第二章：みんなが同じ方向を向くためのゴール設定術 - 童話でわかるプロジェクトマネジメントを読んで -
はじめに
私の夢はチームで大きな「何か」を成し遂げたいと考えています(「何か」についてはまだはっきりしていません)。
そのために必要な「私の役割」を日々考えていますが、プロジェクトマネージャ(PM)が近いと考え、その足掛かりとして、「プロジェクトマネージャ試験」の勉強を進めています。
試験勉強の中、試験合格やその後の PM 人生に向けて、「PM だったらどう考えるのだろうか」を学ぶため、「PMBOK対応 童話でわかるプロジェクトマネジメント」を通読しています。
今回の記事では、本書で学んだことや私個人の考えなどを中心に PM について記載しようと思っています。
目的
上記「はじめに」でも触れましたが、「「PMBOK対応 童話でわかるプロジェクトマネジメント」で学んだことや私個人の考えなどを中心に PM について」記載します。
対象
- PM は普段どんなことを考えているのか考えたい方
- 私の記事をもとに一緒に考えていただける方
- PM の経験のある方
→ コメントにて、経験などをいただけると嬉しいです！
構成
書籍の構成が「7つの童話をもとに構成」されておりますので、本ブログ含め「7つのブログ記事」で完結する構成にする予定です。
なお、書籍の構成と異なる場合があります。
目次
- 第一章：PJ成功に大切な見積もり
- 第二章：みんなが同じ方向を向くためのゴール設定術 ★本ブログ記事
本書の内容
第二章：ウサギとカメ
SMARTの法則を活用し、目標の曖昧さを排除することで、みんなと同じ目標を持つことが大切です。
第一幕：自分たちで目標を決めると自発的になる
自身で目標を設定することで、自発的な行動を生み出し、目標達成のために自走できます。
行動を起こすための動機は下記2通りがあります。
- 自発的
- 強制的
強制的に行動する場合、「やらされ感が大きくなり、やる気にならない」ですが、自発的に行動する場合、「納得感があり、やる気になります」。
つまり、自身で目標を設定することで自発的な行動を起こすことができ、目標達成のために自走できるようになります。
第二幕：みんながわかるようにゴールを設定する
SMARTの法則を活用することで、目標をわかりやすく表現でき、全員が共通認識を持てます。
SMARTの法則とは、下記5単語の頭文字をとった目標を明確にする法則です。
Specific ：具体的で、わかりやすい
Measurable：計測可能で、数字になっている
Attainable：達成可能で、現実的になっている
Relevant ：プロジェクトでなすべきことや成果に特化している
Timely ：期限が明確になっている
また、上記に加えて、「5W1H(= What(何を), Who(誰が), When(いつ), Where(どこで), Why(なぜ), How(どのように))」を意識することも大切です。
上記を意識して、目標を設定することで、目標が明確となり、全員が共通認識を持つことができます。
第三幕：プロジェクト進行に必要な情報を見極める
仮説と事実は違います。
希望や思い込みを含む仮説と事実は異なることを意識し、「何が事実なのか」を基準に情報を集める必要があります。
また、情報が最新であり、正しい情報なのか、何を知らないのかを整理し、自身が持っている知見が生かせるのかを客観的に評価することも大切です。
優秀な PM は PJ に不確実性が存在することを理解し、完全な計画を立てることができないことも理解しています。
第四幕：やらないことを決めると進む道が見えてくる
やらないことを決めることで、優先することが明確になります。
優先することを明確にするため、やらないことを具体的に決めることが大切です。
ただし、目標達成にどう影響するの科を考えなければいけません。
第五幕：前提と制約条件はプロジェクトに大きく影響する
仮定と制約を明確にし、プロジェクトに影響する要因を明確にします。
仮説はプロジェクトのリスクを内在しています。
例えば、「メンバーが退職しない」を仮説とした場合、「メンバーが退職する」というリスクを内在しています。
一方で、制約は守らなくてはいけないルールのことです。
例えば、予算や期限が制約に該当します。
上記をもとに計画を立てる際には、根拠や妥当性等を確認する必要があります。
第六幕：「いつ終わるの？」の質問にもはっきり答える
締め切りを設定して優先順位を上げます。
締め切り(デッドライン)のない仕事は後回しにしがちなので、「誰が、いつまでに、何を終わらせるか」をはっきりさせることはとても重要です。
どの作業においても締め切りを設定し、意識することで、スケジュールを守れるようになり、作業効率やスピードの向上につながります。
第七幕：誰が、いつ、どのように情報をやり取りするか決める
コミュニケーション不足を解消し、情報共有を効率的に行うことが PJ 目標達成の鍵です。
「PJ の状況がわからない」「他メンバーの作業状況がわからない」等の多くは、コミュニケーション不足が原因です。
コミュニケーションが不足していると、リスクへの対策検討や対応ができなくなります。
つまり、PJ が失敗する可能性があります。
そのため、メンバーと効率的かつ確実にコミュニケーションをとれるように計画し、コミュニケーション方法についても共有することが重要です。
第八幕：「なぜ」と「何」の質問を繰り返し、すべきことを検証する
問題に対して、なぜなぜ分析によって、根本的な原因を導き出せます。
なぜなぜ分析を繰り返すことによって根本的な原因を導き出し、「何がその原因を引き起こしたのか」を質問することで原因の解決策を見出すことができます。
さらに、原因の解決や今後の改善のためには、仕組みやシステムに目を向けます。
また、個人の意識ではなく行動に焦点を当てます。
つまり、「なぜゴール設定を間違えたのか」ではなく、「何がゴール設定を間違えさせたのか」と問う必要があります。
第九幕：まず見るのは「相手」ではなく「ゴール」
目標を達成するための行動は PJ の進め方やシステムに依存します。
現実の PJ では、目標達成のために行動していないことが多くあります。
原因としては、人ではなく、目標設定を含めた PJ の進め方やシステムにあります。
したがって、SMARTの法則や5W1Hを活用し、誰もがわかる目標を設定することが重要です。
個人的な考察
個人的に本章を読んで学んだことは「自主的に明確な目標を立てることの大切さ」です。
誰かに決められた不明確な目標はやる気を失い、目標未達成の可能性が高まります！
自発的な行動を生み出すために、SMARTの法則を用いて明確で共通認識の持てる目標を設定することが大切です。
もし仮に、目標達成のために行動していないような状況があった場合、システムや進め方など仕組みを疑う必要があります。
つまり、「なぜ行動しないのか」ではなく、「何が行動させていないのか」と問いかけるように疑うときの視点を変える必要があります。
したがって、「どのシステム\進め方が目標達成のために行動させていないのか」を明確にし、その原因を解決することで根本解決ができます。
また、プロジェクト成功には、「心理的安全性を確保し、メンバーが自由な発想のもとより良いものを作り上げる仕組み」が必要です。
そのために、メンバー間のコミュニケーションを活発にし、効率的にコミュニケーションをとれるように計画し、コミュニケーション方法についても共有することが重要です。
さいごに
今回の章では、「視点を変える」ことが重要であることを学びました。
確かに、「なぜ」を問い続けていると「なぜ行動しないのか」のように、問題が個人に帰責する考えに着地します。
しかし、「何が」を問うことで「何が行動させないのか」のように、問題が仕組みに帰責する考えに着地します。そして、この考えこそが問題の根本解決を促せます。
意識しないとなかなか「何が」を問うことは難しいですが、意識的に仕組みに疑問を持ち、より良くなるように心掛けます！
次回のブログ記事をお楽しみに！