冒頭ちょっと長いタスク管理についての説明があります、そういうのは不要という方は こちらからどうぞ
タスク管理
「タスク管理」というと少し固い印象を受ける方もいるかも知れません。
世の中はタスクに溢れています、むしろ全てが「タスク」と考えた方が話が早いです。
タスク
朝起きてから
- 顔を洗う
- 歯磨きをする
- 着替える
これらも端的に言えば全て「タスク」です。
「作業」「学業」「仕事」などの意味。
- 夕飯の食材を買う
これらタスクでしょう。さらにはこれを分割して、
- 夕飯の食材を買う
- 肉を選ぶ
- 野菜を選ぶ
- ついでにお菓子を選ぶ
- レジにて支払をする
とした場合、これら全てがタスクです。
この様にタスクを分割することはよくあります。細かさのことをよく「粒度(りゅうど)」と表現します。
さて、タスクを細かく分けることに意味はあるのでしょうか?
タスク管理
「タスク管理」とは日本語としては固い印象を受けるかも知れませんが、無数のタスクをどのように整理し、担当者や期限等を設定すること、そもそも実行するか、タスク自体を破棄するかの判断を行う、といったタスクに関する全てを管理することです。
前述の買い物の例にもう少し細かい情報を追加してみます。
ざっくり)
- 夕飯の食材を買う
- 担当: 母,父,子
- 期間: 30分
細かく)
- 夕飯の食材を買う
- 肉を選ぶ
- 担当: 父
- 期間: 10分
- 野菜を選ぶ
- 担当: 母
- 期間: 15分
- ついでにお菓子を選ぶ
- 担当: 子
- 期間: 25分
- レジにて支払をする
- 担当: 母
- 期間: 5分
- 肉を選ぶ
より細やかなタスク管理の一番の利点はそれぞれのタスクに別の担当者を設定出来る事でしょう。担当者が異なると言うことはそれらのタスクを同時に処理することが出来ることを意味します。(もちろん何らかの制約により出来ない場合もありますが今回は触れません)
また、前述の買い物の例では現実的では無いですが、タスクが数日間にわたって処理される場合、タスク分割によりそれぞれのタスクに割り当てる期間を短くすることが出来ます。
このようにタスクを適切な粒度に分割することでタスクの数は増えますが、より効率的で細やかな対応が出来るようになるのです。
タスク管理ツール
タスク管理ツール(といって差し支えないであろう)例
- 冷蔵庫に貼られた「買うものリスト」
- カレンダー(に書かれた家族の予定)
- クリーニングの引き取り(伝票)
確かにこれらもツールかもしれませんが、タスクのリストといった程度で、数あるタスクが散在している状況は(あまり)好ましくないでしょう。
一般的に「タスク管理ツール」と言われるものとは、これら散在するタスクをより上手く整理し、優先度や期日、進み具合(進捗)を設定することで可視化を促進し、最終的には多くのタスクを自分にとってより効率的に管理する為のツール(道具)です。
しかし、書店等にも多くのタスク管理手法の書籍が並んでいるように、タスク管理の方法論、道具もまた無数に存在します。
今時のタスク管理ツール
ICTの進化と共に進化してきたタスク管理ツールも、近年は大きく2種類に分けられるかと思います。
- リスト形式
- チェックリスト、もしくはタスクのリストを中心にタスクを管理する
- タスクボード形式
- タスクをまとめたリストが複数同時に表示されるボードを中心にタスクを管理する
いずれも見た目に分かりやすく、付箋紙やチェックリストでのタスク管理と同じ感覚で気軽に使えるものであることが人気の理由の一つかと思います。
タスク管理について長々と書くのも面白くないのでこの位にしますが、ぜひ色々なタスク管理手法、ツールを試してみて、自分にとって最適なタスク管理、さらには目的に応じて最適なタスク管理手法、ツールを使い分けられるようになりたいものです。
「タスク管理」について関心のある方は書店、インターネットなどで探せばいくらでも情報はありますので色々読み漁って見て下さい。とても楽しいですよタスク管理。
リスト形式(例)
Remember The Milk: オンラインでTodoやタスクを管理しよう
タスクボード形式(例)
コミュニティとタスク管理
自分以外、身近多ところで言えば家族、友人、そしてお仕事などにおいて、何らかの目的でタスク管理が行われていることは珍しくないでしょう。
シビックテックに限らずコミュニティにおいても「タスク管理」はやはり必要不可欠であると思います。そして、「シビックテック」という以上、せっかくなので紙のチェックリストではなく何らかのタスク管理ツールを使って行きたいですね。
そこで今回はTrello(トレロ)というタスク管理ツールの紹介となります。
Trello (トレロ) とは
Trello(トレロ）とはいわゆるタスクボード形式のタスク管理ツールです。現在は日本語にも対応しており多くの方にとってとても分かりやすいツールですので、タスク管理が苦手な方にも非常にお薦めしやすいツールです。
今回Trelloをお薦めしていますが、Trelloの使い方などについては記載しません。Trelloはかなり直感的に使えるツールであり、慣れて行くほどより高度な機能を利用したくなり、自然と(一つの)理想的なタスク管理を実現出来るツールであると思います。
とはいえやはり、実際の画面と対応した使い方の記事が読みたいという方もいらっしゃるかと思います。その場合は、Google等で「Trello 入門」「Trello 使い方」などを検索すれば懇切丁寧な記事が多く見つかると思うのでそう言ったものを見て頂くのも良いかと思います。
とにかくお薦めですのでまずは是非使ってみて下さい。
スマートフォンやタブレットのアプリもあります
無料で(十分な機能を)利用できます
Trello さらに使いこなす
Trelloは情報発信にも力を入れており、Trelloの使いこなし方、またTrelloの色々な適用事例などについての情報を提供しています。残念ながら多くは英語の記事となってしまいますが、Trello自体が日本語に対応しているように今後は日本語記事が登場する可能性も(なくはないと言うレベルで)あるかとは思いますので期待したいところです。
幾つか、紹介しておきます。
Trello Inspiration
Trelloの上手い使い方や素敵な使い方が紹介されています。色々眺めてみるだけでも面白いですし、参考になるものも非常に多いと思います。
Trello Blog
Trello Blog - Organize anything, together.
こちらはTrelloのいわゆるブログです、様々な記事がありますのでタスク管理に関心が高い方にはお薦めです。
Power-Ups
Trelloでは追加機能を利用することが可能です。ただし基本的に有料です。
実はTrelloには有料プランもありますが、無料プランで利用出来る追加機能はボード毎に1つのみです。
1つでは余り意味が無い場合も多いのでTrelloを無料プランで利用される前提であれば追加機能は1つも使わないといったほうが良いかも知れません。(この辺り(無料プランで出来ること)はいつどう変更されるか分からないのが世の常ですので依存性を下げておいた方が良いと思います)
参考情報
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Trello 130 posts - Qiita
- Qiita(このサイト)にはTrelloに関する投稿が多くあります。中には参考になる投稿もあるかと思いますので、参考にしてみて下さい
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Trello | Crunchbase
- Trello自体に興味がある方向け、ちなみにAtlassianに買収されてからBitbucketとの統合が進んでいます
- Trello boards in Bitbucket - Atlassian Documentation
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CivicTechコミュニティに適したプロジェクト管理ツールとは - Qiita
- 過去の投稿です