はじめに

最近、スライド作成はほとんど生成AIを使うようになりました。
構成案を壁打ちして、内容をレビューして、それを元にスライドまで作ってもらう。
以前なら何時間もかかっていた作業が、かなり短時間で形になるようになりました。

それでも、なぜか最後の修正には毎回時間がかかっていました。
スライド生成後に「なんか分かりにくい」と感じ、結局構成から修正することが何度もありました。

最初は「構成の作り方が悪い」と思っていましたが、
何度も同じことを繰り返すうちに、原因は別のところにあることに気づきました。

この記事では、その気づきと、そこから変えた生成AIとの壁打ち方法について書きます。
同じ悩みを感じている方の参考になれば幸いです。

忙しい人向け：先に結論

「どういう構成にするか」から考え始めない。

その前に、

「この資料を見た相手に、最後どうなってほしいのか」

を考える。

具体的には、先に以下を整理する。

誰に説明するのか
説明後に相手に何を判断してほしいのか
相手は途中でどんな疑問を持つのか

ここまで整理してから、初めて構成を作る。

実際に起きたこと：スライドを作った後に構成を直していた

生成AIを使う前は、資料作成というと、
「何を書けばいいか考える」
ところから始めていました。

生成AIを使うようになってからは、その部分をかなり任せられるようになりました。

私の場合は、以下の流れで作っています。

生成AIと壁打ちして構成を作る
MarkdownやWordに出力して内容を確認する
修正した構成をもとにスライドを生成する

この方法に変えてから、資料作成のスピードは明らかに上がりました。
白紙のPowerPointを開いて悩む時間は減りました。
ただ、問題はその後でした。

スライドを確認すると、違和感が出ることがあります。
例えば、

「この説明は先にした方が分かりやすい」
「この情報がないと、相手は判断できない」
「技術的には正しいけど、このページの意味が伝わらない」

と感じます。

そして、結局、

ページの順番を変える
説明を追加する
構成を見直す

という作業をしています。

せっかくAIで早く作れるようになったのに、最後の調整で時間を使っていました。

原因は「構成」ではなく、その前にあった

最初は、単純に「作った構成の質が低いんだろう」と考えていました。
そのため、AIへの依頼文を変えたり、条件を細かく追加したりしました。
しかし、なかなか改善しません。
それが、ある資料作成をきっかけに、原因に気づきました。

それは、私はいきなり「構成」を作ろうとしていた、ということです。

作成していたのは、あるシステム導入方針を説明する資料でした。
説明相手は技術者ではなく、管理職です。
最初に考えた構成は、以下のようなものでした。

最初の構成

現状の課題
検証環境のシステム構成
本番環境のシステム構成
セキュリティ対策
運用方法
まとめ

これを見た時点では、特に問題を感じませんでした。
必要な情報は入っています。
技術説明としても自然です。

しかし、実際に「この資料を使って相手に説明する」と考えた瞬間、違和感が出ました。

相手が知りたいことは、おそらく違います。

なぜ、この仕組みが必要なのか
何ができるようになるのか
なぜこの構成を選んだのか
リスクは何か
自分たちは何を判断すればよいのか

まず知りたいのは、技術構成ではなく「判断するための情報」でした。

「説明したいこと」と「相手が知りたいこと」は違った

そこで構成を変更しました。

変更後の構成

導入するものの役割と全体像
構成検討における判断ポイント
検証環境
本番化に向けた検討フロー
本番環境
セキュリティやデータ管理
利用イメージ
今後の進め方

技術的な内容を大きく変えたわけではありません。
変えたのは、情報の並び順です。

最初の構成は、「自分たちが説明したい順番」でした。
変更後は、「相手が理解して判断する順番」になりました。

ここで初めて、
「構成が悪かった」のではなく、
「構成を作る前に、資料の目的を定義していなかった」
ことに気づきました。

足りなかったのは、聞き手シミュレーションだった

振り返ると、私はずっと資料作成者の視点で考えていました。

「この技術を説明したい」
「この情報は必要だから入れたい」
「構成としてきれいに整理したい」

という視点です。

もちろん、これも必要です。
でも、説明相手から見ると重要なのは違います。

「この資料を見たあと、自分は何を判断できればいいのか」

です。

私は、聞き手の視点になるタイミングが遅すぎました。
スライドを作った後に、「相手だったらどう感じるか」を考えていました。

本当は、構成を作る前に考えるべきでした。

壁打ちの始め方を変えた

今は、いきなりAIに、

〇〇について説明する資料を作りたい。対象は課長クラス。構成を考えてください。

とは依頼しません。

まず、資料のゴールを決めます。

例えば、

この資料を見た相手が、

- 導入目的を理解できる
- リスクを把握できる
- 次のアクションを判断できる

状態にしたい

というようにします。

その上で、AIには構成ではなく、まず相手の疑問を出してもらいます。
例えば、こう依頼します。

この聞き手が説明中に抱く疑問を、
理解する流れに沿って整理してください。

すると、

そもそも何をするのか
なぜ必要なのか
なぜこの方法なのか
リスクは何か
業務にどう役立つのか
次に何を決めるのか

というように、相手が理解する流れが見えてきます。

その流れをもとに構成を作ります。

この変更で変わったこと

作成時間が半分になった、というような劇的な変化ではありません。
ただ、後戻りが減りました。

以前は、

構成作成
↓
スライド生成
↓
違和感に気づく
↓
構成修正

でした。

今は、

資料の目的確認
↓
聞き手の疑問整理
↓
構成作成
↓
スライド生成

という順番です。

前に少し考える時間を取ることで、後から大きく戻ることが減りました。

まとめ

生成AIを使うことで、スライド作成そのものは間違いなく速くなりました。
ただ、AIにうまく作ってもらうことだけを考えていると、最後のところで詰まります。
私の場合、問題だったのはプロンプトでもAIの能力でもありませんでした。

構成を作る前に、
「この資料を見た相手に、どうなってほしいのか」
を考えていなかったことでした。

今では、資料作成の壁打ちを始める前に、まず聞き手の立場で考えるようにしています。

生成AIで資料作成をしていて、最後の修正に時間がかかっている方は、一度「構成の前」に目を向けてみると、改善のヒントになるかもしれません。