みなさん大好きBoxRelay。言わずと知れたBox内の操作を自動化するツールですが、今後大きな機能追加が予定されています。そんなBoxRelayの今と未来について書いていきたいと思います。
BoxRelayのシンプルユースケース
BoxRelayで一番使われているなーと思うのがタスク、移動、通知です。
一番代表的なタスクのユースケースを見ていきましょう。
タスクのユースケース
Boxではタスクという機能があります。これは指定した相手に何かを依頼する機能です。資料を確認/承認して欲しいという時に、メールやチャットで依頼するのではなく、Boxブラウザ上でファイルをプレビューしている右横メニューバーからファイルごとにタスクを飛ばすことができます。
これを手動で依頼するのではなく自動化しようというのがBoxRelayです。
特定のフォルダに入ったら自動で決まった相手にタスクを飛ばす、もしくは任意のファイルを選んで手動でタスクが自動で飛ぶフローを開始すると言うものです。例えば週に何回も同様の依頼業務がある方からすると、大きな工数削減につながります。
さらに承認されたものを自動で承認済みフォルダに移動し、移動が完了したら次の作業がある人に通知するといったフローも組めます。こうした合わせ技を重ねていくことで、これまで手作業で行っていたことをどんどん自動化し、業務効率を上げることができるというわけです。
こういったシンプルな操作に加え、ここ1,2年で下記のようなさらなら進化機能がリリースされてきたことで、Relayでできることの幅がグッと広がってきました。
お客様内でも下記のようにBoxRelayを使った業務生産性向上の事例が多く出てきています。
- 出版業界の業務改革にBoxを活用！Relayやコラボレーション機能など、すぐに実践できるデータマネジメント術：Box ユースケース紹介
- 業務プロセス改革実現の鍵は、Box RelayとRPAを活用した情報共有の高速化と定常処理の自動化にあり！｜カシオ計算機様ユースケース紹介
BoxRelayの今後
Box Works@US で発表があったものをまとめてみる にも記載がありましたが、今後BoxAdvancedというプランが新しく販売され、その中で多くの新製品/新機能がリリースされます。
そしてその中でもBoxRelayと密接に関わってくるのがBoxFormsとBoxDocGenです。
BoxFormsの入力をトリガーに、BoxDocGenで指定のFormsと紐づけておいたWordテンプレートに対して、BoxForms経由で入力した情報をWordに自動で挿入してくれる機能となる予定です。
これまでは単純にBox内の操作を自動化することがメインだったことに比べて、BoxRelayを使って文書の自動作成を実現することができるようになります。
注文書、見積書、社内申請などなどこれまで雛形に最低限自分で値を入力して承認に回していた業務が、BoxForms→BoxDocGen→BoxSignを使うことで一気通貫で自動化することが可能となります。
カスタムアプリで作り込むことなく業務自動化のワークフローシステムが提供されるBoxEnterprise Advanced、具体的な販売時期はこれからですが、販売されたら皆様ぜひアップグレードをご検討するのはいかがでしょうかw