事前準備は続く

海外出張は気持ち華やかに見えるし聞こえるけど裏で色々と大変。

まずは宿泊施設から（当然

先人たちの過去記事ではチケット購入の次はホテルとフライト。
たしかに。チケットだけあっても現地にいけないと意味なし
立地のよいホテルならば７月予約必須とか記載があるのも理解。
夏休みでも早めに手配しますよね。

でも私の参加が決まったのはすでに８月下旬ですが。
負けないで場所の確認。

▲公式サイトのマップ
https://reinvent.awsevents.com/plan-your-trip/

なんかよく分からないけどオレンジ色の施設がたぶん当たり（偏見
なんか上に集中しているけど一番下に仲間外れチーム発見（表現

予算が人生を左右する

今回の予算は 1人あたり 90万円（自分の所属会社さまに感謝

チケット 30万
ホテル　 30万
フライト 30万

案分してもこんな感じ。
ホテル 6泊するとしても 1日 5万円ですよ。ゴージャスなところに宿泊を期待。

これまでの実績では法人パッケージツアーを利用していたそうですが
今年は心機一転、個人手配（笑
※鉄壁のJTBさま法人ツアーは最安値で62万。予算超過したのは秘密。
https://event.jtbbwt.com/event/AWSreInvent2025JapanTour/summary

正確には会社の提携している代理店さま経由が必須となるものの
これだけの予算があれば、全然ラスベガスでもいけそうな雰囲気。

事前に re:Invent の公式サイトで価格帯を探したところ以下価格帯。
社内規約を見る限り海外出張で宿泊用に上限があるけど
MGM Grand ならギリセーフ♪

