はじめに
新卒3年目の社会人です。ウォーターフォールの案件で、お客様との会議内容を議事録にして納品したので、その際に意識したことを記載します。
特に新入社員の方や3年目までの比較的若いメンバー向けの記事となっています。
自分自身、議事録について少し認識が甘く、非常に勉強になった部分を実際の案件で用いた内容に沿って、下記にまとめます。
お急ぎの方へ
上から基本的なことについて記載しており、最後に私が実際のプロジェクトで記載していた内容を書き落としているので、急いでいる人は最後の部分だけコピペしてください。
議事録の目的
まず初めに、一般的な議事録を作成する目的を3つ下記に示します。目的を意識することで作成するものの出来が変わるので議事録に限らず、ドキュメント等を作成する際は目的を明確にします。
-
情報の記録: 会議での議論と意思決定の内容を正確に記録する。
-
責任の明確化:誰がどのような意見を出し、どのような決定がされたのか記録する。
-
行動の管理: 会議までのアクションと会議後のアクションを記録する。
「情報の記録」では、参加者はもちろん、参加できなかった人が議事録を見るだけでどのような会議だったのかわかるような議事録にすることが良いでしょう。
「責任の明確化」を行うことで、後で紛争や混乱が生じるのを防ぎます。
「行動の管理」は、誰がどのようなアクションを担当するかが記録することで、後でアクションの進捗状況を確認することができます。会議では、できなかった理由等も聞き出し、記録しましょう。そうすることでネクストアクションへの改善点となります。
議事録作成で注意すべきこと
ここが最重要項目です。下記の2点は絶対に行ってください。
統一した書き方：プロジェクト間で一貫性のある議事録にする。書き方を途中で変えない。
フォーマット：お客様の要望やPMに十分に確認して、読んでもらえるフォーマットにする。
議事録で書くべき項目
下記に、実際の案件の議事録で記録していた項目を記載します。これらを記載しておけば、最低限の項目は抑えられているでしょう。ただし、これは私が経験したお客様とPMの手法で記載していた内容なので、下記の項目を持ってお客様やPMにヒアリングし、過不足がないか確認することが必要です。
会議名：
議題（アジェンダ）：
日時、場所、出席者：
起票者、起票日：
最終更新者、最終更新日：
配布資料名、配布先：
会議内容：
決定事項：
宿題事項（ToDo、課題内容）、担当者、期限：
次回会議開催予定（議題、日時、場所）：
署名欄（PM名、担当者名）：
(番外編)議事録を早く作成するために、、、
お客様とPMに必要な項目を確認したら、それらの項目をテンプレート化しましょう。
テンプレートファイルを作成することで、議事録作成のスピードが爆速になります
また、出席者や会議内容等の項目では「敬称略とすること」、「発言者に個人名を書かないこと」なども議事録全体がシンプルになり、読みやすくできます。
会議内容で書くべき項目
議事録の本文にあたる会議内容では、以下の3つのことを意識しましょう。
- 何について話しているか
- その結論
- ダラダラ書かない
上記の3つが意識できれば、何も問題はありません。
他のプロジェクトの議事録等を見ることもありますが、
・何について話しているか明確でない
・関係ない会話を記載している、
という議事録の場合は、振り返ったときに非常に読みづらい議事録となります。
議事録テンプレート
ここでは、上記でテンプレート化した項目を書き出します。これらをwordにコピペして利用するのも良いでしょう。
以下、ヘッダーで記載する項目
会議名：プロジェクト名 第◯回xxxx定例会議
議題（アジェンダ）：
1. 進捗について
2. 連絡、確認事項について
3. 会議体について
日時、場所、出席者：
日時：20yy/mm/dd（曜日）13:00~15:00
場所：aaa株式会社様bbbビル 第２会議室
出席者（敬称略）：
[aaa株式会社 ccc部]xx、yy,zz
[アプリケーションベンダー]dd,ee
[ネットワークベンダー]ff,gg
[クラウドベンダー]hh,ii
起票者、起票日：
起票者：ii
起票日：20yy/mm/dd（曜日）13:00~15:00
最終更新者、最終更新日：
最終更新者：hh
最終更新日：20yy/mm/dd（曜日）13:00~15:00
配布資料名、配布先：
配布資料名：
1. 第◯回xxxx定例会議資料名（配布者クラウドベンダー）
2. 課題管理表名（配布者クラウドベンダー）
3. ToDo管理表名（配布者クラウドベンダー）
配布先：プロジェクト関係者
以下本文となる部分
会議内容：
文中は敬称略
＜進捗報告について＞
WBSについて
プロジェクト全体に関わる遅延の発生はない
課題管理表について
No.１ xxxの件について
yyyで対応中である（クラウドベンダー）
ToDo管理表について
全10件のうち、完了7件、対応中2件、新規1件
以下、連絡、確認事項について
＜アプリケーションベンダー作成資料について＞
先週以来した資料は、いつ送付可能か（aaa）
今週金曜日午前中までに送付する（アプリケーションベンダー）
承知した（aaa）
決定事項：
特になし
宿題事項（ToDo、課題内容）、担当者、期限：
宿題思考：資料の送付
担当者：アプリケーションベンダー
期限：今週金曜日
以下、フッターで記載する項目
次回会議開催予定（議題、日時、場所）：
議題（アジェンダ）：
1. 進捗について
2. 連絡、確認事項について
3. 会議体について
日時：20yy/mm/dd（曜日）13:00~15:00
場所：aaa株式会社様bbbビル 第２会議室
署名欄（PM名、担当者名）：
PM署名：hh
担当者署名：ii