概要

ちょっとした短期の作業を複数人でやる。標準のプロジェクト管理ツールを使うほどじゃないが、タスクの見える化と分担はしたい。それくらいのニーズをMicrosoft 365のPlannerで満たすための最低限の使い方を紹介します。Plannerを本格的に使う場合にできる事はもっと多いと思いますが、そういう解説は他に任せて、ここでは「取り急ぎ使いたいが、使い物になるか？」くらいの観点に絞ります。

最初に結論まとめ

手間の掛かる手順無しで、「タスクをカードにしてカンバンボードみたいなものに配置し、各担当へ共有したりメール通知する」程度の使い方ができました。

注意点として、プランを作ると自動でチーム（MS365グループ）が作られてしまいます。ルール上で申請が必要などの理由からそういう手間を避けたい場合は、既存のグループにプランを追加するという作り方がお勧めです。

説明

ちょっとしたごく短期のプロジェクトを複数人でやるので、タスクの分担をわかりやすく管理したい。もちろんredmineのような正式なプロジェクト管理ツールはあるが、そこに新規プロジェクトを作るような面倒なものでは無く、今すぐパッと使いたい。こんな要求はよく有ると思いますし、解決できるツールもいくつもあると思います。

しかし、そこにこんな条件が付く会社も多いと思います。「新規のSaaSを使うのは原則NG。Microsoft 365の契約で使える範囲なら良い」。そうなってしまう理由も分かりますが、ちょっと厄介ですね。そういうツールはあるでしょうか？

MS365にも、Microsoft PlannerというWebアプリがあります。大雑把に言うと、カンバンボードのような物を作れます。タスク1つを1枚のカードにして、画面上の領域に貼り付ける。カードはドラッグ＆ドロップで並べ替えたり移動したりできる。カードには担当者と期日を書ける。タスクが終わったらカードをパッと捨てられる。そういうものです。これなら要望に合いそうです。手軽に使えるかどうか、最低限の使い方を見ていきましょう。

最低限の使い方

まず、Microsoft 365のアプリ一覧から、Plannerを探し出してください。たくさんありますが、がんばって！

Plannerを開いたら、「プラン」を作ります。プランに対して1つのカンバンボードのようなものが割り当てられ、プランの単位でユーザーにアクセス権限を与えることができます。

UIからは想像が付きませんが・・・そのまま作ると、新規のMS365グループが作成され、そこにプランが割り当てられます。MS365を使うような組織のルールだと、グループ作成にもルールが有る場合が多いと思うので、既存のグループに追加した方が手軽だと思います。その場合、「既存のMicrosoft 365グループの追加」を選びます。

プランを作成したら、上部の「メンバー」メニューから、一緒に作業をするメンバーを追加します。

この時点で、追加したメンバーへメール通知が行きます。

準備ができたので、タスクを一覧して割り振っていきます。縦方向のエリアに対して、カードのような形でタスクを作って貼り付けていくというUIになっています。

タスクの名前を書くだけで作成完了です。担当と期日を設定することもできます。

担当を追加した場合、これもユーザーにメール通知されます。

作成時点ではタイトルだけですが、開いてメモやコメントを追加することもできます。（画像の例ではMarkdownで書いていますが、Markdownの認識はできません）

メモやコメントの変更については通知メールは行かないようです。

以上です。かなり手軽に使えそうですね。

ちなみに、別の形式で表示することもできます。まず、スケジュール表示です。期日を入れたものがカレンダー上に表示されます。

グリッド表示もできます。同じ形でExcelファイルへのエクスポートもできます。

まあここまでできれば、冒頭に書いたような用途では十分だと思います。

まとめ

ちょっとした短期の作業を複数人でやる場合に使うようなお手軽なタスク管理ツールを、Microsoft 365で使えないか？という要望は、Plannerで満たせました。Microsoft 365はどちらかというと多機能で使い始めが大変なものが多いですが、Plannerは使い始めるのにはさほど苦労しないようです。ライセンスを持っている人は、上手く生かして便利にしていきましょう！