はじめに

先日、Outlook の仕分けルールが壊れてしまい作り直す羽目になりました
せっかくだから (?) GPT にルール作成を手伝ってもらおうってことで、プロンプトを作ってみました。

プロンプト

試行錯誤して自分にあったプロンプトを準備しました。

下記のメールアドレスを整理してください。

# 整理の制約
* Nは10とします。
* 会社の業種で整理してください。
* 担当者の個人アドレスと配信専用のアドレスに分類してください。
* 担当者の個人アドレスは「@」を含むドメインアドレスの部分だけリスト化してください。
* 配信専用のアドレスはメールアドレスをリスト化してください。
* 全く同じ複数の項目は1項目のみ出力してください。
* リストの記号は省略してください。
* リストの項目数は最大Nとし、Nごとにリストを分割してください。

# メールアドレス

この後にメーラーのプレビュー表示などからメールアドレスを適当にコピペします。例えば、Desktop 版の Outlook の場合、プレビュー表示されている

の Google の部分で右クリックしてコピーを選択すると、

Google <no-reply@accounts.google.com>

が得られるので、それをそのままコピーします。

# メールアドレス
Google <no-reply@accounts.google.com>

これを仕分けしたいメールについて繰り返し、ある程度たまったらプロンプトを実行し、分類されたメールアドレスで仕分けルールを作成し、仕分けを実行します。あぶれたメールをさらに分類し、繰り返します。

説明

分類は、以下の考えに基づきます。

見逃さないことを第一に仕分けます
ダイレクトメールとそうでないメールで仕分けます
配信専用アドレスをドメインで分類すると、同じドメインの必要なメールも仕分けされてしまうため、メールアドレスすべてを指定し、ダイレクトメールフォルダへ仕分け、無視します
担当者個人アドレスを同じダイレクトメールに仕分けると、必要なメールも仕分けされてしまうため、ドメインを指定し、ダイレクトメール個人フォルダへ仕分け、確認します
仕分けの追加や解除が必要になった場合を考慮し、業種で分類します
そのままコピペしやすいように記号を加えません
Outlookの場合、1つのルールに大量のアドレスを指定するとルールが壊れやすい・フリーズするといったバグに遭遇した経験があるため、最大Nでルールを分けて作成します

おわりに

MS-Copilot の導入が未だですが、仕分けのルール作りもメールを指定するだけで作成してくれるようになれば嬉しいですね。それまでのつなぎとして使用したいと思います。