経理の月末がいちばん混むのは、締めの3日です。請求書を仕訳様式に写し、口座明細を残高に合わせ、合計が合わない夜を過ごす。20年それをやってきて、生成AIを現場に入れたときに最初に消えたのは「転記」と「突合」でした。消えなかったのは「確認」です。この記事は、AIに転記を任せる前に、自分が必ず整える3つの検算チェックを書き留めたものです。
全体の型：任せるものと残すものを線引きする
AIに任せられるのは、値を読み取り、決まった様式に並べ替える作業までです。解釈や確定は経理側に残ります。線引きを言葉にするとこうなります。
- 任せる: テキストからの転記、並べ替え、様式への写し
- 残す: 合計の照合、件数の一致、標本の突合
この線引きが崩れると、AIの出力をそのまま帳簿に貼ることになります。それは検算されない数字が社外に出るのと同じです。
手順1: Excel側に対比テーブルを用意する
転記の前に、元データとAI出力を隣り合わせで比較できる表を作ります。例は架空の5行です。
| 日付 | 取引先 | 摘要 | 請求書金額 | AI転記値 | 差異 |
|---|---|---|---|---|---|
| 10/25 | 株式会社山田商店 | 消耗品費 | 128,400 | 128,400 | 0 |
| 10/26 | 有限会社北商事 | 通信費 | 12,800 | 12,800 | 0 |
| 10/27 | 株式会社みどり製作所 | 部品代 | 340,000 | 340,000 | 0 |
| 10/30 | 山田商店（株） | 修繕費 | 58,200 | ? | ? |
最後の行はわざと失敗例にしています。取引先名の揺れ（「株式会社山田商店」と「山田商店（株）」）があると、AIは読み取れた値でも行の対応をはずすことがあります。差異列が「?」のまま残るのは、検算が仕事をした証拠です。
手順2: 貼るプロンプト
プロンプトはそのままコピーして使えます。ポイントは「推測を禁止する」ことを明示することです。AIはそれらしい値を作れてしまうので、作れない状態にしておきます。
あなたは経理の補助担当です。以下の「生データ」を「仕訳様式」の列構成にそって
表に書き写してください。
ルール:
- 値を推測・補完しない。読み取れない項目は「?」を入れる
- 金額は全角数字を半角に正規化し、3桁カンマを付ける
- 生データに書かれていない行を新しく作らない
- 出力は表のみ。解説は付けない
生データ:
（ここに請求書のテキストを貼り付ける）
仕訳様式の列構成:
| 日付 | 取引先 | 摘要 | 金額 |
「出力は表のみ」も重要です。AIは親切で注意書きを添えがちですが、注意書きが表に混ざると、その後のExcel処理が壊れます。
手順3: 貼り付けたら、数式で3点を確認する
AIの出力をE列に貼ったら、検算は数式に任せます。手作業の確認は最後の標本突合だけにします。
チェック1: 合計の一致
=SUM(D2:D6)=SUM(E2:E6)
TRUEにならなければ、どこかに転記漏れか読み取りミスがあります。合計が合わないと感じると真っ先に行単位の目視を始めてしまいますが、まず合計で切るのが早いです。
チェック2: 件数の一致
=COUNTA(D2:D6)=COUNTA(E2:E6)
TRUEになっても、「?」が混ざっていないかを別途見ます。
チェック3: 標本の突合
ランダムに5行選んで、元の請求書と目で突き合わせます。ここで見るのは金額より「取引先名と摘要が正しい行に結びついているか」です。金額のつじつまが合っていても、行の対応がずれていると、内訳が静かに崩れます。突合が済んだ行には確認印の列に日付を入れる運用にしています。確認済みと未確認が見た目で分かれるからです。
やって起きた失敗: カンマの落とし穴
現場で一度起きた失敗です。生データの「128,400」が、AI出力で「128400」になり、それ自体は問題ないのですが、別の行で「12,800」が「1,2800」と転記されていました。合計のチェック（チェック1）でFALSEが出て捕まりました。捕まらなかったら、消費税の確定申告で数字が合わなくなる夜を数日後にもう一度過ごすことになっていました。こうした細かな破壊は、AIのせいというより、検算の型を用意していないこちらの落ち度です。型があれば数式が拾います。
まとめ
- AIに任せるのは転記と突合まで。確定は経理側で行う
- プロンプトでは「推測の禁止」を明示し、読み取れない値は「?」で落とさせる
- 検算は合計・件数・標本の3点。手作業は最後の標本だけ
- 検算の型が先にない状態でAIを導入しない。月末の3日は戦場ですが、戦場に持ち込むのは人数ではなくチェックの型です
この連載では、Excelしか開けない現場で、生成AIに何を任せて何を残すかを、経理・事務の作業ごとに書いていきます。プロンプトは毎回コピーして使える形で載せます。編集の詳細やテンプレート集はyoshito.yuenreach.comにまとめています。