1. Excelテンプレート（議事録・タスク管理用）
Excelは、議事録の作成やタスク管理に便利です。
* シート構成
* 議事録シート:
* 日付、場所、参加者
* 議題、決定事項、ToDo、担当者、期限
* タスク管理シート:
* タスク名、担当者、優先度、期限、進捗状況、備考
* 使い方
* 議事録シートに、議題ごとに決定事項やToDoを記録します。
* タスク管理シートに、議事録から派生したタスクを登録し、進捗状況を管理します。
* サンプル
excel
[議事録シート]
| 日付 | 場所 | 参加者 |
|---|---|---|
| 2024/07/24 | オンライン | A社：山田、田中、B社：佐藤、鈴木 |
| 議題 | 決定事項 | ToDo |
| プロジェクト概要 | 概要について合意 | 詳細資料の共有 |
| スケジュール | スケジュール案を提示、合意 | 各タスクの詳細スケジュール作成 |
[タスク管理シート]
| タスク名 | 担当者 | 優先度 | 期限 | 進捗状況 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|
| 詳細資料の共有 | 山田 | 高 | 2024/07/31 | 完了 | |
| 各タスクの詳細スケジュール作成 | 佐藤 | 高 | 2024/07/31 | 計画中 |
2. Wordテンプレート（アジェンダ・配布資料用）
Wordは、アジェンダの作成や配布資料の作成に適しています。
* 構成
* 表紙:
* プロジェクト名、日付、場所、参加者
* アジェンダ:
* 時間、議題、担当者、備考
* 資料:
* プロジェクト概要、スケジュール、体制図など
* 使い方
* 表紙にプロジェクトの基本情報を記載します。
* アジェンダに、時間、議題、担当者を記載します。
* 資料として、プロジェクト概要、スケジュール、体制図などを添付します。
* サンプル
word
[表紙]
プロジェクト名：〇〇プロジェクト
日付：2024年7月24日
場所：オンライン
参加者：A社：山田、田中、B社：佐藤、鈴木
[アジェンダ]
| 時間 | 議題 | 担当者 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 13:00-13:10 | プロジェクト概要説明 | 山田 | |
| 13:10-13:30 | スケジュール説明 | 佐藤 | |
| 13:30-14:00 | 質疑応答 |
[資料]
(プロジェクト概要、スケジュール、体制図などを記載)
3. メモ用テンプレート（箇条書き形式）
メモ用テンプレートは、会議中に手早くメモを取るのに役立ちます。
* 構成
* 日付、場所、参加者
* 議題ごとのメモ（箇条書き）
* 使い方
* 日付、場所、参加者を記載します。
* 議題ごとに、重要なポイントや決定事項を箇条書きでメモします。
* サンプル
text
日付：2024年7月24日
場所：オンライン
参加者：A社：山田、田中、B社：佐藤、鈴木
議題1：プロジェクト概要
- 目的：〇〇を達成する
- スコープ：〇〇の範囲
- 体制：〇〇チームが担当
議題2：スケジュール
- 7月末までに詳細スケジュール作成
- 8月上旬に要件定義完了
- 9月に開発開始
お客様との初回キックオフで使える時系列に沿ったフレーズ集ですね。
以下に、キックオフの流れに沿って使えるフレーズ集をまとめました。
1. 開始時
* 挨拶
* 「本日はお忙しい中、キックオフミーティングにご参加いただき、誠にありがとうございます。」
* 「[あなたの会社名]の[あなたの名前]と申します。本日はよろしくお願いいたします。」
* 自己紹介
* 「本日の進行役を務めさせていただきます、[あなたの名前]です。プロジェクトマネージャーを担当しております。」
* 「本日は、[プロジェクトメンバーの名前]も同席しております。それぞれ自己紹介をお願いします。」
* 本日の流れの説明
* 「本日のアジェンダは以下の通りです。[アジェンダを説明]」
* 「本日は、[時間]を目安に、[議題]について話し合いたいと思います。」
* アイスブレイク
* 「まずは皆様に簡単に自己紹介をしていただきたいと思います。最近あった面白い出来事などがあれば、ぜひお聞かせください。」
* 「少し緊張されている方もいらっしゃるかと思いますので、簡単なクイズから始めたいと思います。」
