1. Excelテンプレート（議事録・タスク管理用）

Excelは、議事録の作成やタスク管理に便利です。

*   シート構成
    *   議事録シート:
        *   日付、場所、参加者
        *   議題、決定事項、ToDo、担当者、期限
    *   タスク管理シート:
        *   タスク名、担当者、優先度、期限、進捗状況、備考

*   使い方
    *   議事録シートに、議題ごとに決定事項やToDoを記録します。
    *   タスク管理シートに、議事録から派生したタスクを登録し、進捗状況を管理します。
*   サンプル

excel
[議事録シート]

日付	場所	参加者
2024/07/24	オンライン	A社：山田、田中、B社：佐藤、鈴木
議題	決定事項	ToDo
プロジェクト概要	概要について合意	詳細資料の共有
スケジュール	スケジュール案を提示、合意	各タスクの詳細スケジュール作成

[タスク管理シート]

タスク名	担当者	優先度	期限	進捗状況	備考
詳細資料の共有	山田	高	2024/07/31	完了
各タスクの詳細スケジュール作成	佐藤	高	2024/07/31	計画中

2. Wordテンプレート（アジェンダ・配布資料用）

Wordは、アジェンダの作成や配布資料の作成に適しています。

*   構成
    *   表紙:
        *   プロジェクト名、日付、場所、参加者
    *   アジェンダ:
        *   時間、議題、担当者、備考
    *   資料:
        *   プロジェクト概要、スケジュール、体制図など

*   使い方
    *   表紙にプロジェクトの基本情報を記載します。
    *   アジェンダに、時間、議題、担当者を記載します。
    *   資料として、プロジェクト概要、スケジュール、体制図などを添付します。

* サンプル

word
[表紙]
プロジェクト名：〇〇プロジェクト
日付：2024年7月24日
場所：オンライン
参加者：A社：山田、田中、B社：佐藤、鈴木

[アジェンダ]

時間	議題	担当者
13:00-13:10	プロジェクト概要説明	山田
13:10-13:30	スケジュール説明	佐藤
13:30-14:00	質疑応答

[資料]
(プロジェクト概要、スケジュール、体制図などを記載)

3. メモ用テンプレート（箇条書き形式）

メモ用テンプレートは、会議中に手早くメモを取るのに役立ちます。

*   構成
    *   日付、場所、参加者
    *   議題ごとのメモ（箇条書き）
*   使い方
    *   日付、場所、参加者を記載します。
    *   議題ごとに、重要なポイントや決定事項を箇条書きでメモします。

* サンプル

text
日付：2024年7月24日
場所：オンライン
参加者：A社：山田、田中、B社：佐藤、鈴木

議題1：プロジェクト概要

目的：〇〇を達成する
スコープ：〇〇の範囲
体制：〇〇チームが担当

議題2：スケジュール

7月末までに詳細スケジュール作成
8月上旬に要件定義完了
9月に開発開始

お客様との初回キックオフで使える時系列に沿ったフレーズ集ですね。
以下に、キックオフの流れに沿って使えるフレーズ集をまとめました。

1. 開始時

*   挨拶
    *   「本日はお忙しい中、キックオフミーティングにご参加いただき、誠にありがとうございます。」
    *   「[あなたの会社名]の[あなたの名前]と申します。本日はよろしくお願いいたします。」
*   自己紹介
    *   「本日の進行役を務めさせていただきます、[あなたの名前]です。プロジェクトマネージャーを担当しております。」
    *   「本日は、[プロジェクトメンバーの名前]も同席しております。それぞれ自己紹介をお願いします。」
*   本日の流れの説明
    *   「本日のアジェンダは以下の通りです。[アジェンダを説明]」
    *   「本日は、[時間]を目安に、[議題]について話し合いたいと思います。」
*   アイスブレイク
    *   「まずは皆様に簡単に自己紹介をしていただきたいと思います。最近あった面白い出来事などがあれば、ぜひお聞かせください。」
    *   「少し緊張されている方もいらっしゃるかと思いますので、簡単なクイズから始めたいと思います。」