▲今もAWSから予約できるホテルたち

なんか３個しか出てこないけど。たぶん推しのホテルたちは売り切れ。

旅行代理店サイト

外資系の強力な代理店サイトでラスベガスの宿泊施設を探す。

宿泊費用 62USD/ 1泊！
さすが。

まるで空飛んでいるみたいな直線経路。本当かｗ
会場まで電車で30分あればいけそう。いや電車までも30分。
む。遠くないか。

会場の中心になる Venetian には 7:00 には並ぶことって言われたけど
まさかの毎日朝 6:00前出発。電車動いているのかとか懸念しかない。

AWSからも予約できるホテルを名前で検索。

おっと。社内規定に収まるはずの MGM Grand も価格倍増。
まさかのAWS特別価格の倍。
いずれも社内規約を突破していること発見・・・。

とはいえ双方価格は誤差なのでゴールドライタンみたいなホテルで。

対策前進

さて。提案金額が顧客予算を超えた場合、みなさんならどうしますか。

・戦略的撤退
・値引き交渉
・代替案検討

今回は折角期待に胸を膨らませているメンバのため、渡航取り下げなし。
※自分だけ自腹で同行も選択肢でしたが、一旦は正攻法で攻める方向で

値引き交渉は法人サイトで過去経緯もあるため双方で利益がでなければ
なかなか難しく。

もう代替案を検討するっきゃない。

・機能削減：メンバに朝一で会場にいってもらうこと考えると遠いのは駄目
・相部屋で予算削減：さすがに学生ではないし駄目
・予算交渉：これだ。

ホテル費用は社内規定も超えてるけど
ホテル用に確保された予算も超えるけど（涙
フライト費用を下げれば全体の予算枠に収まるし。丸く収まるのでは。

ちらりとフライトの格安を探したところ22万9千円。代理店、神。

▲後日二度見して号泣したフライト情報（次回

社内交渉

弊社外資系なので社内承認を得る場合には英作文が必要です（鬼

対面での依頼なら速攻土下座してお願いするのですが、メール。
依頼先の心に響く英作文をするため睡眠できなかったのは秘密。

詳細は割愛しますが、要点まとめると以下の感じ。
・出張概要
・出張目的
・宿泊費の予算超過申請
・補足：予算内での調整

目的が明確であり戦略性をともなうこと
予算意識があり工夫していること
リスクと効果のバランスを考慮すること

今回は 100点を取りにいったメールなので我ながらよい出来ｗ
（若干主観的ですが）

翌朝業務開始前に雲の上から「approve」メールを受信。
会社の自席でちっちゃくガッツポーズしたのは秘密。

とはいえ当日日中に気持ち悪くなり早退。

ホテル予約

あらためて渡航メンバを集めてホテルが確定したことを共有し
みんなに予約する方法を案内。

Aさん「なんでここになったのですか」

なんと。 ~~何かご不満がおありですか~~

パッケージツアーが使えなかったので自分で選択することになったの。
標準だとすごい遠いから。

Aさん「昨年はMGM Grandだったので違うホテルで嬉しいです」
Bさん「以前はThe LINQと聞いたことが」

~~毎年開催地の中心部から離れていく疑惑~~

とはいえ今回はカンファレンスパス購入時とは異なり
無事に予約完了。

したように思えた。その日だけ。

予約翌日

クレジットカード決済に定評のあるDさんから個人チャット受信。

Dさん「山田さん。カードの使用履歴に期限切れで支払い失敗と出ているのですが」

むむむ。１円与信かな。普通なら１円で決済してキャンセルしそうだけど。
期限切れ・・？
ホテル予約時に入力した内容なら大丈夫な気がするけど。たぶん仕様ではないかしら。

Dさん「仕様なら安心です」
Dさん「海外加盟店の支払い失敗が昨日15時11分、15時12分、18時22分、23時49分にきてました」

いや、それは多すぎる。仕様ではない。
予約時に入力した有効期限とか確認できますか。番号は非表示かもしれないけど。

Dさん「あ、入力間違ってました」

まじか。何故カード情報入力するのにチェックしない代理店サイト。そこも不思議。
とりあえず代理店サイトからホテルに問合せしてみてください。

Dさん「旅行代理店からホテルに直接電話するように依頼が届きました」
Dさん「でも夜間のためか、外線が繋がらなかったです」

まさかの丸投げｗ

とりあえずホテルにメールしてみると緊急時はこちらに電話するようにとの自動返信を受領。
この番号は繋がらないかしら。

Dさん「近くにいた英語が話せる人いたのでホテルに電話してもらいました」

さすが外資系。

Dさん「今後の手続き方法があとでメールくるそうです」

よかった。

３日以内に予約しないと取り消しするって代理店サイトに記載があったので
一応自分からも夜中にホテルにメールしておく

ホテルから返信「Dさんのメールアドレスが分からない」

ですよねw
だって電話だったし。一応Dさんのメールアドレスを共有してその日の活動終わり。

予約２日目

Dさん「メールが届いたのですが、画面が固まります」

はぁ？

▲真ん中のまるがぐるぐるするイメージ図（そのまま

くるくるしてるｗ
待て。

Ｄさん「１時間待ってみましたが、このあと動かないです」

絶対おかしい。
別のカード番号とか、シークレットモードとか別ネットワーク、携帯から操作とかも駄目かしら。

Dさん「駄目でした」

▲後日問題になる中華携帯

たしかに携帯で山田カードいれても駄目（再現確認中

▲開発者ツールを使いこなす旅行予約者

ていうか javascript エラー出てるし。
これはシステムの問題だから緊急窓口に電話して相談しましょう。

Dさん「分かりました」

そして電話会議２回戦

こちらは英語堪能な HさんとDさんと私で会議室。
携帯で現地に電話・・。

ホテル「hello」
Hさん「そちらの予約システムで障害が出ているのだが、どうすればいいのか教えてくれ（英語
かっこいい。Hさん。

ホテル「現在営業時間外のため担当が不在で分かりません。営業時間に電話してください
5分で解散ｗ

なんと。
現地とは時差16時間あるので朝 1:00 JST に電話しろというのか。

予約３日目

日本時間は朝 7時。ラスベガスは午後 15時。
自宅で携帯からホテルに一人電話する私。

ホテル「hello
私「Good afternoon, can you hear my voice?
　I'm calling about a reservation payment issue for my coworker.
もはやフィリピンの先生としている英会話状態。この時点で頭空白。

