはMicrosoft社のPower Platformです。こちらについては下記の記事で詳しく紹介しています。
→③【行政のDX】ローコード・ノーコードでのシステム構築を実現するPower Platformとは？
また、「Gビズフォーム」ポータルサイトについては下記の記事でも紹介しています。
→④ローコード、ノーコードで構築した行政DXの例 - Gビズフォームポータルのご紹介
ぜひ合わせてご一読ください！