2. プロジェクト概要説明

*   プロジェクトの目的
    *   「今回のプロジェクトの目的は、[目的を説明]です。」
    *   「このプロジェクトを通じて、[期待される効果]を実現したいと考えております。」
*   プロジェクトの背景
    *   「このプロジェクトは、[背景を説明]という背景から立ち上がりました。」
    *   「[背景]という課題を解決するために、[プロジェクト名]を推進することになりました。」
*   プロジェクトのスコープ
    *   「今回のプロジェクトのスコープは、[スコープを説明]となります。」
    *   「具体的には、[具体的な内容]を実施いたします。」
*   プロジェクトの体制
    *   「今回のプロジェクトは、[体制を説明]という体制で進めてまいります。」
    *   「[担当者の名前]には、[役割]を担当していただきます。」
*   プロジェクトのスケジュール
    *   「プロジェクト全体のスケジュールは、[スケジュールを説明]の通りです。」
    *   「[日付]までに[マイルストーン]を達成することを目指します。」

3. 質疑応答

*   質問を促す
    *   「ここまでで、何かご質問はございますか？」
    *   「ご不明な点がございましたら、遠慮なくお尋ねください。」
*   質問に答える
    *   「[質問]についてですが、[回答]となります。」
    *   「[質問]については、[担当者]からご説明させていただきます。」
*   確認
    *   「[質問]について、ご理解いただけましたでしょうか？」
    *   「他に何かご質問はございますか？」

4. 業務内容のヒアリング

*   現状の業務フロー
    *   「現在の業務フローについて、詳しく教えていただけますでしょうか？」
    *   「[業務名]のプロセスについて、どのような手順で進めているのか教えてください。」
*   課題や問題点
    *   「現状の業務で、特に課題に感じていることはありますか？」
    *   「[業務名]のプロセスで、改善したい点はありますか？」
*   要望
    *   「今回のプロジェクトに、どのようなことを期待されますか？」
    *   「[システム名]に、どのような機能を追加したいですか？」
*   成功の定義
    *   「今回のプロジェクトの成功は、どのように定義されますか？」
    *   「どのような状態になれば、プロジェクトが成功したと言えるでしょうか？」

5. 今後の進め方

*   今後のスケジュール
    *   「今後のスケジュールですが、[スケジュールを説明]の通りに進めてまいります。」
    *   「次回は、[日付]に[議題]について打ち合わせをさせていただきたいと思います。」
*   コミュニケーション方法
    *   「今後のコミュニケーションは、[コミュニケーション方法]を基本とさせていただきます。」
    *   「何かご不明な点がございましたら、[連絡先]までご連絡ください。」
*   協力のお願い
    *   「プロジェクトを成功させるためには、皆様のご協力が不可欠です。」
    *   「引き続き、ご理解とご協力をお願いいたします。」

6. 終了時

*   お礼
    *   「本日は、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」
    *   「皆様のおかげで、有意義なキックオフミーティングとなりました。」
*   今後の抱負
    *   「今回のキックオフミーティングを機に、プロジェクトを成功に向けて全力で取り組んでまいります。」
    *   「皆様と協力して、素晴らしい成果を出せるよう頑張ります。」
*   締め
    *   「それでは、本日のキックオフミーティングは、これにて終了とさせていただきます。」
    *   「今後とも、よろしくお願いいたします。」

その他

*   相槌
    *   「なるほど、よくわかります。」
    *   「それは重要なポイントですね。」
    *   「大変参考になります。」
*   確認
    *   「念のため確認ですが、[内容]ということでよろしいでしょうか？」
    *   「認識に相違がないか確認させてください。」
*   提案
    *   「[提案]という方法も考えられます。」
    *   「[提案]はいかがでしょうか？」
*   依頼
    *   「[依頼]をお願いできますでしょうか？」
    *   「[資料]をご提供いただけますでしょうか？」

これらのフレーズを参考に、お客様とのコミュニケーションを円滑に進め、良い関係を築いてください。

お客様の業務理解ヒアリングシート

■ ヒアリングシート

【基本情報】

日時：yyyy/mm/dd hh:mm〜hh:mm
場所：（会議室名 / オンライン）
参加者：（氏名・役職・役割）石山様　お客様でシステムご利用者（経営者店舗で従業員hoge人）
記録者：yuki
ヒアリング目的：キックオフ会（例：予約業務の現状把握と課題の洗い出し）