ホテル「その予約番号はカードの支払いに失敗してます
知ってる。

ホテル「担当に回すからちょっと待ってね
しばらく待機。課金される国際電話代金。

ホテル「hello
再度一から説明を開始する罰ゲーム。

ホテル「分かった。再度カード番号を入力するURLを送付するね
違う。
画面が固まって使えないことを一生懸命説明。
その横でメールが再送される速度に驚愕。待ってくれ。これは駄目。

ホテル「うーん。それはWEBサイトの担当に聞かないと分からないな
あなたは誰。
画面が動かないことを画面のキャプチャを取りメールしたことをつたえると

ホテル「どこに送付したの？予約担当ではなくてWEBの窓口、メールアドレスは corporatedistribution・・
そこ！
電話する前、日本時間の 7:34 にそこに送付したよ！

ホテル「分かった。担当に回すね。
~~最初から回してくれ~~
しばらく待機。すでに電話してから30分経過。

ホテル「hello
またか。どこまで話が伝わっているか分からないので再度一から説明。
ちょっと少しこなれてきた。

ホテル「そんなことはないはずだけどな
いや Javascript エラーが出ているし、絶対だめだから。
他のサイトにも同じような投稿が掲載されていたよ

ホテル「分かった。ITチームにエスカレーションするからお待ちください
あれ。ITチームじゃなかったの・・。
このまま切ると連絡がなさそうなので一応念のため聞く

このあとは私たちは何をすればいいの？

ホテル「大丈夫。こっちから連絡するから。安心して。じゃあね。
ぷち。

切られた。そのあと連絡がないまま週末に。
代理店から指摘された３日経過したら予約取り消しの話が保護にならないよう
一応メールで関係各所に状況は共有しておく

予約５日目

ついに土曜日の夜にホテルからメール受信！

ホテル「請求書の住所の問題でエラーになる問題をITチームが対応中で迷惑をかけました。
　代替案で添付の用紙に記入して送付してください
ありがとう。ITチーム。私の英語が伝わっていたのか。涙。
きっとメールの証跡が大切。
月曜日は祝日、Dさんが対応するのは火曜日になりそうなことをメールで返信だけしておく。
※でも用紙にカード情報記入して送付なんだ・・w

予約８日目

Dさん「ありがとうございます。メールに添付されていた用紙に記入して返信しました！
よし。これで完了だ。果報は寝て待ちましょう

予約９日目

Dさん「途中経過ですが、ホテルから引き落としができなかった連絡ありました
またか・・。Dさん一体何を・・。

Dさん「カード会社に問合せして２日だけセキュリティロックを解除してもらいました

一応承知。

予約10日目

Dさん「ホテルから連絡がありません
なるほど。
セキュリティロックは週末になっても対応できるように更に伸ばしておいてください

Dさん「承知しました！

予約11日目

朝 7時。メール届いていない。まじか。電話するか一瞬悩んだものの
営業時間帯と業務時間外で受信したメールで反応する人が違う可能性があるので
無心でメールを送信したところ 5分後に手続き成功しましたメール受信。

蕎麦屋（今出ましたと言ってなかなか出発しない様子（この説明は必要か謎。

ホテル予約に2週間かかる貴重な経験をゲット。

後日談

あらためて他のホテル選択肢がないのか調べていたら、まさかのLuxor発見。
Mandalay Bayの道路をはさんで向こう側。

外見最強。来年はここに、笑

振り返り

海外出張、ホテル予約するときに気を付けるべき事項。

・クレジットカード情報は慎重に入力する。
→　いつまでもあると思うな入力チェック

・海外ホテルのサポートは時差と時間が重要。
→　現地に連絡するときは営業時間大切（電話もメールも）

・電話したらメールでも記録を残すこと
→　電話で伝え損ねたり、伝わってないけどOKという人いるし
→　今回は画面のスクショをメールしたのが一番よかった模様

・社内規定と予算のバランスを見極める
→　予算枠に収まる範囲で最高の人生経験をメンバに提供。

いつでも心に太陽を。あきらめなければ夢は叶います。