2. プロジェクト概要説明
* プロジェクトの目的
* 「今回のプロジェクトの目的は、[目的を説明]です。」
* 「このプロジェクトを通じて、[期待される効果]を実現したいと考えております。」
* プロジェクトの背景
* 「このプロジェクトは、[背景を説明]という背景から立ち上がりました。」
* 「[背景]という課題を解決するために、[プロジェクト名]を推進することになりました。」
* プロジェクトのスコープ
* 「今回のプロジェクトのスコープは、[スコープを説明]となります。」
* 「具体的には、[具体的な内容]を実施いたします。」
* プロジェクトの体制
* 「今回のプロジェクトは、[体制を説明]という体制で進めてまいります。」
* 「[担当者の名前]には、[役割]を担当していただきます。」
* プロジェクトのスケジュール
* 「プロジェクト全体のスケジュールは、[スケジュールを説明]の通りです。」
* 「[日付]までに[マイルストーン]を達成することを目指します。」
3. 質疑応答
* 質問を促す
* 「ここまでで、何かご質問はございますか？」
* 「ご不明な点がございましたら、遠慮なくお尋ねください。」
* 質問に答える
* 「[質問]についてですが、[回答]となります。」
* 「[質問]については、[担当者]からご説明させていただきます。」
* 確認
* 「[質問]について、ご理解いただけましたでしょうか？」
* 「他に何かご質問はございますか？」
4. 業務内容のヒアリング
* 現状の業務フロー
* 「現在の業務フローについて、詳しく教えていただけますでしょうか？」
* 「[業務名]のプロセスについて、どのような手順で進めているのか教えてください。」
* 課題や問題点
* 「現状の業務で、特に課題に感じていることはありますか？」
* 「[業務名]のプロセスで、改善したい点はありますか？」
* 要望
* 「今回のプロジェクトに、どのようなことを期待されますか？」
* 「[システム名]に、どのような機能を追加したいですか？」
* 成功の定義
* 「今回のプロジェクトの成功は、どのように定義されますか？」
* 「どのような状態になれば、プロジェクトが成功したと言えるでしょうか？」
5. 今後の進め方
* 今後のスケジュール
* 「今後のスケジュールですが、[スケジュールを説明]の通りに進めてまいります。」
* 「次回は、[日付]に[議題]について打ち合わせをさせていただきたいと思います。」
* コミュニケーション方法
* 「今後のコミュニケーションは、[コミュニケーション方法]を基本とさせていただきます。」
* 「何かご不明な点がございましたら、[連絡先]までご連絡ください。」
* 協力のお願い
* 「プロジェクトを成功させるためには、皆様のご協力が不可欠です。」
* 「引き続き、ご理解とご協力をお願いいたします。」
6. 終了時
* お礼
* 「本日は、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」
* 「皆様のおかげで、有意義なキックオフミーティングとなりました。」
* 今後の抱負
* 「今回のキックオフミーティングを機に、プロジェクトを成功に向けて全力で取り組んでまいります。」
* 「皆様と協力して、素晴らしい成果を出せるよう頑張ります。」
* 締め
* 「それでは、本日のキックオフミーティングは、これにて終了とさせていただきます。」
* 「今後とも、よろしくお願いいたします。」
その他
* 相槌
* 「なるほど、よくわかります。」
* 「それは重要なポイントですね。」
* 「大変参考になります。」
* 確認
* 「念のため確認ですが、[内容]ということでよろしいでしょうか？」
* 「認識に相違がないか確認させてください。」
* 提案
* 「[提案]という方法も考えられます。」
* 「[提案]はいかがでしょうか？」
* 依頼
* 「[依頼]をお願いできますでしょうか？」
* 「[資料]をご提供いただけますでしょうか？」
これらのフレーズを参考に、お客様とのコミュニケーションを円滑に進め、良い関係を築いてください。
お客様の業務理解ヒアリングシート
■ ヒアリングシート
【基本情報】
- 日時：yyyy/mm/dd hh:mm〜hh:mm
- 場所：（会議室名 / オンライン）
