はじめに

ナレッジ管理ツールを使っていると、こんなシーンありますよね？

「このページは社内全員に見せたいけど、この1ページだけはマネージャーだけに見せたい！」

そんなときに便利なのが、 ONES Wikiの「ページ制限」機能 です。

ONES Wikiでは、スペース単位でのアクセス制御だけでなく、ページごとにアクセス権限を細かく設定できるので、安心して情報を共有できます。

ページ制限とは？スペース権限との違い

ONES Wikiでは、情報はまず「スペース」単位で管理されます。
部署やプロジェクトごとなど特定のカテゴリーごとにスペースを分け、その中に複数のページを作成する構成です。
でも「スペース全体を制限」すると、中の情報が丸ごと見られなくなってしまいます。

そこで登場するのが「ページ制限」！

スペース権限が「建物の玄関の鍵」だとしたら、ページ制限は 「部屋ごとの鍵」 みたいなイメージです。

ONES Wikiのページ制限では、こんな設定ができます。

設定はUI上で直感的に行え、チェックボックス操作でカンタン！

それぞれの制限に許可するユーザー（制限をしないユーザー）を指定する場合は「メンバーを指定する」欄で該当ユーザーを指定するだけ！

人事評価に関する資料は、従業員全員が自由に見られると困りますよね。
ONES Wikiのページ制限を使えば、 「評価面談用シートはマネージャーだけ閲覧OK」 と設定可能です。
他のメンバーからはページ自体が見えなくなるので、安心して評価資料を保管できます。

新システムのマニュアルを作成中のとき、完成前のドラフトが全社に公開されると混乱のもと。
そこで、 「ドラフトページはドキュメントチームだけが閲覧＆編集OK」 にしておきます。
レビューが終わって完成したら、制限を外して全社に共有すれば、誤配信リスクを回避できます。

プロジェクトを進める中で、提案書はパートナーに共有したいけど、予算や内部メモは見せたくない。
そんなときは、 「提案書ページは外部アカウントにも閲覧OK」「予算案ページは社内メンバーのみ」 と分けて設定できます。
これなら、1つのWikiで社内外コラボを安心して進められます。

ONES Wikiの「ページ制限」機能は、「社内Wikiはオープンに見せた、でも守るべき情報は守りたい」という矛盾するニーズに応えてくれる機能です。

ONES Wikiは、デフォルトではオープンな共有になっているため、作成中のドキュメントには閲覧制限をかけて自分だけが閲覧・編集できる状態にしておき、完成したら制限を外しオープンな状態にする、という使い方もおすすめです！
これで、作成段階でのツッコミを回避できますよ。

ナレッジ運用で「どこまで見せるか問題」に悩んだら、ぜひ試してみてください！