Boxのユースケースってなに？
Boxには様々な機能があります。プレビュー・共有リンク・バージョン管理・ファイルリクエストなど、日々Boxをご利用の中でどのくらいの機能をご活用いただけていますでしょうか
機能があることは知っているけれど、実際に業務の中でどう活用すれば良いか悩んだことはありませんか？
業務の中でのBoxの活用例、それをユースケースと呼んでいます
Boxを社内に定着させ、Boxの価値を引き出すためにはこのユースケースを社内で数多く生み出し各業務プロセスにBoxを組み込んでいくことが大切です。
Boxユースケース集のご紹介
よく利用されているユースケースをまとめているユースケース集をぜひご活用ください。
閲覧・ダウンロードはこちらから
ユースケース集の構造は下記のようになっており、デモンストレーション動画や設定するための参考情報も記載しているのでぜひご活用ください！
社内で活用できるユースケースムービー
会社のよくあるシーンで、Boxをどう利用できるかを紹介した3分のショートアニメーションムービーシリーズをご準備しています。
基本機能のコラボレーションから最新機能のBox AIまだ幅広く提供させて頂いています。
社内での説明会や社内のポータルサイトなどで公開頂くことで、自分の業務に当てはめてBoxの活用方法をイメージできますので、是非ご活用ください。
今日はよく利用されているムービーを5つ紹介します。
最新版ファイルを探す手間を削減し簡単コラボレーション
メールのやり取りでたくさんのファイルが送られてくると、どのファイルが最新なのか分からなくなってしまう時があります。
Boxのコラボレーション機能を使うと、ファイルにコメントが残せるので分かりやすく、かつバージョンも自動保存されるので、最新版を探す手間がかかりません。また、ファイルの内容はBoxのプレビュー機能を使うことで、専用アプリのダウンロードをせずとも内容を確認できます。
容量を気にせずに使えるのも便利です。
Box Notesを使って議事録をオンラインで一元管理＆共同編集可能に
Box Notesを使えば、会議の議題を前日にメールなどでやり取りすることも、会議の議事録作成の手間もなく、後日議事録を全員に共有する手間も必要ありません。
また、添付資料などはBox Notesに貼るだけで共有も可能。さらに、モバイルからの閲覧や編集も可能です。
ファイルリクエストで添付ファイルの受信や整理作業を効率化！
Boxの「ファイルリクエスト機能」ではファイルのアップロードフォームを用意することができます。メールの添付ファイルとしてファイルを受け取らずに「アップローフォーム」からファイルを受け取ることができますので、メールに埋没してしまったり、どれが最新のファイルかわからなくなってしまうこともありません。
なお、ファイルを送っていただく相手側はBoxアカウント不要です。ファイルを送ってもらいたい相手に対してアップロードフォームのURLを送るだけです。
紙の印刷・ハンコリレーさようなら！Box Signで承認を電子化しよう
Box Signとは、Boxに格納した契約書などを起点にBox上で署名対応が完結する機能です。
署名送付にあたり別途課金等は発生しない、Boxライセンスに標準機能として提供されている電子署名機能です。
BoxとSalesforceを連携し、コンテンツ管理をもっと自由に・快適に
Box for Salesforceを活用することで、Salesforceの中にBoxを埋め込むことを可能になります。Salesforceのレコード内からBoxに保存されたコンテンツに対してより素早くアクセスし、共有することが可能になるため、業務効率が大幅に向上します。
例えば、プレゼン資料や契約書、提案書などをSalesforce内に埋め込まれたBoxを通じてチームで共有し、共同で作業し、完成後はお客様とモバイルをデバイスで共有するといったことが簡単に行えます。
その他にも以下のようなユースケースムービーがあります。
- 生成AIで業務を効率化！：Box AI編
- 文書を紙に印刷することも、紙で保管することも不要！：ペーパーレス編
- 誤削除ファイル復元やアクセス権限設定はユーザー自身で！：情シスの負担軽減編
- 外出先や野外、工場でもファイルにすぐにアクセス：モバイル編
- 外部共有制限、ダウンロードや印刷を制限！コンテンツを保護して社外秘情報の漏洩を防止：Box Shield編
- ランサムウェアによる被害を防ぎ暗号化されたファイルを復元！：ランサムウェア対策編
- 資料公開までの承認プロセスをシステム化！Box Relayでワークフローを自動化しよう：Box Relay編
- メールの添付ファイルから脱却！：メール添付ファイル編
- オフィスに集まらなくともワイワイディスカッションしながら共同作業：Box Canvas編
Box Japan公式YouTubeチャンネル
https://www.youtube.com/@box-Japan
本日紹介のユースケースムービー
Boxで課題解決！八重洲商事シリーズ