ある商店のメモの話
Aさんは午前の販売が終了したところで、午後担当のBさんに伝えるため売り上げ商品一覧をメモして机の上に置いておきました。(売上一覧メモ)
Bさんは午後の販売が終了したところで、売上一覧メモに午後の売り上げ商品一覧を追記しました。
営業終了後、Aさんは売上メモを使い午前中の売り上げを帳簿に記載しました。
人間同士の認識のズレ
AさんはBさんに伝えるだけのつもりでした。しかし、Bさんは今日の売り上げとするつもりでメモを利用してしまいました。その結果、午前の売り上げを帳簿に書こうとしているにも関わらず、午後の売り上げまで入ってしまうという事態が発生してしまいました。
メモの使いまわしはしない方がいい
人数が少なければ、誰がメモを書き換えたのか特定できるので問題ありませんが。
しかし、このメモを数十人で利用していたらどうでしょうか？
システムの変更をする際に、誰が何の理由で書き換えているのかすべて調査してから変更する必要出てきます。いちいち調べるのもめんどくさいですし調査漏れが発生して問題が発生する可能性もあります。
新しい情報に変えたいのであればメモを新しく作るようにしましょう。