締めの3日前、「まだ経費が出ていない人はいないか」と明細を掘る時間は、経理の月末の定番です。カード会社のCSVは取り込み済み。領収書は回収済み。それでも支払い調整や立替の一部が仕訳帳に載ってこない。この埋め残しを生成AIに探させるのは有効な仕事ですが、依頼の書き方を間違えると、AIが「ありそうな経費」を推測で作り始めます。表は埋まり、締めは早く終わったように見えて、実在しない行が翌月に否認されて戻ってきます。この記事は、計上漏れの候補出しをAIに任せるときに先に決めておく線と、検算で残を押さえる手順を書き留めたものです。
全体の型: 任せるのは「候補の抽出」まで
明細の山と仕訳帳の突き合わせは、条件が揃えばAIが得意とする作業です。ただ計上漏れで起きる事故の多くは「AIが判断と作成まで進んだ」パターンです。依頼文に「未計上の経費を挙げて」とだけ書くと、AIは不足分を補おうとして、根拠のない行を整然と並べます。数字の合う表は人の目では見抜けません。
そこで線引きはこうなります。
- 任せる: 明細と計上済みの照合。未計上と思われる行の抽出と、その根拠の1行説明
- 残す: 計上する・しないの判断。金額の確定。仕訳帳への入力
手順1: 列の前提を決める
シート「明細」（カード会社のCSVを貼り付けた状態）は「日付・店舗名・金額・区分・摘要」の5列・A2:E96の95行。別シート「計上済み」には仕訳帳から日付・金額・摘要を写してある。ここに明細側へF列「候補」・G列「承認」・H列「根拠」を追加してからAIに渡します。判断列（G）を最初から用意しておくのが、人とAIの分業を物理的に示すコツです。
手順2: 依頼文に6つのルールを貼る
次の2つの表を読んで、まだ仕訳帳に計上されていないと思われる行を「明細」から探してください。該当すると思われる行のF列「候補」に1と書き、H列「根拠」に計上済みと一致しなかった理由を1行で書いてください。
【表1: 明細】（A2:E96をまるごと貼る）
【表2: 計上済み】（仕訳帳から日付・金額・摘要を貼る）
ルール:
1. 書き込んでよいのはF列とH列だけ。G列「承認」は人の判断列なので触れない。A〜E列は一切書き換えない
2. 行の追加・削除・並び替えをしない。行数は95行のまま保つ
3. 日付と金額が一致する行は「計上済み」とみなす。店舗名と摘要の表記の違いは無視する
4. 日付が一致し金額が近い行（±100円の立替調整など）は候補にせず、根拠に「要確認」と書く
5. 明細にない経費を作らない。補完しない。埋めて整えない
6. 最後に「候補○行・要確認○行・計上済みとみなした○行」を表の下に報告する
ルール5までの指示は素直に聞かれます。効くのはルール3と4の「一致の基準」です。AIは摘要の文言差を「別の取引」と捉えがちで、放っておくと計上済みの行まで候補に積み、逆に取りこぼしを隠します。基準を先に渡すだけで、候補の粒度が揃います。
手順3: 検算は行数・候補数・金額・承認の4点
- 行数:
=COUNTA(A2:A96)が95になること。行の抜けは元の列で見る - 候補数:
=COUNTIF(F2:F96,1)がAIの報告する候補行数と一致すること。H列の要確認は=COUNTIF(H2:H96,"要確認")で別個に数える - 金額:
=SUMIF(F2:F96,1,D2:D96)で候補行の金額合計を控える。計上が進むたびに承認済み行の候補を外し、残りの合計が0に近づくことで完走が見える - 承認:
=COUNTIF(G2:G96,"○")で人の判断が進んだ行数を押さえる。候補数と承認数の差が「まだ見ていない行」
検算の所要は5分です。
やって起きた失敗: 「ありそうな経費」を作られた
「未計上の経費を挙げて」とだけ依頼した月に、AIが明細に存在しない行を3行足してきました。会議の出欠表から「通勤していそうだから定期券があるはず」と推測したらしく、金額まで世間の相場で揃えてあります。表は埋まり、合計も釣り合い、締めはそのまま通りました。実在しない経費は翌月に否認され、訂正に2週間を要しました。以来、ルール5の「作らない・補完しない」を依頼文に明文化しています。AIの推測が働くのは、行き場のない指示を与えたときです。
まとめ
- AIに任せるのは候補の抽出と根拠の記述まで。計上の判断は承認列に残す
- 一致の基準（日付と金額）を先に渡す。摘要の文言差で計上済みを偽陽性にしない
- 検算は行数・候補数・金額・承認の4点。残合計が0に近づくことで完走を見る
- 計上漏れの把握は締め3日前に先回りして行う。月末当日の掘り出しは遅い
この連載では、Excelしか開けない現場で、生成AIに何を任せて何を残すかを、経理・事務の作業ごとに書いていきます。プロンプトは毎回コピーして使える形で載せます。編集の詳細やテンプレート集はyoshito.yuenreach.comにまとめています。