はじめに
こんにちは！ONESのふえです。今日は、新しく入ったメンバーの立ち上がりを早くする使い方を紹介します。
チームに人が増えるのは嬉しいことなんですが、その人が戦力になるまでの数週間は、地味にみんなの時間を食います。新メンバーは「この機能、今どういう状態なんだろう」を知りたいだけなのに、その答えがきれいにまとまった一枚の資料はどこにもない。仕様書はナレッジベースのあちこちに散らばっていて、しかも一部は古い。決まった経緯や、途中で変わった仕様は、課題のコメント欄に埋もれています。
結局その人は、Slackで「これって今どうなってます?」と聞いて回ることになります。聞かれた側も、記憶をたどって断片的に答える。何度か往復して、ようやくぼんやり全体像が見えてくる。この立ち上がりのもたつき、心当たりのある方は多いんじゃないでしょうか。
やっかいなのは、情報が「ない」わけじゃないことなんですよね。仕様書もあるし、課題の履歴も残っている。ただ、それが複数の場所にバラバラに散っていて、一人の頭の中で組み立て直さないと「現状」にならない。この組み立て作業を、新メンバー本人ではなくAIにやってもらえないか。社内で試している方法を共有します。この記事で使うのは、ONES.comの次の3つです。
- ONES Wiki：仕様書や設計書などのドキュメントを書いて貯めておける、ナレッジベース管理のツールです。
- ONES Project：課題やバグを登録して、対応状況やワークフローを管理するプロジェクト管理のツールです。
- ONES Assistant：ONESの画面に組み込まれたAIアシスタントです。ONES WikiとONES Projectの両方を横断して、関連する情報を意味の近さで探し出してくれます。
💡 「この機能の現状を、まとめて教えて」とAIに頼む
やることは、いたってシンプルです。知りたい機能やモジュールの名前を添えて、ONES Assistantに「この機能の現在の状態を、仕様と課題の両方から整理して教えて」と頼むだけなんです。
するとONES Assistantが、その機能に関係するONES Wikiの仕様書と、ONES Projectの課題の両方を横断で拾ってきて、ひとつの現状サマリーにまとめてくれます。「仕様書ではこう設計されている」「その後、この課題で仕様が変わった」「今この部分はまだ対応中」といった流れを、根拠になったページや課題のリンクつきで返してくれるんですよね。
ここがONES Assistantの効くところで、ドキュメントと課題を別々に開いて見比べなくていいんです。1回の会話で両方をまたいで探してくれるので、新メンバーが「仕様書はどこ」「この経緯はどの課題」と画面を行き来する往復が、まるごと消えます。しかもキーワードの完全一致ではなく意味の近さで拾うので、仕様書と課題で言葉づかいが違っていても、ちゃんと関連づけてくれます。
返ってきたサマリーは、そのままONES Wikiの新しいページに「◯◯機能・現状まとめ」として貼っておくのもおすすめです。次に入ってくる人が、同じ質問をせずに済むようになります。
📋 そのままコピペで使える依頼テンプレート
漠然と「この機能について教えて」と聞くと、一般論や薄い説明が返ってきがちです。次のように観点を渡すと、新メンバーがそのまま読んで動けるサマリーになります。
「◯◯機能」の現状を、新しく参加したメンバー向けに整理してください。
・関連するONES Wikiの仕様書と、ONES Projectの課題の両方を参照してください。
・出してほしい内容：
1. この機能が何をするものか（1〜2行の要約）
2. 当初の設計から変わった点と、その決定がされた課題
3. いま対応中・未完了の課題
4. まだ判明していない・書かれていない点
各項目には、根拠になったページや課題のリンクを添えてください。
情報が見当たらない項目は「記載なし」と正直に書いてください。
「記載なし」を書いてもらう指示が、地味に大事です。AIが知らないことを埋めてしまうのを防げます。
⏱ 2週間かかっていた立ち上がりが、数日に
これまでは、新メンバーが一人で全体像をつかむのに、聞いて回る時間も含めて2週間くらいかかっていました。今は初日にこのサマリーを渡せるので、細かい質問は残るものの、大枠は数日でつかめるようになっています。
聞かれる側の負担が減ったのも大きいです。「あれ今どうなってたっけ」と記憶を掘り返して答える回数が、体感で半分以下になりました。答える人の集中が途切れにくくなった、というのは思わぬ副産物でした。
⚠️ 気をつけているところ
万能ではありません。ONES Assistantが拾えるのは、あくまでONES Wikiや課題に書き残されている情報だけです。口頭で決めてどこにも書いていない経緯や、誰かの頭の中にしかない暗黙知は、当然サマリーには出てきません。ここは人に聞くしかない部分として残ります。
もうひとつ、参照できる範囲はその人の権限内に限られます。閲覧権限のない課題やページはサマリーにも含まれないので、「全部載っている」と鵜呑みにせず、抜けている前提で読むほうが安全です。裏を返すと、この方法をうまく回すには「決めたことはちゃんと課題やページに書き残す」という当たり前を、チームで少し意識するようになります。それ自体が、悪くない副作用だと思っています。
おわりに
新メンバーの立ち上がりが遅いのは、その人の飲み込みが悪いからではなく、現状が一箇所にまとまっていないからなんですよね。散らばった情報を一人で組み立てる作業を、AIに肩代わりしてもらう。それだけで、最初の数週間の景色はけっこう変わります。
次に誰かがチームに入ってくるとき、あなたなら何を最初に渡してあげたいですか。もし「まとまった現状の一枚」を渡せたら、と思った方は、ONES.com から手触りを試してみてください。自社のドキュメントや課題で試したい場合は、support@ones.com までお問い合わせいただければ個別にご案内します。