『ファイル、来てる？』 『まだ～』
実績作成のための投稿ファイルを待ちわびてしまっていたので、PADで『ファイル投稿通知Bot』を作成。
私の業務は、「需要集約のスケジュール調整、契約システム管理」ですが、
まずは「需要集約」とは何かのおさらいです。
「需要集約とは」
"複数のグループ企業の“ほしいもの・ほしい数量”をまとめて、ムダなく生産、仕入れるしくみです。
- 複数拠点・品目の需要を統合
全国の店舗から発注データを集めて、本部で一括して仕入れや生産計画を立てる - 供給計画への引き渡し
集約された需要をもとに、どれだけ作るか・どこに配送するかを決定 - コスト削減と効率化
輸送コストや在庫管理の最適化が可能になり、無駄を減らせる
定期的に商品の売上実績データファイルをみて、会議資料を作成しているが、
「共有フォルダにファイルが投稿されたら教えてほしい」
この一言、現場で何度聞いたかわかりません。
業務で使うファイルが定期的に共有フォルダにアップされる
──それ自体はありがたいことですが、問題は「いつ投稿されたかがわからない」こと。
結局、毎日フォルダを開いて確認するしかなく、気づかずに放置されてしまうことも。
そんな“ちょっとした不便”を解消するために、Power Automate Desktop
（以下PAD）で
「ファイル投稿通知Bot」 を作成しました。
↓↓↓ もともとここでの業務改善プロジェクトからBot作成が始まった ↓↓↓
🧠 背景：現場の“気づき”を拾う
業務改善のきっかけは、いつも現場の「つぶやき」から始まります。
「あのファイル、もう来てるかな…」
「昨日のうちに投稿されてたのに、誰も気づいてなかった」
「通知があれば、もっと早く対応できたのに」
こうした声は、単なる愚痴ではなく、改善のヒントです。
属人的な確認作業を減らし、誰もが同じタイミングで情報を受け取れるようにする
──それが今回のPADの目的です。
🛠 仕組みの概要
このPADは、指定された共有フォルダを定期的に監視し、
新しいファイルが投稿されたら自動でメール通知を送る仕組みです。
主な機能：
指定フォルダ内のファイル一覧を取得
前回取得時と比較して、新しいファイルがあるか判定
新規ファイルがあれば、関係者にメール通知（ファイル名・投稿日時付き）
使用技術：
- Power Automate Desktop（ファイル監視・メール送信）
- Excel（ファイル一覧の記録・差分判定）
- Outlook（通知メール送信）
🔍 実装のポイント
① ファイル一覧の取得と記録
PADで共有フォルダ内のファイル名と更新日時を取得し、Excelに記録します。
これにより、前回実行時との比較が可能になります。
② 差分判定ロジック
Excelに記録された前回の一覧と、今回取得した一覧を比較し、新規ファイルを抽出。
ファイル名だけでなく、更新日時もチェックすることで、上書き投稿にも対応できます。
③ メール通知の工夫
通知メールには以下の情報を含めています：
新規ファイル名
投稿日時
ファイルパス（クリックで開けるように）
これにより、受信者はすぐにファイルを確認・対応できます。
とっても簡単なPADだけど、自分だけでなくグループメンバーに水平展開できるものになりそうだ。
2人のメンバーからの感想＆今後の水平展開のアイデア
これが実際に運用できたら助かるかも。
また、今後作ってみたいものとすれば ↓ ↓ ↓
- 所定のフォルダにファイルが投稿されたらメールがくる or アラートが出る
- 所定のフォルダに投稿されたファイルが一定期間を超えてもまだあったらメールがくる or アラートが出る
- 作業手順書などの共有ファイルが更新されたらメールがくる or アラートが出る
- 所定のフォルダにファイルを投稿したらあらかじめ登録しておいた相手にメールを送信する
→需要集約結果（集計表）や注文書の投稿の報告などに利用できるかと・・・
おわりに ：業務改善は「優しさの仕組み化」
このPADは、技術的にはシンプルです。
けれど、現場の「ちょっとした困りごと」に寄り添い、
それを仕組みに変えることで、業務の質が大きく変わります。
業務改善とは、誰かの「面倒くさい」を拾い上げ、「誰もが助かる仕組み」に変えること。
それは、現場への優しさであり、DXの本質だと思っています。
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