PHPカンファレンス2024に当日スタッフとして参加したので、当時の流れをまとめました。
「PHPカンファレンスの当日スタッフには興味があるけど具体的に何をやるの？」な方がいましたら、この記事が役に立つと思います！
記事を書いた人
- PHPカンファレンスには当日スタッフとして5年連続参加しています
- 普段は自社サービス会社でPHPを書いています
想定している読者
- PHPカンファレンスの当日スタッフ業務に興味がある人
- PHPカンファレンスのことなら何でも知りたい人
応募〜カンファレンス前日
応募
今回、当日スタッフの募集は10月上旬に行われました。募集はカンファレンスの公式アカウントで告知されます。応募は告知に掲載されている専用フォームから行います。
当日スタッフはボランティアです。また、カンファレンスのクロージング後に開催される懇親会は無料で参加が可能です。応募フォームでは係の希望を出すことも可能です。（あくまで希望です！最終的な決定はカンファレンスの実行委員により行われます。）
公式アカウントをフォローしておくと当日スタッフ募集に関わらず最新の情報が手に入るのでオススメですよ！
事前MTG
カンファレンスの約1週間前に、全スタッフが参加する全体ミーティングが開催されました。オフライン・オンライン両方の参加が可能です。
全体連絡のほか、割り振られた係ごとにカンファレンス当日の業務について情報共有が行われます。係は会場担当、受付担当、スポンサー担当など様々です。
ちなみに自分の係は遊撃隊でした。
来場者配布物封入の儀
前日に参加者へお渡しするノベルティの袋詰めと会場の設営を行います。スポンサー企業からチラシやノベルティが届いているので、それをセットにして袋詰めしていきます。
作業は100袋の完了ごとに作業時間を計測し、都度終了時間の予測が立てられました。また、袋詰めの導線についても人の動きからチラシ・ノベルティの配置まで常に最適化を行い、ボトルネックがあれば都度解消されていきました。
スループットの計測と最適化...さすがエンジニア主体のイベントだと毎度感心します。
また、前日作業についてはconnpassでボランティアの募集がされています。当日スタッフでなくても参加可能です！
カンファレンス当日
担当係の業務
当日は7:45に会場前へ集合しました。
自分の担当である遊撃隊は、参加者の誘導が主な業務です。トークの開始・終了前後で参加者の移動が発生するため、特にエスカレーター付近で混雑しないように参加者を誘導しました。
遊撃隊は全員無線を付けて業務にあたります。「トラック⚪︎のトークを開始します」と無線からトーク開始の合図が聞こえる度に、各持ち場で無事誘導が出来たんだなとホッとしました。
当日は大きな事故もなく、全てのトークが無事完了できて何よりでした。
トーク
カンファレンスのメインイベントです。また、ワークショップセッションはカンファレンス初の試みです。
- レギュラートーク（50分・25分）
- LT（5分）
- ワークショップセッション（100分）
- スポンサーセッション（50分・25分）
今回は全く聴けなかったので、後でアーカイブ動画をチェックしようと思います！
スポンサーブース
カンファレンスのスポンサー企業のブースです。各社、装飾やイベントなど見せ方に工夫を凝らしています。各ブースではスポンサー企業所属のエンジニア、技術広報担当者との会話も楽しめます。
各社スポンサーというだけではなく、カンファレンスのいちイベントとしてブースを盛り上げようという意気込みが伝わってきました。
ツリー形式で全てのスポンサーブースの紹介が見られます↓
スポンサーブースはスタッフ業務の合間を縫って回ることができました。過去に別のITイベントでお会いした方がスポンサー参加をされていたので、再会できて良かったです。（PHPカンファレンスあるある）
そしてなんと、今回弊社が初めてスポンサーとして参加しました！長年関わってきたイベントに自社がスポンサーとして参加するのを見られて、よりスタッフ業務の頑張りがいがありました。また、素直に嬉しかったです。
ちなみに、PHPカンファレンスにはスピーカー兼スタッフ兼所属会社がスポンサーという猛者が大勢います。（つよすぎる）
昼休憩
スタッフ専用の部屋で休憩しつつ、用意されたお弁当をいただきました。
お弁当は毎回ひっそり楽しみにしています。蒲田で人気のお店らしいです。
懇親会
参加者、スピーカー、スポンサー、スタッフ入り混じっての懇親会が開催されました。立食形式のため、気になるスピーカーさん、スポンサー企業さんに話しかけやすいです。
懇親会ではLT大会も開催されました！
カンファレンス終了後
スタッフ打ち上げ
蒲田駅の近くでスタッフの打ち上げを行いました。参加は自由です。
カンファレンス中は皆さん運営に徹していたため、ここで初めて雑談らしい雑談ができた気がします。
話してみると、現役でPHPを使っている方が意外と少なくて驚きました。自分の卓では自分だけでした。（PHPカンファレンスあるある）
楽しかったので自分は終電ギリギリまで参加していました。23:30頃に会場を後にしました。
おまけ
その他当日スタッフ参加にあたって役に立つ情報をまとめました。
当日スタッフに向く人・向かない人
向く人
- 通常の参加とは違う面からPHPカンファレンスを楽しみたい人
- コアスタッフとしての参加は難しいけれど、スタッフとしてPHPカンファレンスに関わりたい人
向かない人
- トークをメインで楽しみたい人
当日はスタッフ業務がメインになるため、自由なタイミングでトークを聞くことが難しいです。希望があれば係内でシフトを調整してもらえますが、通常の参加ほど自由に動くことはできません。
ちなみにスタッフ業務を少しでも経験してみたい方は、来場者配布物封入の儀の参加をオススメします。当日はトークを満喫出来ますよ！
当日スタッフの持ち物
当日スタッフとして特別な持ち物はありませんが、オススメの持ち物がいくつかあるのでご紹介します。
大半はカンファレンスの備品として借りることができますが、個人で常備していればいざという時に便利です。当日は無線を持つ可能性もあるため、少しでも重量を減らすためにバッグは軽量なもの（サコッシュなど）がオススメです。
- 保険証（必須）
- 軍手（必須）
- 油性ペン
- ボールペン
- 養生テープ
- 会場の地図（トークの会場案内で使います！）
- 印字したタイムテーブル（同上）
- カッター
- ハサミ
- ホチキス
- メモ帳・付箋
おわりに
次回のPHPカンファレンス2025は6/28（土）に開催される予定です。
カンファレンスはトークを聴きたい、スピーカーとして参加したい、運営に関わりたい...などなど、様々な楽しみ方があります。当日スタッフもその一つですし、今回も参加できてとても楽しかったです。
皆さんも個人の楽しみ方に合わせて今後のPHPカンファレンスを満喫してくださいね！
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