週報を書くのが、正直しんどいです。
書くこと自体はそんなに難しくありません。今週終わった課題を数えて、進行中のタスクを確認して、会議で決まったことを思い出しながら文章にする。それだけなんですけど、その材料がONES ProjectとONES Wikiに分かれて置いてあるので、両方を見に行かないと書けないんですよね。
課題の状況はONES Project、会議の決定事項はONES Wikiのメモ。この2つを行ったり来たりしているだけで、週報を書く時間の半分くらいは溶けている気がします。
💡 材料、自分で集めなくてよかった
最近気づいたんですが、この「材料を自分でかき集める」という作業、実は自分でやらなくてもよかったんです。ONES Assistantは、ONES ProjectとONES Wikiのどちらのデータも同じ会話の中で扱えます。課題の進捗を聞くのと同時に、ONES Wikiの会議メモも読ませて、そのまま文章にまとめてもらえるんです。
やり方はいたって簡単です。ONES Assistantを開いて、こう伝えるだけです。
今週のスプリントの課題データと、ONES Wikiのスペース[📄 会議記録]にある今週分のメモをもとに、週報を作成してください
すると、ONES Projectの進捗とONES Wikiの会議メモを両方読み取って、1本の文章にまとめて返してくれます。画面を切り替えて別々に確認する手間はいりません。
出来上がった内容はそのまま確認できる形で表示されるので、実際の状況と違うところがあれば「〇〇の記述を直して」と伝えるだけでOKです。一から書き直す必要もありません。
内容に問題がなければ、続けてこう伝えます。
この内容でONES Wikiのスペース[📄 週次報告]に保存してください
これで終わりです。課題を確認して、メモを探して、文章にまとめて、保存する。この一連の流れが、全部1つの会話の中で完結します。
⏱ 数字にすると、50分くらい浮いてます
以前は、ONES Projectで課題を確認して、ONES Wikiで会議メモを探して、見比べながら文章にするのに、毎週1時間近くかかっていました。今はONES Assistantに一度頼んでから確認・保存までを含めても10分くらいです。画面を行き来する時間そのものがなくなったのが、思っていた以上に効いています。
⚠️ ここだけ気をつけてます
ONES Assistantが見られるのは、自分の権限範囲内のプロジェクトとスペースだけです。参照したいONES Wikiのスペースが権限の外だと、その部分は反映されません。あと、あくまで下書きなので、社外に共有する週報は保存する前に一度自分の目で確認するようにしています。
✍️ おわりに
週報の材料を探し回る時間がなくなって、ONES ProjectとONES Wikiを別々に見なくても済むようになりました。書く前の「行ったり来たり」がなくなるだけで、こんなに気が楽になるとは思っていませんでした。
複数の画面を行き来しながら報告書を書いている方は、ONES.com を覗いてみてください。