仕事をしていると、他部署や他チーム、あるいは同僚に何かをお願いする場面が多々ありますよね。
「なぜか依頼が後回しにされる」 「意図と違う成果物が出てくる」
といった経験はありませんか？
IT業界に転職してまだ半年のひよっこな私ですが、前職は化粧品メーカーの営業として、チーム内の後輩の教育を行っておりました。
その中で上司に言われて印象的だったのが「相手の対応力ではなく、自身の依頼力の問題かもしれない」という言葉でした。
この投稿ではあくまでも私がチーム内での円滑な業務にあたり、気を付けていたことを共有できればと思います。
■結論と背景を明確にする
NG: 「この資料、明日までにコピーしておいて」
OK: 「明日の大事なプレゼンで、役員に数字を正しく理解してもらうために、この資料の最新版を20部用意してほしい」
この2つを明確にすることで、成果物のギャップも減らせます。
■期日を設ける
期日を伝えることで依頼された側も、他のタスクとの優先順位を計ることができます。
また依頼者側はこの期日で対応ができるかの確認も必要になってきます。
先ほどの例でいくと、
「明日の大事なプレゼンで、役員に数字を正しく理解してもらうために、この資料の最新版を今日の17時までに20部用意してほしい。17時から漏れがないか一緒に確認しましょう。」
となり、より依頼内容が具体化されていきます。
■3W1Hを意識する
前述した2点にも共通するのですが、
What（何を）
When（いつまでに）
Why（どうして）
How（どのようにして）
この4つを意識すると依頼内容がかなり具体的になります。
例えばですが、関西人あるあるの
「あれをやっといて！」のような情報があまりにも少ない依頼だと、依頼された側との認識のすり合わせにも時間を要してしまい、結局問題解決までにタイムロスが生じます。
■さいごに
依頼した成果物を受け取った際、自分のイメージとは異なるなと感じた際、まずは自身の依頼が本当に依頼された側に寄り添った内容だったのかを適宜振り返るようにしています。
また、自身が依頼された側のときも前述したポイントを意識した質問を心がけるとギャップが少なくなるのではと思います。
口頭ベースでの依頼は備忘として文面に残しておくとなお良しです！
業種が変わり試行錯誤の毎日ですが、依頼力を鍛えて、チームに貢献できる人材になりたいと思います！