Microsoft 365上に承認申請機能を作るための情報収集【断念】

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Formsを使って入力画面を作ろうしてきましたが、このFormsを直接呼び出せないのでこの方法は断念します。入力用のListとワークフローのListという形に変更して調査します

社内で使っている承認申請の仕組みをMicrosoft 365に作り替えたいと思います。販売にかんする承認申請はsalesforce上で実現しているのですが、それ以外の承認申請は全員がアカウントを持っているMicrosoft 365で行いたいと思います。

以下を使えばできそうな感じです。

• Forms : 入力画面（ここは申請内容によって入力したい項目が変わるので共通化は無理でしょう）
• SharePointOnline(List)　：　一覧のビューとして使いたい（できれば参照できるユーザには制限を掛けたい）
• PowerAutomate　：　ワークフローをこれでつくればよさそう。

申請時の入力と内容の確認にはFormsを使いたい。ただ、入力済のFormsを再度開くにはどうするのだろうか？またListには承認申請で必要な項目だけを実装したい。申請内容そものはFormsを開いて確認できればいい。

現状の承認申請の仕組みを眺めていると

• 承認者は最大４階層ある。
• ほとんどの申請書の第一段階の承認はその人の部門の上司。

できれば、ワークフローのロジックを申請内容毎に作成するのは止めて共通化したい。

また、人事異動も考慮して承認者を各ワークフローでハードコーディングは避けたいですね。

それぞれの機能に合わせて情報を整理します。

• SharePoint Onlineの情報を収集します

リスト

SharePoint Online では、一行一行のデータのことをアイテムと呼びます。このアイテムはいつでも登録、追加ができます。登録するリストを選択し、上部メニューにある「+新規」ボタンをクリックします。すると、「新しいアイテム」編集ページが開くので、該当のデータを入力し、保存してください。

アイテムはデータベースでいうところのレコード？

• SharePoint リストにサイトとは別のアクセス権を設定する
• 【SharePoint】リストにアイテムを追加して情報を充実させる方法

フォーム

• 新デザイナーと旧デザイナーの「新しい応答が送信されるとき」トリガーの仕様が違うハナシ

応答の詳細を取得するがループになっていて、以下のサイトの画像とは微妙に違う。

• ファイルを含むFormsの回答を、SharePoint リストに記録する
• SharePoint Online のページに Forms のアンケートと結果を埋め込む Webパーツ がある
• Power Automate できること 活用事例 ～ Forms 連携 で 業務フロー 作成～

承認プロセス自体

• MS365サービスだけで申請のワークフローを作る
• [これを理解すればどんな承認フローも作成可能]様々なパターンを含んだ承認フローをPower Automateで作成する手順(多段階・リマインド・否決後再申請・メール通知など)

マスターを使う（ハードコーディングを避けたい）

• 承認者マスターを使ったSharePoint承認ワークフロー

Power Automate

• 変数の値を格納および管理する
• Power Automate フローでリストアイテムの添付ファイルをメールに添付して送信する
• Power AutomateでSharePoint のカスタムリストの添付ファイルを扱う
• Power Automate 送信メールに添付ファイルを設定する方法
• Power Automate 「フォルダー内にファイルが作成されたとき(SharePoint)」トリガー
• Power AutomateでURLのクエリストリングを配列として取得する
• フローでフォームを使用する一般的な方法
• Power Automate のフォームをさらに活用する方法
• 申込フォームでPowerAutomateを利用し自動応答する方法

コネクタ

• Salesforce コネクタは Salesforce オブジェクトを操作する API を提供します。
• Power Automate の Microsoft SharePoint コネクタ
• Power Automateと繋いでメールを送信 salesfroce
• 見積書・請求書などのテンプレートをスプレッドシートとしてドライブ上に用意しておいて、Salesforceの商談のカスタムボタンを押して、レコードの内容をもとに見積書・請求書のPDFをドライブ上に作って、それをSalesforceにファイルとしてアップするみたいなことを想定してます。

Power Apps

• Power Apps を使用して Microsoft Lists または SharePoint フォームをカスタマイズする

• 新規フォームにログインユーザー名を表示（PowerApps編）

• 【Power Apps】SharePointリストのユーザ型にOffice 365 Usersから取得したユーザを格納する際の注意点

• SharePoint 統合キャンバス アプリをゼロから作成して、Microsoft Lists を使用して作成したリストで項目を表示、編集、追加、削除する

• Power Apps でルックアップ列を使用して Microsoft Lists からリストをリンクする方法

• PowerAppsでSharePointリストを編集するアプリを作成してみた

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この３日程Power Automateを使おうとしているけど、全く理解できないですね。Salesforceのフローも理解しがたいものでしたが、さらに上を言っている感じです。UIがなったくもって分かりにくい。どこもクリックできないですね。

やる気が失せたので今日は諦めます。

色んなサイトを見るとこのような画面がありそうなんだけど... 私の環境にはないなぁ。

実装結果

• Power Automateで回答されたフォームの値を取得したい