Asanaの無料プランの簡単な使い方と使ってよかったところ、知っておくと便利なことを新しく使用する方に向けてまとめます。

Asanaって?

Facebookの共同創業者が作ったプロジェクト管理ツールです。
シンプルできれいなUIで、直感的に操作でき、快適に少ない労力で仕事の効率化が図れます。
動作が軽く、ショートカットも充実しているので、操作感の気持ち良さ、無料で結構なところまで使えるのもすごいところです。

基本的な使い方

タスクを登録
優先度ごとに整理
タスクが終わったら完了をマーク

というのが基本的な使い方です。
タスクには、いつまでにやるかの日程と担当者を設定でき、簡単にタスクを書き出して見える化して管理できます。

操作も軽快で▼ショートカットを使うとこんな感じでさくさく使えます

（操作：3つのタスクを登録、task01は「Today」に、task02は「Upcoming」に、task03は「Later」に振り分け、task01を完了に）

タスク作成時、タスク名入力後Enterで入力の決定と次のタスク作成が一緒に行われるので、改行で区切りながら文字入力していくだけでタスクが作れるのが地味に心地いいです。

Asanaを使うと何がいいのか

簡単にタスクを確認できる（自分のも、他の人のも）
- タスクを作ったら、先のタスクは忘れて今やるタスクに集中できる
  - “忘れないようにしている”ということにも労力がかかっているので思いの外、楽…！
- 社内で誰がなにをしているかが互いに把握できるようになる
- 新しい案件を受けたらデカめの案件を忘れていて手が回らなくなるというありがちのパターンを防げる
タスクに関わる情報が確認しやすくなる
- チャットツールでは少し経つと投稿が流れていってしまい、後から情報を探す時に大変になるが、タスクごとに分けて扱えるので、関連する情報を見つけやすい
- 手助けを頼む時に説明が簡単になる（説明する余裕がなくて断念…しなくていい）

使い方のポイント

優先度

優先度に応じて整理することで、複数案件を同時進行していると複雑になりがちなタスクも、今するべきことの判断がしやすくなり、進めやすくなります。

優先度の基準には次の3種類が用意されています。
Today：今日行うこと（Tab + Y）
Upcoming：すぐでなくていいけど近いうちにやる必要のあること（Tab + U）
Later：すぐ行う必要のないこと・そのうちやること（Tab + L）

プロジェクト

複数のタスクからなる作業をまとめられる入れ物のようなものがプロジェクトで、管理と共有に便利です。
実際の業務では「〇〇パッケージデザイン」「〇〇社ウェブサイト制作」など一定の作業のまとまりで作るとわかりやすいです。

アサイン

そのタスクの担当者を指定することをアサインといいます。
アサインされたタスクはそのユーザのMy Tasksに表示されるので、複数のプロジェクトに担当タスクが点在していても、自分のMy Tasksを見れば全てのタスクが確認できます。

知っておくとちょっと便利なこと

ショートカット

⌘ + / でショートカットの一覧が表示されるので何かと押しましょう（閉じるのはesc）

日本語にする

英語表記が苦手な方は日本語に設定変更しましょう。
「My Profile Settings...」 > 「Display」 > 「Language」（日本語を選択） > 「Reload to apply changes」
（ただ、タスクの優先度の表記が、Today=今日、Upcoming=近日、Later=後日となり、ちょっとテンションが下がってしまうので個人的には英語表記がおすすめです）

他の人のタスクを確認する

Teamのメンバーを選択、もしくは検索窓にメールアドレスや名前を入力して検索・選択でその人のMy Tasksを確認できます。
ユーザ名右にある星を選択して、「Add to Favorites」すると、左のメニュー「Favorites」から選択できるようになり、確認しやすくなります。

組織内の全てのタスクを確認する（無料で使用の場合）

Favorite > ( Show more > ) All Items
完了したタスクも含めて表示されるのでちょっと不便。
（終わったプロジェクトは削除するルールで運用するならありかも。）

デスクトップ通知

My Profile Settings > Hacks > Browser Notificationsをオンに
(因みにに犬派でなければ気分転換用に一緒に出てるTab+Bをonに ※僕はoff)

お祝いの表示

タスクを完了するとお祝いが表示されるようになります。どうでもいいけどちょっと楽しい。
My Profile Settings > Display > Show occasional celebrations upon task completionにチェック

Asanaを使おう！