【現状の業務フロー】

対象業務：（例：予約受付業務）
現在の流れ：
1. （例：顧客から電話を受ける）
2. （例：紙の台帳で空き状況を確認）
3. （例：台帳に記入し、顧客に口頭で伝える）
関わる担当者：（例：受付スタッフ2名、店長）
使用しているツール：（例：紙の台帳、Excel）

【現状の課題・困りごと】
※優先度が高い順に記載

#	課題	発生頻度	影響度（大/中/小）	具体例
1
2
3

【理想の状態（ゴールイメージ）】

業務面：（例：予約受付を自動化し、電話対応時間を50%削減）
顧客面：（例：24時間いつでも予約できる）
数値目標：（例：ダブルブッキングをゼロにする）

【必要だと思う機能・要望】

#	要望	理由・背景	想定利用者	優先度（高/中/低）
1
2
3

【制約条件】

予算：（例：300万円以内）
期間：（例：3か月以内にリリース）
技術：（例：既存システムとのデータ連携が必要）
その他：（例：社内のITリテラシーが低い）

【確認事項・宿題】

#	内容	担当	期限
1
2

ポイント：要件の整理

✅ 良い例：
【対象外範囲】

ほげほげ機能（別プロジェクトで対応予定）
外部カレンダー連携（フェーズ2で検討）

❌ 悪い例：
【対象外範囲】

営業機能
（→ 誰も期待していないものまで羅列している）

ポイント：要件のトレーサビリティ

ビジネス要件
↓
機能要件 → 設計 → 実装 → テスト
↓
非機能要件

ポイント：要件定義ひな形案

プロジェクト概要
スコープ定義
機能要件
非機能要件
用語定義
承認欄

【背景】
現在、予約は電話のみで受け付けており、以下の課題がある。

営業時間内しか予約を受けられない
電話対応に1日2時間を費やしている
ダブルブッキングが月に1〜2件発生

【目的】
オンライン予約システムを導入し、以下を実現する。

24時間予約受付
電話対応時間の50%削減
ダブルブッキングゼロ

【対象範囲】

顧客向け予約画面
スタッフ向け予約管理画面は予約のみ
経営層向け予約管理画面にはデータ分析ダッシュボードスタジオ開発
予約確認メール自動送信
24H対応
スマホとPC対応

【対象外範囲】

決済機能（別プロジェクトで対応）
外部カレンダー連携（フェーズ2で検討）
スマートフォンアプリ

【前提条件】

既存の顧客マスタを利用する
社内ネットワーク環境を使用する

【制約条件】

既存システムのデータ形式に準拠する
個人情報保護法に準拠する

【性能要件】

画面の表示時間：30秒以内
検索結果の表示：10秒以内
同時接続ユーザー数：10人

【可用性要件】

稼働率：90%以上
計画停止：月2回、深夜2時〜5時

【セキュリティ要件】

通信：TLS1.2以上で暗号化
パスワード：8文字以上、英数字混合
個人情報：暗号化して保存

【用語】
プロジェクト固有の用語を定義します。

用語定義
予約顧客がサービスの日時を確保すること
顧客サービスを利用する一般ユーザー
スタッフ予約管理を行う店舗従業員
メニュー予約可能なサービス項目

【承認】
承認欄
要件定義の承認を記録します。

役割氏名署名日付
発注者
PM
開発責任者

ポイント：コピペ用要件定義ひな形

プロジェクト概要
- プロジェクト名
- 背景・目的
- プロジェクト期間
- 関係者一覧
スコープ定義
- 対象範囲
- 対象外範囲
- 前提条件
- 制約条件
機能要件
- 機能一覧
- 各機能の概要説明
- 優先度（MoSCoW）
非機能要件
- パフォーマンス要件
- セキュリティ要件
- 可用性要件
- 運用・保守要件
用語定義
承認欄