結論：この記事の対象は「複数の資料整理をCodexで試したい人」です
特に、次の人を対象にしています。
- ChatGPTは使うが、Codexで複数ファイルを扱ったことがない
- 会議メモ、企画メモ、タスク表を一つずつ読み返している
- 要約だけでなく、情報の食い違いや未決事項も見つけたい
- AIの出力を確認する基準がほしい
一方、機密資料をそのまま投入したい人や、出力を確認せず正式資料に使いたい人は対象外です。
会議メモ、企画メモ、告知文、タスク表。内容は関連しているのに、ファイルが分かれると「どれが新しい情報か」「何がまだ決まっていないか」を追うだけで手間がかかります。
この記事では、架空の社内セミナー資料を使い、Codexに複数ファイルをまとめて読ませて、次の項目を整理します。
- 複数資料で一致している情報
- 重複している情報
- 文書間の食い違い
- 未決事項
- 次の行動
この記事だけで試せる再現用デモです。実在の会社や業務データは使っていません。また、この検証結果をそのまま実業務での精度や時間短縮として扱うものではありません。
図のとおり、Codexの役割は資料を一つの形へ整理するところまでです。食い違いを解決し、業務で使う判断は人が担当します。
検証環境と前提
- 検証日：2026年10月3日
- 対象：Markdown形式の説明ファイル1件と業務風サンプル5件
- 内容：架空の社内ミニセミナー
- 正解として確認する項目：食い違い4件、未決事項3件
- 所要時間：未計測
Codexのローカルプロジェクトでは、接続したフォルダ内のファイルを作業対象として扱えます。詳しい現在の仕様は、OpenAI公式の「Projects and chats」を確認してください。利用できるフォルダや操作範囲は、環境と権限によって異なります。
Qiitaのガイドラインでは、環境や前提条件、参考元を説明することが推奨されています。そのため、成功例だけではなく、判定条件と結果の限界も残します。
サンプルファイルの構成
検証用フォルダには次のファイルを置きました。
01_整理前資料/
├─ 00_サンプル説明.md
├─ 01_企画メモ.md
├─ 02_打合せメモ.md
├─ 03_告知文下書き.md
├─ 04_タスク一覧.md
└─ 05_最終確認メモ.md
ファイルには、意図的に古い情報と新しい情報を混ぜています。たとえば、企画メモと告知文では開催日時が「11月20日 15:00～16:00」、打合せメモと最終確認メモでは「11月21日 16:00～17:00」です。
ここで重要なのは、Codexに正しそうな日付を選ばせることではありません。食い違いを見つけ、根拠ファイルを示し、人が判断できる状態にすることです。
先に完成条件を決める
依頼する前に、期待する結果を人が決めました。
- 食い違い4件をすべて検出する
- 未決事項3件をすべて検出する
- 各項目に根拠ファイルを付ける
- 資料にない担当者や期限を追加しない
- 食い違いを勝手に解消しない
この完成条件がないと、読みやすい文章が返ってきても「整理できたか」を判定できません。
使用したプロンプト
「01_整理前資料」にあるMarkdownファイルをすべて読み、
資料整理結果を作成してください。
次の見出しを、この順番で使ってください。
1. 全体像
2. 複数資料で一致している情報
3. 重複している情報
4. 文書間の食い違い
5. 未決事項
6. 次の行動
条件：
- 各項目に根拠となるファイル名を付ける
- 資料に書かれていない内容を補わない
- 食い違いがある場合は、どちらかを勝手に正しいと決めない
- 「決定」「仮」「未決」を区別する
- 次の行動には、資料に記載された期限と担当だけを使う
- 個人名や会社名を新しく作らない
- 元のファイルは変更しない
- 結果をMarkdownでまとめる
プロンプトの中心は、きれいな文章を書かせることではなく、判断の境界を指定することです。
出力結果
食い違いとして、次の4件が抽出されました。
| 項目 | 古い記載 | 別の記載 |
|---|---|---|
| タイトル | すぐ使える資料整理術 | 迷わない業務資料の整え方 |
| 開催日時 | 11月20日 15:00～16:00 | 11月21日 16:00～17:00 |
| 開催形式 | 会議室とオンラインの併用 | オンラインのみ |
| 定員 | 30名 | 40名 |
未決事項として、次の3件が抽出されました。
- 関連会社のメンバーを参加対象に含めるか
- 終了後アンケートの担当者と期限
- 配布資料の保管先
さらに、各項目には根拠となるファイル名が付きました。
期待結果との照合
| 判定項目 | 期待 | 結果 | 判定 |
|---|---|---|---|
| 食い違いの検出 | 4件 | 4件 | 合格 |
| 未決事項の検出 | 3件 | 3件 | 合格 |
| 根拠ファイルの表示 | 必須 | 表示あり | 合格 |
| 資料にない期限の追加 | 0件 | 0件 | 合格 |
| 資料にない担当者の追加 | 0件 | 0件 | 合格 |
今回の条件では、設定した判定項目を満たしました。ただし、サンプルが小さく、Markdownだけを対象にした一度の検証です。別の文書量、形式、内容でも同じ結果になるとは限りません。
使って分かった確認ポイント
最も注意が必要だったのは「次の行動」です。
告知文を更新する必要は資料から分かりますが、更新担当者は確定していません。ここで担当者を自然に補ってしまうと、読みやすくても事実とは異なる一覧になります。
そのため、出力では担当を「未指定」と残しました。AIによる資料整理では、文章の自然さよりも「資料にない情報を足していないか」を確認する必要があります。
実務で試す前の注意
最初から社内資料や顧客情報を使わず、公開可能な少量のサンプルで試してください。勤務先の規程や利用ルールがある場合は、それを優先します。
また、出力は元資料の代わりではありません。少なくとも次の点は人が確認します。
- 数字、日時、担当者
- 「決定」と「案」の区別
- 食い違いの見落とし
- 資料にない推測
- 根拠ファイルとの対応
まとめ
複数ファイルを整理するときは、単に「要約して」と頼むより、出力項目と禁止事項を先に決める方が結果を確認しやすくなります。
今回の最小構成は次の3点です。
- 期待する項目を先に決める
- 各項目に根拠ファイルを付けさせる
- 食い違いをAIに解決させず、人の判断として残す
この記事はこのまま再現できる最小デモに絞りました。一般の会社員向けに「どんな資料なら試しやすいか」を整理した無料記事は、以下に記載。
- note無料記事：資料整理をCodexに任せる前に決めたい5つのこと
- 手順・テンプレート・サンプル一式を含むnote有料記事：Codexで散らかった業務資料を整理する：要点・重複・未決事項をまとめる実践手順
参考資料
制作上の開示
この記事、検証用サンプル、初稿の作成にはCodexを使用しています。検証条件、期待項目、出力との照合結果は記事内に記載した範囲で確認しています。