こんにちは。
小売業の商品部で働いているふひーです。
皆さんは、毎回ルーチンで行っている作業はありませんか？
その作業を繰り返しているうちに、「これ、自動化できたら楽なのに」と思ったことがある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Power Automate Desktop（PAD） を使って、
実際に業務を自動化した事例をご紹介します。
作業の背景
私は商品部の中で、人事総務関連のチームに所属しています。
このチームでは、締め切り管理が重要な業務も多く、取引先様が関わるケースもあるため、他のチームのメンバーにも提出期限をしっかり守ってもらう必要があります。
そのため、定期的にリマインドメールを送るのですが、スケジュール管理や送信作業が意外と手間で、抜け漏れが起きないように気を遣う場面も多々あります。
そこで、このリマインドメールの送信作業を Power Automate Desktopで自動化することにチャレンジしてみました。
今回自動化した内容は、以下の通りです。
- Excelの提出リストをもとに、未提出（空欄）の人へリマインドメールを送信
- リマインドのタイミングは、提出期限の1週間前・3日前・1日前の3回
- 送信するメールの文面は、リマインドのタイミングごとに異なる内容で作成
完成したもの
Xの投稿では、PADのフローを実行すると、自動的に処理が進んでいく様子を確認できます。
画像は、実際に送信されたリマインドメールです。
使用したツール
・Power Automate Desktop（PAD）
・Excel
・Outlook
全体のフロー
全体のPower Automate Desktopのフロー構成です。
＜流れ＞
Excelからデータを読み取る → 現在の日付を取得 → 日付をテキスト値に合わせる→ 条件設定 (未提出の人 / リマインドタイミング別のメール設定)
作成詳細
■ まずは、使用するExcelリストを準備
Excelリストに記載している情報は、
名前・メールアドレス・提出有無・提出期限・1週間前・3日前・1日前の日付です。
■ Power Automate Desktopでの設定
<[1] ~ [5]>
[1] Excelの起動：使用するExcelドキュメントを選択
[2] Excelワークシートから読み取る：セル範囲の値を取得し、該当する列と行番号を入れる
※ここでは、範囲の最初の行に列名が含まれていますにチェックを入れる
[3] 現在の日時を取得：現在の日付のみを取得
[4] 日時の値をテキスト値に変換：取得した現在の日付をカスタム形式のyyyy-MM-ddに変更する
[5] Outlookを起動しますを追加
[4] 日時の値をテキスト値に変換
取得した現在の日付とExcel記載の日付と合わせるため、変換を実施します。
<[6] ~ [16]>
[6] For each：繰り返して作業を実行させる
[7] 日時の値をテキスト値に変換：1週間に入力された日付を同じカスタム形式のyyyy-MM-ddに揃える
[8]・[9] 3日前と1日前も同様に実施
[10] If：提出有無が空欄の人を抽出する条件 → 演算子は空であるを選択
演算子は、必ず「空である」を選択してください。
演算子を「と等しい(＝)」を選択し、2つ目のオペランドに空欄代わりの「""」を入力すると、If条件抽出ができず、メールが届きません。
ここからは、[10]番のIf条件から、1週間前・3日前・1日前に合わせて3分岐。
[11] If：テキスト化した現在の時間(%FormattedDateTime%)が、
テキスト化した1週間前の日付(%ForamttedDateTime2%)と一致するか確認する条件
[12] Outlookからのメール メッセージの送信：送るメール内容を設定する
[13]・[14]・[15]・[16] Else ifで、3日前と1日前も同様に実施
- メールの設定内容は、下の画像を参照
- ここの設定で、3日前と1日前の異なる文面を作成可能
- メールは、設定次第でHTML形式で送ることも可能
※こちらは、メールをHTML式で作成
<[17] ~ [20]>
[17]・[18]・[19] End
[20] Excelを閉じる：起動したExcelを自動で閉じる
これで、設定は完了！
▷実行をクリックすると、リマインド日にメールが届きます。
＋＋＋＋＋＋
今回のケースは、リマインド日が予めExcelに入力されており、
その日付をPADに読ませましたが、
これとは別で、Excelには「提出期限」のみ記載にして、
PADで提出期限からリマインド日を自動計算してメールを送信する設定も可能です。
PADでリマインド日を自動計算するフローが確認したい方は、こちら
■PADでリマインド日を自動計算するフロー
PADで日付を自動計算するためには、
日付の減算のアクションを設定する必要があります。
日付の減算で、提出期限と現在の日付の差を計算させ、
IfとElse if条件で、1週間前(%TimeDifference%=7)・3日前(%TimeDifference%=3)・1日前(%TimeDifference%=1)でメールが送信できるように設定します。
どちらか便利な方法で設定可能です！
＋＋＋＋＋＋
仲間の声
今回は、同じチームメンバーの「Oさん」に使用方法について説明し、感想を聞いてみました。
（From me_Q.）-------------------------------------------------------
締め切りに対して、定期的にリマインド作業は発生しますが、
毎回大変なのでパソコンのツールを使って自動化してみました。
ぜひ意見を聞かせてください。
--------------------------------------------------------------------------
業務でリマインドメールを担当することが多いアシスタントの「Oさん」
自動で送れるんですね。すごい～～
どうやって仕組みを作っているかまで説明してくれたから理解できました。
毎回新規のExcelを作らずに、一つのファイルで管理できるところで、これは使えると思いました。
紙で管理したものも無くなるからいいですね。
次月度の分から早速使用してみたいと思います。
リマインド日とかメール内容を変えたい時は、私でもできますか？
（できますよ！教えます）
じゃあ、ぜひフォローしてください。
「これは使えそうだ」と言われてうれしかったです。
あとがき
自動化の初回設定は少し手間がかかりますが、一度設定してしまえば、次回からはボタンひとつで完了。まさに「良い世界」ですね！
業務ではMicrosoftのアプリケーションを日常的に使用しているため、
Power Automate Desktopは今後も積極的に活用していこうと思います。
これからは、さらに複雑な作業の自動化にもチャレンジして、
業務効率化を一層進めていきたいです。
ここまで、読んでいただきありがとうございます。