Notionでスマートに解決！表計算ソフト嫌いなエンジニアのための結婚式準備ガイド

はじめに

Notion推しのエンジニアである私が、結婚式準備について、Notionをつかってプロジェクト管理したので、ナレッジを共有します。

表計算ソフトは嫌い

エンジニアの皆さん、結婚式準備での伝統的な表計算ソフトに感じるストレスポイントに共感することでしょう。特に以下のような課題があります：

1. 複雑なデータの管理困難性：

   • 複数のカテゴリや属性を持つデータ（例：ゲストリストにおける住所、連絡先、食物アレルギー情報など）の管理が煩雑です。

2. 共有と協力作業の難しさ：

   • 複数の人との情報共有や同時編集が不便で、特に大規模な結婚式の準備では協力が重要ですが、表計算ソフトではスムーズに進まないことがあります。

3. 1セルに複数情報の詰め込みの非効率性：

   • カンマで区切るのは不便で、セルを分けるとデータが散らばります。

4. セルの統合と長文の管理の難しさ：

   • セルの統合は面倒で、長文を1セルに書くのには適していません。

これらの課題に対して、Notionは優れた解決策を提供します。Notionの柔軟なページとデータベース機能を活用することで、結婚式の準備をより効率化し、ストレスを減らすことができます。

Notionはいいぞ

• セルの色付け、フォントの大きさ、フォント、セル統合など余計な装飾がない
• スマートな型指定がある
• 私の用途では、最初から最後まで無料プランでできました
• Databaseという概念を極めて民主的にしている
• 共有、協力作業が容易。無料プランでも、自分とパートナーでの共同作業くらいはできました。

Notionで管理する主な用途

1. 式場比較の管理

結婚式の場所を決める際、多くのオプションから最適な式場を選ぶことは重要なタスクです。Notionの柔軟なデータベース機能を活用することで、このプロセスが大きく簡略化されます。

• 複数の式場オプションの詳細比較：
  Notionでは、異なる式場のオプションを一覧できます。各式場に関する情報（場所、容量、コスト、利用可能な日程など）を一つのビューで比較し、決定を容易にします。

• 評価基準と見積もりの整理：
  Notionのデータベースでは、マルチセレクションとステータス機能を使って、各式場の評価基準や見積もりを整理できます。例えば、式場の予約状況を「確認中」「予約済み」「候補外」などのステータスで管理し、迅速な意思決定をサポートします。

このようにNotionを使用することで、結婚式場の選択プロセスを効率的かつ体系的に行うことが可能になります。Notionの柔軟なデータ管理と視覚的な表示は、情報の比較と分析を大幅に容易にします。そして、長文を書きたいときは、各要素がpageになっているので、そこに書けばいいです。

2. タスク管理

• 各ステージのタスクリストと進捗状況の管理。担当者の割当もできます。
• デッドラインと優先順位の設定。例えばDoneは非表示にする、なども可能です。
  
• カンバンボードによるタスクのstatus管理ができます
  
• セル職人がタイムラインを作る必要はありません。
  
• 上記viewはそれぞれ大元のdatabaseを参照しているので、変更したらそれぞれのviewに反映されます。これを表計算ソフトで実現しようと思うと、巨匠の力が必要ですね。

3. 招待客管理

• ゲストリストの作成と招待状の追跡。

• 返信要求の管理。
  

• ステータスの簡単な変更：
  ステータスは非常に直感的に変更できます。条件付き色付け機能により、異なるステータスを一目で識別できるため、重要な情報がすぐに目立ちます。

• 集計機能：
  最低限の合計（Sum）やカウント（Count）も可能で、例えば「どの招待客がまだ招待状に回答していないか」をフィルターで簡単に見つけることができます。私の経験では、招待客ごとのステータス管理は非常に手間でしたが、Notionのおかげで格段に楽になりました。完了した項目の背景色をグレーにするようなナンセンスな作業も必要ありません。

• チェックボックス機能：
  たとえば「祝儀をもらった人にチェックを入れる」など、具体的なタスクの完了状況を簡単に追跡できます。

• ソートとフィルタリング：
  各行（プロパティ）に対するソートやフィルターは標準で実装されており、情報の整理や検索にストレスがありません。

4. Issues管理

Issues管理は質疑管理の上位概念だと思ってください。式が近づくにつれて増える質問事項や懸念事項を管理します。Notionを利用することで、これらの課題を効率的に管理し、進行状況を一目で把握することが可能になります。

• 課題の追跡と解決策の提案：各質問や懸念事項を追跡し、適切な解決策を文書化します。
• 進行状況の可視化：状況を以下のステップで管理します：
  1. 問い合わせ前
  2. プランナーに投げた
  3. プランナーから回答が帰ってきた
  4. 解決した

この流れにより、「あれどうなった？」や「あれって聞いた？」といった疑問を未然に防ぐことができます。

Notionの強力な機能により、以下の利点を享受できます：

• 各質問や懸念事項はPageとして管理され、それぞれ詳細な文書化が可能です。複雑な情報を簡潔に管理し、巨大セルはもはや不要となります。
• 担当者の割り当てが可能で、各課題に対する担当者を明確にできます。
• 自動採番システムにより、整合性と追跡の容易さを保証します。エンジニアならその重要性はわかりますよね
• 自動日時記録で、作成された日時が各ページに記録されます。「Ctrl+;」での日時入力は必要ありません。

5. 持ち物管理

• 当日必要なアイテムリストと責任者の割り当て。

6.議事録

• 打ち合わせの議事録を残しておき、共有するのにも最適でした

まとめ

• Notionを活用することで、結婚式準備がいかにシンプルかつ効率的になりましたした。