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【電子書籍】SharePointポータルサイト活用
SharePoint Onlineでできることは
「Webサイト」と「ファイル共有」の仕組みをSharePointひとつで構築できる
一般的にWebサイトを構築する場合、社内やクラウド上にサーバを立てて
WordPressなどのツールを利用してWebサイトを構築します。また、ファイル保
管・共有についても社内にファイルサーバを立てて共有するか、「Dropbox」のよ
うなクラウドストレージサービスを契約して、ファイル保管・共有を行うため、別々
のシステムやサービスとなってしまいます。SharePoint Onlineを使えば、「Webサ
イト」と「ファイル保管・共有」を一つのシステムで構築することができます。
直感的な操作で「Webサイト」を構築
Webサイトは、パーツを置いていくだけで作成できます。プログラミング不要
なので専門的な知識はいりません。
ストレージサービスとしてだけ利用してもOK
ファイル保存・共有だけしたいという場合は、空のサイトを作成してファイル
の入れ物だけつくることで他のストレージサービスと同じような使い方できま
す。
メリット
クラウド上でデータ保存・共有だけじゃない
SharePoint Onlineに限らず、ストレージ系のクラウドサービスを契約すれば、比
較的容易にデータの保管と共有を行うことができます。SharePoint Onlineで
は、データの保管・共有だけでなく、TeamsやForms、Power Automateなど
Microsfot365の他のサービスと組み合わせて様々な仕組みを構築することがで
きます。また、ローカルに保存したファイルを同期するために利用するOneDriveア
プリでSharePoint上のフォルダへ同期させることもできるので、一つのアプリで個
人データと共有データの棲み分けを徹底することができます。
デバイスと場所を選ばず利用できる
SharePoint Onlineは、インターネット環境とブラウザさえあれば、どこからでも利
用できます。また、マルチデバイス対応なのでスマホやタブレットなどでも利用でき
ます。移動中や外出先からモバイル端末を利用してSharePointにアクセスでき
るため、時間の有効活用ができます。
Officeアプリと相性がいい
Google DriveやDropBoxなど他のクラウドサービスでは、保存したOfficeファイ
ルを開くとレイアウトが崩れて見づらいといった経験はないでしょうか。SharePoint
Onlineでは、保存したExcelやWord等のOfficeファイルがWeb版のOfficeアプリ
で開かれるので、レイアウトが崩れたりしません。また、ブラウザ上での編集のみ
でなく、SharePoint上から直接デスクトップ版のOfficeアプリで開いて編集するこ
とも可能です。
ユーザーとグループの管理が楽
基幹システムやグループウェアなど、システムを導入する際に、避けて通れない
のがユーザー管理とグループ管理及び権限設定です。SharePoint Onlineで
は、Microsft365のユーザー・グループをそのまま使って権限設定を行えるので、
ユーザー・グループのメンテナンス負荷を軽減できます。グループについては、「メ
ールが有効なセキュリティグループ」を部署単位で作っておけば、メーリングリスト
としても利用できますし、権限設定用グループとしても利用できます。
外部ユーザーの招待機能
SharePoint Onlineには、取引先など外部のユーザーを招待する機能があり、
簡単に情報共有を行うことができます。セキュリティ面に関しても暗号化などの
対策が取られているため安心です。
ただし、アクセス権限はきちんと設定しましょう。