はじめに
こんにちは！エンジニアを目指す26卒院生のvivyです。
突然ですが、皆さんは
「自己流のタスク管理術をお持ちでしょうか？」
院生になって、毎日膨大なタスクに追われるようになりました。かつての私は、思いつくままに行動していたため、締め切りギリギリの徹夜、謎の余裕を感じてベッドでゴロゴロ...というスタイルが定着していました。
そんな私も限界を感じ、ネットに落ちているあらゆるタスク管理術を試してみることにしました。しかし、集中力が続かない＆面倒くさがりの私にはどれもピンと来ませんでした。ですが、試行錯誤の末、ようやく「これなら続けられる！」という管理術を発見し、半年ほど継続できています。今回は、そのタスク管理術について紹介したいと思います。
Notion
タスク管理はNotionをメインで使用しています。Notionに出会って私のタスク管理に革命が起きました。使ったことがない方は今すぐインストールしましょう。Notionの使用方法は無限大です。
私のNotionタスク管理術
タスク管理は2セクションに分かれています。
1. タスクを登録(赤枠)
タスクを登録します。期限のあるタスクは、期限まで登録しておきます。このとき意識したいポイントは、タスクに動詞や達成基準を入れることです。例えば、「研究」だけではなく、「研究で〜の実装をしてテストまで完了する」「発表用スライドを7割仕上げる」といった具体的なアクションにすると、やるべきことが明確になり、ゴールに向かって集中しやすくなります。また、後述するiPhoneのショートカットを用いたタスク登録を使用すると便利です。
タスクをクリックすると下のようなページが開くので、ここにチェックボックスや詳細な説明を作成するとよりタスクを具体的にすることができます。
2. 毎晩就寝前に明日取り組むタスクを決める(緑枠)
就寝前に明日取り組むタスクを赤枠にある登録したタスクから選び、ドラッグ&ドロップして緑枠に移動させます。「移動させたタスクは明日徹夜してでも絶対に終わらせないといけない」 というルールを私は自分に課しています。タスクを課したことに満足して、全く予定通りに進まないということが私にはよく起きるので、このルールを課しました。タスクは予定通りに進まないことのほうが多いので、余裕を持って明日のタスクを設定するのがおすすめです。
※ 週の始まりに今週のタスクを大まかに設定しておくと、より見通しが立ちます。就寝前の登録はマストではありません。
テンプレートの使い方
私のタスク管理用のNotionテンプレートを公開しました。ぜひ使用してみてください。ワンクリックで自分のワークスペースにこのテンプレートが導入できます。
リンクにアクセスして、画面右上の複製をクリック。そして、自分のワークスペースに複製するだけでテンプレートがすぐに使用できます！(Notionを使用していない方はNotionの登録が必要です。)
iPhoneのショートカットを使用したタスク登録
iPhoneのショートカットとNotionを連携させて、タスクの登録をスマホで手軽に行うこともできます。アイディアやタスクが生じたときにササッとメモができるので非常に便利です。ショートカットのテンプレートを作成したので、ぜひ試してみてください。
設定方法
step1：インテグレーションを作成してキーをメモ
このリンクにアクセスしてインテグレーションを作成します。作成後に表示されるキーをメモします。
インテグレーション名は「テスト」としました。
step2：インテグレーションとデータベースを接続
Notion右上の…→接続先→テストを選択
step3：データベースのURLからIDを抜き出してメモ
データベース部分の…→未完了へのリンクをコピーを選択
コピーしたリンクをテキトーな場所に貼り付けます。
https://www.notion.so/131d5700bfbd813ca5bbe5e0891c67f9?v=12ad5700bfbd8167af5f000cd3ac61d5&pvs=4
URLはこのような構造になっています。このURLだとデータベースのIDは131d5700bfbd813ca5bbe5e0891c67f9です。notion.so/と?v=の間の部分がIDです。このIDをメモしておきます。
step4：ショートカットを作成
iPhoneでこのリンクをクリックしてショートカットのテンプレートを読み込む。そして、メモしておいたインテグレーションキーとデータベースのIDを入力する。
ショートカットを起動して、入力内容がNotionに反映されることを確かめたら、作成したショートカットをホーム画面に配置したり、ロック画面に配置しましょう。
通知メモ
タスクの登録を確実に行う & 朝ベッドでダラダラしないために使用しているのがこちらのアプリです。
このアプリでは定期的にメモに書いている内容を通知することができます。私は毎日朝9時に「ダラダラしないでしぐ起きろ！」、23時に「明日のタスクを決めて寝ろ！」と通知が来るようにしています。正直、毎日この通知が来るのは鬱陶しいですが、自制するには効果的です。
ポモドーロ・テクニック
タスク管理とは少し話が逸れるのですが、ポモドーロ・テクニックは非常に強力でオススメです。ポモドーロ・テクニックとは、25分間の作業と5分間の休憩を1ポモドーロとして、これを何度も繰り返すタイムマネジメント術です。4ポモドーロごとに長めの休憩を入れることが推奨されています(私は15分休憩しています)。集中力の切れやすい私には、このポモドーロ・テクニックがぶっ刺さりました。 以下が私の感じているメリットです。
- 25分という時間が私がちょうど集中できる時間で、集中できる。
- 時間を区切ることでタスクに取り組んだ時間がわかりやすい、メリハリがつく。
※ ポモドーロはイタリア語で「トマト」という意味らしいです。
このポモドーロ・テクニックを使って作業をするために使用しているアプリがこちらのアプリです。このアプリはとにかくシンプルで余計な機能がついていません。デザインも好みです。
おわりに
私のタスク管理術、いかがでしたでしょうか？始めはハードルを下げてタスク管理を行ったことで、割と簡単に習慣化することができました。この習慣のおかげで以前に比べて効率的に作業を行うことができています。この記事を参考にして、自分にマッチしたタスク管理術を模索していただけると幸いです！
参考