Excelさんのお仕事を見極める

背景と目的

Excel業務をDX化したい。あなたならどうする？ by MESCIUS Advent Calendar 2025の記事となります。

とあるExcel業務のDX化を依頼されたら、どうするでしょう？

1章 依頼

あなたは、A社のシステム開発部署にいる。
同じフロアの流通データを扱う部署の同期の"島田"から依頼される。

島田　「週2回くらい使っているExcelファイルがあるんだけど。。」
島田　「タイプする量が多くて、少なくできないかな？」
あなた「どうだろう。少し聞いていいかな」

医者が患者を診断するように、会話を始めた。

2章 診断

あなた「問題のExcelは、誰が使ってるの？」
島田　「私と部署内の数人が使ってるかな」
あなた「部署内の資料なんだね。」

あなた「それで、どんなことを入力してるの？」
島田　「メールできた発送依頼に書かれてることが多いかな」
あなた「発送依頼以外のことも入力するの？」
島田　「発送依頼が希望通りじゃないときに、変わったことも補足をタイプするときもあるかな」
あなた「発送依頼の変更点を書いとく感じね。」

あなた「その発送依頼はどの部署に頼むんだっけ？」
島田　「各拠点にある配送センターかな。Excelファイルを社内の発送システムに添付してる」
あなた「あれに貼ってるのか！」

あなた「発送システムに書く欄なかったっけ？」
島田　「記載欄はあるんだけど、、」
島田　「配送センターの人がその欄を見てなくて、添付するExcelに書くことにしたんだよね」

あなた「見てないのか～。」
島田　「後で変わった内容が発送システムだと分かりにくいのかもね」
あなた「少し整理してみるか」

近くのホワイトボードに登場人物を書いた。

あなた「配送センターで何か情報が足りないのかもしれないね。」
島田　「確かに、どうしてExcelだと上手くいってるんだろうね。」
あなた「よくわからないな。。配送センターの人に状況を聞いてみるよ。」

3章 整理

状況を正確に把握するためにアクティビティー図を書いた。

配送センター所属の佐々木にアクティビティー図を見せながら、状況を聞く。

あなた「流通部でExcelをレコードに添付している件について、お聞きしたいです。」
あなた「どんな用途でExcelファイルを使うんでしょうか？」
佐々木「実はほとんど使ってないんだよね。。」

あなた「では限られた使うときは、どんなときでしょう？」
佐々木「前あったのは、d4のタイミングで発送書を印刷するんだけど。レコード内の特記事項に記載があったんだけど、発送書には印刷されないから、確認が漏れてしまった。」
佐々木「特記事項がレコードを見ないと分からないので、Excelファイルを確認する手順にしたと思う」

あなた「レコードデータを見られない端末があるってことですか？」
佐々木「配送センターの一部の場所だと、時々通信が途切れるんだよね。対策としてExcelファイルで確認しようって決めたはず。」
あなた「よく通信が途切れるのは、どこらへんでしょうか？」
佐々木「２階の端の方だね」

あなた「もしレコードデータがPDFに出力されれば、困らないでしょうか？」
佐々木「PDFは書けるんだっけ、チェックとかで、少しメモを書けるといいかな。」
あなた「PDFは少し面倒ですね。」
あなた「なるほど、『通信がなくても発注内容が正確にわかること』 かつ、『発注内容にメモが書けること』が発注システムではできなかったんですね。」
佐々木「いい整理だね。配送センターは広いから、無線LANが不安定なんだよね。」
佐々木「あと、気軽にメモを書けるといいね」

あなた「ありがとうございます。改善の検討させていただきます。」

4章 配役

ここまでで見えてきた、必要な要件を列挙する。

1. 流通部で、タイピングの入力量を減らすこと（Excel側の入力は極力なくしたい）
2. 配送センターで、『通信がなくても発注内容が正確にわかること』
3. 配送センターで、『発注内容にメモが書けること』

1.のExcelの出番はなくせそうである。
2.3.の役者は、悩ましい。

無線LANの強化は、当面すぐにはできないため、何かしらのファイル形式でエクスポートする機能が必要そうだ。
現行の端末ではExcel形式(xlsx)は間違いなく使えるし、使いこなれてるから有力候補となりそうだ。

5章 采配

システム開発部署で、改善案をもとにアクティビティー図を更新した。

結局、配送センターでのExcelファイルの扱うフローは残した。
ただし、エクスポート元データは、すべて発送システム上に登録済みのものだけを使うように変更する。
流通部のExcel作業はなくなり、配送センターの要件も継続して満たしている。

6章 まとめ

Excelの強みはいくつかあるが、大きくは３点だろう。

1. 個人貸与PCにほぼインストールされているため、閲覧できる可能性がとても高い
2. 1に関連するが、操作をしたことがあるため、導入コストが低い
3. システムに取り込むときのライブラリが揃っている

今回は、無線LANが使えない環境でも使えるという事例だったが、
強みを意識した配役はとても大事だと思う。

参考リンク

URL

wikipedia:デジタルトランスフォーメーション

Qiita

Excel設計書を抹殺したくて4年前にWiki設計書を導入したら、意外とちゃんと開発回ってた話。

変更履歴

2025/11/23 新規作成

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