背景
私が関わったある部署では、数年に渡って改修され続けたマクロ満載のExcelファイルが存在していました。毎月月末になると「ファイルが重い」「どれが最新版？」「担当が変わったら誰も直せない」という声が絶えず、現場は半ば諦めムードでした。
そこで、このExcel業務をDX化して！という指令が下り、私はその現場改革に携わりました。
課題整理
入力 → 集計 → 出力の流れを明確化し、Excelの役割を「出力・可視化」に限定。
マクロを整理し、仕様コメントを追加。
というような処理に明確な目的と注釈を付け、誰でも追えるようにしました。
バージョン管理を厳格化し、ファイル名・保存場所・変更履歴を標準化。
将来的にクラウドへのデータ集約、自動化ツールとの連携を前提に「Excelは最後の出力ツール」と位置付け。
効果・結果
同じレポート作成作業に要していた時間が、半分程度に短縮されました。
担当者交代後もファイルが動かないという状況が激減し、安心感が現場に戻りました。
Excelの操作に慣れたメンバーの不安が和らぎ、次の仕組みもやれるかもという前向きな雰囲気になりました。
教訓と次のステップ
Excel依存状態＝悪ではない。むしろ、どこに課題があるかを整理し、段階的に改善することがDX化の鍵だと私は感じています
次のステップとしては「Excel以外のツール（クラウド／BI／RPA）との連携」「リアルタイム共有・複数人編集の実現」が視野に入ります。
Excelベースの“神ファイル”を抱える職場でも、このように整理 →役割分担→仕組み化を進めれば、DX化の現実的な入口として活用できると私は思います。