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ワークフロールールで「契約終了日」前に自動的にToDoを作成する方法(契約が期限切れになる前日に自動的にTodoを割り当てる方法)

Last updated at Posted at 2021-12-14

今回はワークフロールールの時間ベースのワークフロールールの作成方法について説明します。

今回の自動化の設定として
1.取引先オブジェクトにカスタム項目(日付型)「契約終了日」作成
2 1のカスタム項目「契約終了日」が間もなく切れそうな場合、自動的にToDo作成をしたい

とします。

さあ上記設定を満たすためにどうするか考えていきましょう。

例えば、今は2021年12月だと仮定します。
今(2021年12月)取引先レコードを作成し、2022年2月1日に契約終了日を設定したとします。

その際、2022年1月31日になにかしらのアクションをしたい場合(今回の場合ToDo自動作成)の場合、どうするか
というお話です。

では実際に見てみましょう。

##ワークフロールール作成(条件)

まずはワークフロールールの作成です。
ワークフロールールの作成です。
条件設定は以下の数式となります
契約完了日>TODAY()

さて、上記関数「TODAY()」とは、レコード作成時点の日付を表します。
つまり、今が2021年1月1日なら「TODAY()」は2021年1月1日。
今が2021年2月1日なら「TODAY()」は2021年2月1日。となります
つまり、(今が2021年12月の場合) 契約完了日が今日より後(例:2022年2月1日)の場合起動。
契約完了日が今日より前(例:2021年11月)の場合起動はされないです。
契約1.png

##ワークフロールール作成(アクション)
次にアクションの作成です
まずは時間ベースのワークフローを作成しますので「タイムトリガの追加」をクリックします
契約2.png

カスタム項目「契約終了日」の1日前に設定し「保存」をクリックします

その後時間ベースのアクションから「新規ToDo」をクリックし設定をします
契約4.png

あとはこのワークフロールールを「有効化」すれば完了です。

では実際に今(2021年12月)取引先レコードを作成しカスタム項目「契約終了日」を2022年2月1日にしましょう

「時間ベースのワークフロー」から実際に時間ベースのワークフローが待機されていて、1月31日にメールが送信されるように設定されていることが確認できますね。
契約5.png

##確認

改めまして、
契約完了日>TODAY()
の内容を確認しましょう

例1 
今日が2022年1月1日
契約完了日 2022年2月1日の場合
契約完了日(2022年2月1日)>今日(2022年1月1日)
なので、
契約完了日>TODAY() が満たされる

例2
今日が2022年3月1日
契約完了日 2022年2月1日の場合
契約完了日(2022年2月1日)<今日(2022年3月1日)
なので、
契約完了日>TODAY() が満たされない

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