【脱・手動修正】Forms入力のばらつきをPower Automateで自動整形する方法

はじめに

社内イベントの出欠確認フォームをMicrosoft Formsで作成したときの話です。
氏名、所属組織、参加可否の項目をユーザーに入力してもらうよう依頼したのですが、
回答結果（Excel）を確認すると、入力にバラつきがあり、Excelでの集計が困難な状態になっていました。

具体例

• 氏名：山田太郎、佐藤、鈴木 次郎
• 所属組織：部門名だけ、正式名称、略称

反省点

Formsは簡単にフォームを作れる反面、入力形式を厳密に制御しないと、回答結果に統一性がなくなります。
実際、Excelで集計する際に「氏名のスペース」や「部署名の略称」などが障害になりました。

解決策

自分で手動修正するのも、再度登録依頼をするのも避けたかったので、
Power Automateでデータを正規化する仕組みを作りました。

Power Automateの作成内容

Microsoft Formsではメールアドレスが自動で登録されるため、
そのメールアドレスをキーに氏名（表示名）と所属組織を取得し、Excelに反映するフローを構築しました。

フロー概要

1. 変数を初期化
   • 変数 ID を作成（初期値は 1）
2. 行の取得
   • 変数 ID と Excel の ID 列を比較し、一致するレコードを取得
3. ユーザープロフィールの取得
   • ステップ2で取得したレコードのメールアドレスをキーに、その他情報（表示名、組織情報）を取得
4. 行の更新
   • ステップ3で取得した情報をレコードに追加
5. 変数の値を増やす
   • 変数 ID に＋1する

ステップ3～5はループ処理で実行しています。
本来であれば、Excelの最後尾を停止条件にするのがスマートですが、
今回は「一度しか更新しないだろう」という前提で、IDを直接指定しました。

3. PowerAppsで表示

元となるデータがそろったので、PowerAppsの方を作成していきます。
やったことは以下の通りです。

1. Excelをテーブル化
   • 変数 ID を作成（初期値は 1）
2. 行の取得
   • 変数 ID と Excel の ID 列を比較し、一致するレコードを取得
3. ユーザープロフィールの取得
   • ステップ2で取得したレコードのメールアドレスをキーに、その他情報（表示名、役職、組織情報）を取得
4. 行の更新
   • ステップ3で取得した情報をレコードに追加
5. 変数の値を増やす
   • 変数 ID に＋1する

結果

手動修正ゼロで無事データ整形に成功しました…！
実行時間もレコード100件に対して約3分で処理が完了し、手作業より圧倒的に効率的でした。

今回は自分のミスを取り返す形でPower Automateを使いましたが、
「活Excel」という発想でMicrosoft 365のサービスを組み合わせると、業務効率化が大きく進むと実感しました。