はじめに
ナレッジ管理ツールを使っていると、こんなシーンありますよね？
「このページは社内全員に見せたいけど、この1ページだけはマネージャーだけに見せたい！」
そんなときに便利なのが、 ONES Wikiの「ページ制限」機能 です。
ONES Wikiでは、スペース単位でのアクセス制御だけでなく、ページごとにアクセス権限を細かく設定できるので、安心して情報を共有できます。
ページ制限とは？スペース権限との違い
ONES Wikiでは、情報はまず「スペース」単位で管理されます。
部署やプロジェクトごとなど特定のカテゴリーごとにスペースを分け、その中に複数のページを作成する構成です。
でも「スペース全体を制限」すると、中の情報が丸ごと見られなくなってしまいます。
そこで登場するのが「ページ制限」！
スペース権限が「建物の玄関の鍵」だとしたら、ページ制限は 「部屋ごとの鍵」 みたいなイメージです。
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スペース権限： 情報の大枠の共有範囲を決める
（例：営業部スペース → 営業部全員がアクセス可能。それ以外は不可） -
ページ制限 ： スペース内の個別ページに対してアクセス制御が可能
（例：一部の機密資料だけ非公開）
ページ制限で、できることと設定方法
ONES Wikiのページ制限では、こんな設定ができます。
閲覧制限
- ページの閲覧を、特定のユーザーやグループのみに限定できる
- 他のユーザーにはページ自体が「見えない」状態になる
- ページツリーに表示されず、検索しても検索結果に表示されない
編集制限
- ページの編集を許可されたメンバーのみに限定
- 閲覧はOKでも編集はNG、といった設定もできる
権限の継承設定（閲覧制限の応用）
- 上位ページの制限は、配下のページすべてに継承される
例：上位ページに閲覧制限をかけると、配下のページすべてが閲覧不可になる - 管理職だけがアクセスできる領域といった、パーテーション分けとしても利用できる
設定方法
設定はUI上で直感的に行え、チェックボックス操作でカンタン！
- 閲覧制限の場合：暗号化タイプで「暗号化」を選択
- 編集制限の場合：「参照のみ」を選択
それぞれの制限に許可するユーザー（制限をしないユーザー）を指定する場合は「メンバーを指定する」欄で該当ユーザーを指定するだけ！
ページ制限の活用事例
ケース①：人事・評価関連資料の管理
人事評価に関する資料は、従業員全員が自由に見られると困りますよね。
ONES Wikiのページ制限を使えば、 「評価面談用シートはマネージャーだけ閲覧OK」 と設定可能です。
他のメンバーからはページ自体が見えなくなるので、安心して評価資料を保管できます。
- スペース：人事部
- ページ：評価面談資料
- 閲覧可能：マネージャーのみ
→ 社外秘情報を限られた範囲で安全に管理可能
ケース②：マニュアルのドラフト管理
新システムのマニュアルを作成中のとき、完成前のドラフトが全社に公開されると混乱のもと。
そこで、 「ドラフトページはドキュメントチームだけが閲覧＆編集OK」 にしておきます。
レビューが終わって完成したら、制限を外して全社に共有すれば、誤配信リスクを回避できます。
- スペース：社内マニュアル
- ページ：新システム操作手順（下書き）
- 閲覧・編集可能：ドキュメントチームのみ
→ 公開前の情報を誤って全社に共有してしまうリスクを回避
ケース③：外部共有を含むプロジェクト
プロジェクトを進める中で、提案書はパートナーに共有したいけど、予算や内部メモは見せたくない。
そんなときは、 「提案書ページは外部アカウントにも閲覧OK」「予算案ページは社内メンバーのみ」 と分けて設定できます。
これなら、1つのWikiで社内外コラボを安心して進められます。
- スペース：プロジェクトXXX
- ページ：提案書（社外共有OK）／予算案（社外秘）
- 閲覧可能：外部ユーザーには「提案書」のみ閲覧許可
→ Wikiを安全な社内外コラボレーション基盤として活用
まとめ
ページ単位で自由に守れる＝安心して共有できる
ONES Wikiの「ページ制限」機能は、「社内Wikiはオープンに見せた、でも守るべき情報は守りたい」という矛盾するニーズに応えてくれる機能です。
ONES Wikiは、デフォルトではオープンな共有になっているため、作成中のドキュメントには閲覧制限をかけて自分だけが閲覧・編集できる状態にしておき、完成したら制限を外しオープンな状態にする、という使い方もおすすめです！
これで、作成段階でのツッコミを回避できますよ。
ナレッジ運用で「どこまで見せるか問題」に悩んだら、ぜひ試してみてください！