そもそもの話
私が以前、ある部門で感じたこと。
そこには、誰も手を加えたくない“分厚いブック”がありました。シート数、50超。マクロ、1000行超。改修のたびに誰かが「もしかして前の人しか分からない」という呟きをしていた。
だけど私は、この「神エクセル＝万能ではない」けれど「使われ続けてきた理由がある」道具だと思うようになりました。だからこそDX化をいう時、「捨てる」ではなく「活かす」方向で考えました。
私ならどうDX化する？
私はまず、Excelを「正体不明の全部入り」状態から解きほぐすと思います。入力・変換・集計・出力を分け、手作業が残っている箇所に小さな自動処理を差し込む。急にSaaS化ではなく、現場の呼吸を感じながら段階移行。正直、最初は“面倒な道”に見える。でも、その方が人もファイルも壊れにくいと私は感じます。
「まず知る」ことの大切さ
DX化を叫ぶ前に、私たちはまずこう問いました。
「このExcelファイル、何をしていて、どこが痛いのか？」
具体的には：
- 何が入力されている？
- 誰がどのタイミングで、どこのシートにデータを入れてる？
- マクロはどこまでやってる？
- どの処理が自動化／どこが手作業で止まってる？
- 出力はどう活用されてる？
- レポート、印刷、会議資料、その使い道は？
そこで私が選んだのは、Excelを“捨てるもの”ではなく、“役割を変えるものとする発想。理由は、現場でExcelに蓄積された慣れとノウハウを無視できないからです。
発想としては：
Excel＝「最終アウトプット」「可視化・共有」の場へ。
データ処理・集計・バージョン管理＝別の仕組みに段階移行。
例えば、
入力フォーム（Excel） → 自動処理（クラウド／マクロ） → 出力（Excelレポート）
という流れを作る。これで「手作業でコピペ→ミス→バージョン地獄」という典型パターンを断ち切れた感じがあります。
実践での工夫と“リアル”な変化
私が実践した工夫をいくつか。
入力専用シートに「ドロップダウン＋入力制限」を設けて、よくある転記ミスを減らしました。
-マクロ制御の入口に「処理ログ記録」＋「コメント付き仕様書」を付与。これで“我が社にしか分からないコード”のくせがかなり軽減。
Excelを複数人が編集するファイルから、閲覧専用化して「最新版だけ出す」形に。これで「これ古いバージョンだよね？」という会話が激減。
こうして、報告書の作成時間が「90分→30～40分程度」になったとき、私は思いました。「あ、これDX化の実感かも」と。もちろん、まだまだ改善余地は山ほどありますが。
注意点と自分の“反省点”
反省点もあります。
Excelを残すということは「壊れたときのリスク」を残すということでもありました。だからこそバックアップ・ログ・合意化を早めに入れるべきだったと感じます。
また、新しい仕組みを入れたとき、現場の“慣れ”とのギャップが予想以上に大きかった。抵抗も出ました。だから「まず小さな改善」から入れるのが得策でした。
終わりに
“秘伝のExcel”と呼ばれるそのファイル、実は捨てずに変えることで、現場の安心感を保ちつつ、未来の仕組みにシフトできる。私が学んだのは、DX化とはただ「新しいものを入れること」ではなく、「今あるものの意味を問い直し、可能性を引き出すこと」だということ。
あなたの職場にも、きっと「もう手に負えないExcel」が眠っている。だけど、それが変化の起点になるかもしれません。ゆっくりでいいので、一歩ずつ、変えていきましょう。