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東京海洋大学NePPAdvent Calendar 2024

Day 20

【簡単】GASで修正後の内容も送られる自動返信機能について

Last updated at Posted at 2024-12-19

この記事は東京海洋大学NePPのAdvent Calendar 2024 の20日目です!

はじめに

なにかとよく使うグーグル関連の機能
ここではグーグルフォームで応募していただいた内容をメールで返信する機能をGASを使いながら完成させたいと思ってます!
それに加えて、なんと編集後の回答さえもメールで返ってくるという便利な点も備わってます。

フォームの設定ですぐ出来るが、、

応募者が送信した回答内容をメールで返す。これ自体はフォームの設定ですぐに可能です。
スクリーンショット 2024-12-18 064740.png

上記の写真の
「メールアドレスを収集する」を【確認済み】
「回答のコピーを回答者に送信」を【オン】にしてください(画像だとオフになっていますが、オンです!)
この設定を行えばGASを付与することなく、回答が勝手に送られます。


しかしこれだと物足りない要素があるんです!

1.返信メールに文章を追記できない
2.フォームのスクショのような形でメールが送られてくる


返信メールに詳細や注意事項を追記したい、フォームの回答を文面・文章で確認出来るようにしたいと考えてる方はGASを使用することをオススメします!

スプレッドシートにGASを付与しても上手くいかない

ただおすすめはしていますが、私がいざ「GASを使って自動返信機能を作り上げるぞ!」と意気込んでも意味不明なエラーに悩まされました。

フォームの回答欄
スクリーンショット 2024-12-18 071819.png


[ケース1]
返信メールに文章が反映されない
スクリーンショット 2024-12-18 071559.png
参加人数、1人目の参加者の名前、1人目の参加者の年齢を記入して送ったのに返信メールには反映されませんでした、、

[ケース2]
フォームを修正して送った後にメールが届かない
スクリーンショット 2024-12-18 072234.png
1回目の送信がなんとか上手く反映されたとしても、回答内容を修正してもう一度送信してもメールは正常に動かずエラーを吐いてしまいました。


どういう状態なのかなんとも言えず、良い解決策も思い浮かばないためここで挫折してしまう始末、、

スプレッドシートではなく、グーグルフォームに付与!

ここで悩み続けていると、ある記事が私を救ってくれました

Googleフォームの回答をメールに転送するGAS

この記事よりGASの付与先に関して視点を変えて考えてみました。

フォームのデフォルトの機能から
回答後の修正が可能になったり、記入内容がスプレッドシートに反映されたりもします。

今までの私はスプレッドシートにGASを付与していました。
そこで、ここからフォームに対してGASを付与するようにします。自動返信という機能に限定するとフォームに付与することが相応しいのではないかと思えたのです。


[方法]

1.初期設定としてフォームを作成し、設定を下の写真のようにしてください

スプレッドシートにリンク、メールアドレスを収集する、回答の編集を許可する、回答を1回に制限する
スクリーンショット 2024-12-18 075308.png
スクリーンショット 2024-12-18 075403.png
スクリーンショット 2024-12-18 075414.png


2.先ほどの記事の通りにフォームにGASを付与する

Googleフォームの回答をメールに転送するGAS

メールの文面等のコード以外は変更なしにそのままで大丈夫そうです。


3.完成
フォームを送ってみると、自動返信メールが届きます。記入した内容もしっかりと反映されています。
また回答を修正してもう一度送信してもエラーを吐き出さず、書き換えた内容が届きます。

ここでさらにスプレッドシートを見てみても値が更新されていることでしょう。(グーグル便利すぎです、、)

まとめ

自動返信メールの最低限の機能をGASで補うとすればこの方法が一番やりやすいと感じました。
スプレッドシートではなく、フォームに付与をすることを忘れないようにしてください!

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