- 参加者：（氏名・役職・役割）石山様 お客様でシステムご利用者（経営者店舗で従業員hoge人）
- 記録者：yuki
- ヒアリング目的：キックオフ会（例：予約業務の現状把握と課題の洗い出し）
【現状の業務フロー】
- 対象業務：（例：予約受付業務）
- 現在の流れ：
- （例：顧客から電話を受ける）
- （例：紙の台帳で空き状況を確認）
- （例：台帳に記入し、顧客に口頭で伝える）
- 関わる担当者：（例：受付スタッフ2名、店長）
- 使用しているツール：（例：紙の台帳、Excel）
【現状の課題・困りごと】
※優先度が高い順に記載
| # | 課題 | 発生頻度 | 影響度（大/中/小） | 具体例 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 |
【理想の状態（ゴールイメージ）】
- 業務面：（例：予約受付を自動化し、電話対応時間を50%削減）
- 顧客面：（例：24時間いつでも予約できる）
- 数値目標：（例：ダブルブッキングをゼロにする）
【必要だと思う機能・要望】
| # | 要望 | 理由・背景 | 想定利用者 | 優先度（高/中/低） |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 |
【制約条件】
- 予算：（例：300万円以内）
- 期間：（例：3か月以内にリリース）
- 技術：（例：既存システムとのデータ連携が必要）
- その他：（例：社内のITリテラシーが低い）
【確認事項・宿題】
| # | 内容 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 1 | |||
| 2 |
ポイント：要件の整理
✅ 良い例：
【対象外範囲】
- ほげほげ機能（別プロジェクトで対応予定）
- 外部カレンダー連携（フェーズ2で検討）
❌ 悪い例：
【対象外範囲】
- 営業機能
（→ 誰も期待していないものまで羅列している）
ポイント：要件のトレーサビリティ
ビジネス要件
↓
機能要件 → 設計 → 実装 → テスト
↓
非機能要件
ポイント：要件定義ひな形案
- プロジェクト概要
- スコープ定義
- 機能要件
- 非機能要件
- 用語定義
- 承認欄
【背景】
現在、予約は電話のみで受け付けており、以下の課題がある。
- 営業時間内しか予約を受けられない
- 電話対応に1日2時間を費やしている
- ダブルブッキングが月に1〜2件発生
【目的】
オンライン予約システムを導入し、以下を実現する。
- 24時間予約受付
- 電話対応時間の50%削減
- ダブルブッキングゼロ
【対象範囲】
- 顧客向け予約画面
- スタッフ向け予約管理画面は予約のみ
- 経営層向け予約管理画面にはデータ分析ダッシュボードスタジオ開発
- 予約確認メール自動送信
- 24H対応
- スマホとPC対応
【対象外範囲】
- 決済機能（別プロジェクトで対応）
- 外部カレンダー連携（フェーズ2で検討）
- スマートフォンアプリ
【前提条件】
- 既存の顧客マスタを利用する
- 社内ネットワーク環境を使用する
【制約条件】
- 既存システムのデータ形式に準拠する
- 個人情報保護法に準拠する
【性能要件】
- 画面の表示時間：30秒以内
- 検索結果の表示：10秒以内
- 同時接続ユーザー数：10人
【可用性要件】
- 稼働率：90%以上
- 計画停止：月2回、深夜2時〜5時
【セキュリティ要件】
- 通信：TLS1.2以上で暗号化
- パスワード：8文字以上、英数字混合
- 個人情報：暗号化して保存
【用語】
プロジェクト固有の用語を定義します。
用語 定義
予約 顧客がサービスの日時を確保すること
顧客 サービスを利用する一般ユーザー
スタッフ 予約管理を行う店舗従業員
メニュー 予約可能なサービス項目
【承認】
承認欄
要件定義の承認を記録します。
役割 氏名 署名 日付
発注者
PM
開発責任者
ポイント：コピペ用要件定義ひな形
-
プロジェクト概要
- プロジェクト名
- 背景・目的
- プロジェクト期間
- 関係者一覧
-
スコープ定義
- 対象範囲
- 対象外範囲
- 前提条件
- 制約条件
-
機能要件
- 機能一覧
- 各機能の概要説明
- 優先度（MoSCoW）
-
非機能要件
- パフォーマンス要件
- セキュリティ要件
- 可用性要件
- 運用・保守要件
-
用語定義
-
承認欄