きっかけ
せっかく作成したPowerAutomateフローについて、どうすれば他者利用できるか、修正等含めどうすればフローシェアできるかを調査しまとめたので記事にします。
なお、PowerAutomate：子フロー：会議室自動予約 （Outlook接続を利用）の共有を行う際に調べたものなので、他の接続を使うフローを共有した際の注意点は気づいた際にまた記事にします。
PowerAutomate：子フロー：営業日判定など接続を使わないものは、細かいケアは行わなくても共同所有者/実行専用ユーザを付与できます。
CopilotでPowerAutomateの共有について聞いた結果は以下でした。
Power Automateの「共有機能」は、作成したフローを他のユーザーやチームと共有するための仕組みです。主なポイントは以下の通りです：
- 共有の種類
- 1. 共同所有者として共有
- 他のユーザーを「共同所有者」に追加できます。 共同所有者はフローの編集、実行、管理が可能です。
- 2. 実行専用ユーザーとして共有
- フローを実行する権限のみを付与できます。 編集はできませんが、トリガーやアクションを実行できます。
- 注意点
- 1. 接続コネクタのアカウント
- フロー内のアクションが作成者のアカウントに紐づいていると、退職・異動後にフローが停止することがあります。
- 2. 権限管理が重要
- 誤って編集権限を与えると、フローが変更される可能性があります。
- 3. ライセンスの制限に注意
- 共有メンバーが増えると、実行回数やコネクタ利用制限 を超える可能性があります。
上記以外に、フローをZIP形式でエクスポートし、相手がインポートすることで引継ぎすることもできます。一番安全な共有方法ですが、フロー一元管理（共同編集/共同利用）ではないので、ここでは記載を割愛します。
共同所有者として共有
共同所有者は、以下の実施が可能です。
- フローの編集・削除・ON/OFF切替
- 他ユーザ追加（共同所有者・実行専用ユーザ）
- 接続コネクタの管理
- 実行履歴の確認
強力な権限のため、意図しない変更や削除のリスクがあります。
設定方法
対象フロー詳細画面の上メニューの「共有」、または右パネル：共同所有者の「共有」を選択します。
テキストボックスで名前・メアド検索したユーザ・組織を選択します。
フローを組織で管理する場合、組織アドレスを登録すれば配下のメンバ全員が共同所有者になるため、組織のメンバ追加・削除時に設定変更は不要になります。
組織アドレスが変わってしまうことを考慮し、最低1名は実在ユーザを設定しておくのが無難です。
実行専用ユーザーとして共有
実行専用ユーザで共有した場合、共有されたユーザは編集・実行確認できず、実行だけが可能になります。
設定方法
対象フロー詳細画面の右パネル：実行のみのユーザの「編集」を選択します。
テキストボックスで名前・メアド検索したユーザ・組織を選択します。
使用する接続は「フロー作成者」か「実行専用のユーザによって提供されました」を選択できますが、PowerAutomate：子フロー：会議室自動予約 でOutlook接続を「実行専用のユーザによって提供されました」とし、会議室予約をフロー実行者（共同所有者/実行専用ユーザー）でできるようにしたかったのですが、エラーで期待通り動きませんでした。
フローを共有する場合、使用する接続の共有方法、種類（Outlook/Teams/SharePoint/…）、接続先の権限など正しく理解して設定しないと、想定外の実行者になってしまう、エラーが発生してしまうということになるので注意が必要です。
Outlook予定表の権限共有
Outlook予定を操作するフローを共有する際、共有されるユーザがOutlook共有設定することで、使用する接続はフロー作成者のまま、共有ユーザ権限で処理することができます。
フロー作成者＝Aさん、共有相手＝Bさんの場合
BさんがOutlook設定することでAさん作成フローをBさん権限で処理できます。
設定方法
Outlook予定表のホームタブ→「予定表の共有」→予定表を選択します。
追加ボタンでアドレス帳が開くので、フロー作成者を選択し、アクセス権「編集が可能」を選択します。
アクセス権「代理人」を付与してもフロー作成者が共有元ユーザの非公開予定を閲覧することはできません。
アクセス権「代理人」でも実現可能ですが、予定登録の諾否連絡が代理人のフロー作成者に通知されてしまいます。