もともと個人ブログにあげているものを少し修正したものです。
きっかけ
私の所属してる研究室は元々連絡ツールとしてメーリングリストを使用していました。
夏にインターンに参加し，Chatworkを経験したことがきっかけで研究室の連絡ツールの移行を考えました。
導入前
ヒアリング
まず，先生や学生に必要性を感じるかどうかのヒアリングをしました。思ったよりもみんな好意的な反応でした。ててもしょうがないので，先生や学生に聞きました。割とみんな好意的な反応でした。
特に先生は一つのアドレスにあらゆる連絡が来ることが面倒に感じていたようです。
特に反対もなかったので準備を進めていきました。
ツールの選定
ツールはSlackとChatworkで迷っていたのですが以下の理由からSlackを選択しました。
- 研究室内の一部グループがSlackを既に使用していた。
- 研究室外でChatworkの無料利用枠を限界まで使っている人がいた。
機能面でも一応比較しましたが，研究室で使うレベルでは大きな差は出ないと思います。
ガイドラインの作成
どんな便利なツールでもルールなしで運用していたら崩壊しかねないです。とはいえチャットツールの運用については無知なので色んな会社，研究室の導入記事を読んで作成しました。
50人規模の部門にSlackを導入してみた結果
Slackを導入するまでの話
チャンネルの命名規則について
チャンネル名のガイドラインを作成する
特にChannelの管理は参考にしました。管理者のみが投稿するread onlyなチャンネルやプレフィックスの作成は今振り返っても必要だなと感じます。見た目がきれいになります。
結果的にチャンネルとガイドラインはこんな感じになりました。(ぼかしは先生の名前です)
ガイドラインはSlackのポスト機能を使って書き，_read_only_チャンネルに投稿しています。全員必ず追加される_read_only_チャンネルに投稿していれば必ず目を通してくれるはずだからです。
こういうものを読まない人が一定数いるのはメール時代からわかっていたことなので，あとからでもここ参照してくださいって言えるようにドキュメント化しておくことが大事ではないでしょうか。
準備が終わったのでメンバーをワークスペースに招待しました。
導入後
事前に口頭で言っていたのもあってみんなスムーズに移行してくれました。
私の研究室は週1で全員集まるゼミがあるので，そこで最後に全員と対面で確認。無事移行完了（ということに）しました。
移行できたのはよかったのですが，招待メールを送ってからゼミでの確認までの2週の間で使い方を見ていると「これはどうなんだろう」というものがちらほら。例えば，メンション機能を使わない，誰もリアクションも何もしないみたいな。
ある種仕方ない部分でもあります。チャットツールを使うのは初めてという人ばかりです。私も今回調べたからチャットツールを活かす運用法について知れただけです。
これは私が調べた運用法を共有する必要があるなと感じ，移行を確認すると同時にスライドで運用法を紹介しました。
※当日発表したものとは一部違います（名前隠したりしてる）。
発表スライド(SpeakerDeck)
運用法をまとめるにあたり以下のサイトを参考にしました。
全職種必見！9つのSlackお作法で慮り力の高いコミュニケーションを目指す
ディレクターとして、コミュニケーションを取る時に意識している５つのこと
VIVITAの slack 運用 & 整理術
紹介をしてからチャンネル作成やリアクション機能の利用など少しずつ動き始めた気がします。
終わりに
スライドにも書きましたが，やはりオープンであることがメールとは違う点で大事にしていくべき点なのかなと思います。
3か月経過した現在、Slackの評判は上々です。