Excelの学習は、ある程度使えるようになると学習をやめてしまいますよね。とりあえず、日常の業務で使えてるけど、これでいいのかと考えたことはありませんか。私が日頃つらつらと考えてることを綴ってみます。
エクセル・スキル
エクセル利用者のレベルは、以下のように示されることが多いようです。
- 初心者：基本的な操作を学習します。よく使う機能や、関数の名称と場所。そして、その使い所です。
- 中級者：実務で使う関数を詳しく学びます。また、表作成やピボットテーブルについて学習します。
- 上級者：マクロとVBAについて学習します。操作を自動化し、効率的に業務を進める事ができます。
しかし、VBAができれば上級者。上級者はVBAを覚えなければいけないという考えに同意しかねています。
そこのところを考えるのには、まずエクセルで何をしたいのかというところから考えなければならないと思います。
エクセルで何をしたいのか
1. 文書作成
設計書や仕様書、または請求書のような簡単な数値の入った表を作成して印刷したいという目的で使う場合があります。
この場合、好きな位置に好きな大きさで文字や数字を入力し、罫線を引けさえすればいいので、基本的な操作と簡単な関数を覚えて、印刷レイアウトの設定の仕方を学ぶ初心者レベルで完了です。特にその先を考える必要はありません。
2. グラフの作成
折れ線グラフやヒストグラムのような、単純なグラフが手っ取り早くできればいいという場合は、グラフ作成の方法を学べばよいでしょう。
3. 数値計算や分類
ほとんどのエクセル業務はここまでの段階にいます。
関数が複雑に入り組んだ数式を使用したり、VLOOKUPやXLOOKUPを多用するため、中級者レベルの知識が必要です。
4. 統計
統計処理をしたい場合は、中級者レベルの知識に加えて、統計についての知識が必要になります。統計についての基本的な勉強と合わせて、それをエクセルでどう扱うかを学んでいきます。
5. 分析
業務で分析を行う場合には、誰に、どのように見せるかが重要です。また、データを更新するサイクルや、どのようなデータを、どういう経路で取得するかを考えなければなりません。加えて、必要な形式への変換する方法も大切です。
つまり、ビジュアルの設計だけでなく、データフローとデータモデルの理解が必要になります。
このレベルになると、エクセルではなく、Power BIを使うことになります。
進むべき道
恐らく、多くの人は1~3の間に留まっています。それ以上に進む気はないかもしれません。あるいは、VBAを使用して無駄な作業を省略しようとしているかもしれません。VLOOKUPじゃなくて、INDEXとMATCHだとか言ってる時点で、既に選択が間違ってると思うんですよ。
実は業務のやり方自体に無駄があるのかもしれませんよ。あるいは、データの扱い方が間違っているかもしれませんね。より無駄のないやり方、素直なデータ処理を意識すると、複雑な作業がスッキリ簡単になります。
進むべき道がわからない場合、そのような考え方について質問できる、信頼できる人を見つけることが大切です。どこか自分にあったコミュニティに参加して、質問してみるのも良いと思います。