子フロー：会議室自動予約

きっかけ

自社の会議室は180日後までが予約可能に設定されてます。
定期定例会は定期予定設定で期日未定で参加者設定できますが、会議室は180日以内であれば定期予定の会議場所として設定できるものの、それより先の予定は都度確保しなければならないです。
会議室確保の競争が激しい場合、開放タイミング早々に予約しなければならないため、予約ストレスからの解放を目指して自動化を行いました。

PowerAutomate：子フローの作成 をベースにOutlook会議室予約を子フロー化したので内容を紹介します。

なお、同じような苦労をしている人が周りにもいること、将来の引継ぎなどふまえ、フローの共同所有や実行のみの共有なども行う前提で作成してます。

本フローの共有方法は、PowerAutomate：子フローの共有 に記載してます。

フロー内では祝日判定を行うため、PowerAutomate：子フロー：営業日判定 を利用してます。

＜親フロー処理例①：週次で180日後の会議室予約＞
180日後の週次定例会（毎週月曜10～11時）の会議室（候補：room1～4）を予約するサンプルフローです。月曜の180日後は水曜なので、定期実行は水曜に行い、会議室解放時に即予約できます。

＜親フロー処理例②：180日後までの週次定例の会議室予約＞
明日（1日後）～180日後までの週次定例会（毎週月曜10～11時）の会議室（候補：room1～4）を予約するサンプルフローです。180回ループを繰り返しますが、子フロー内で平日月曜のみしか予約しないよう制御し、祝日以外の週次定例を180日後までまとめて予約できます。

子フロー全体像

構成は以下の通りです。

①トリガ設定

親フローからは7つの引数を渡します。

• [必須：文字列] 会議名
• [必須：文字列] 会議開始時間（日本時間でHH:mm:ss形式）
• [必須：文字列] 会議終了時間（日本時間でHH:mm:ss形式）
• [必須：文字列(配列)] 会議室配列（JSON配列形式）
• [必須：文字列] 実行者メアド
• [任意：数値] 曜日数値（1:月曜、2:火曜、3:水曜、4:木曜、5:金曜）
• [任意：数値] 経過日数（未指定の場合は180）

会議室配列
Outlookアドレス帳で設備・会議室等に登録される会議室メールアドレスをJSON配列文字列として設定します。予約したい会議室の優先順位が「[e-mail]」「[e-mail]」「[e-mail]」の場合は以下となります。

["[e-mail]","[e-mail]","[e-mail]"]

実行者メアド
本フローを共同利用するための設定のため、本人しか使わないフローであれば、本入力や設定は不要です（必要に応じて実装修正してください）。

曜日数値
親フローが毎日処理するようなものの場合、曜日指定があれば、予約日が指定曜日に一致する場合のみ予約処理を行い、指定がなければ曜日チェックは行わないようにします。

経過日数
自社では180日までの会議室が予約できる（会社によって違うかも）ので、今日を起点に明日なら「1」、明後日なら「2」を指定、未指定の場合は180日とします。
フロー処理曜日と予約曜日を揃える場合は7の倍数を指定する。
※上限が180日の場合、「175」を指定すれば処理日と同じ曜日の最大値になります

②変数初期化

『変数を初期化する』で以下10個の変数を設定します。

名前	種類	初期値
会議名	文字列	@{triggerBody()['text']}
経過日数	整数	180
会議開始時間	文字列	@{null}
会議終了時間	文字列	@{null}
曜日変数	整数	-1
会議室配列	文字列	@{null}
通知メアド	文字列	@{null}
予定登録ユーザID	文字列	@{null}
処理ステータス	整数	0
エラーメッセージ	文字列	@{null}

③スコープ1：入力チェック

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③-1) 会議名＝空値？

『条件』で入力会議名の空値判定をします。

• 左辺： (式)triggerBody()?['text']
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (式)null

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③-2) 処理ステータス変数の設定（会議名エラー=-11）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：-11

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③-3) 経過日数＝空値？

『条件』で経過日数の空値判定をします。

• 左辺： (式)triggerBody()?['number_1']
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (式)null

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③-4) 経過日数正常？

『条件』で経過日数が0～180の範囲内かを判定します。

＜And条件1＞

• 左辺： (式)triggerBody()?['number_1']
• 条件：次の値以上
• 右辺： (値)0

＜And条件2＞

• 左辺： (式)triggerBody()?['number_1']
• 条件：次の値以下
• 右辺： (値)180

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③-5) 経過日数変数の設定

『変数の設定』で経過日数を指定値に設定します。

• 値：@{triggerBody()?['number_1']}

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③-6) 処理ステータス変数の設定（会議名エラー=-12）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：-12

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③-7) 会議日付作成

『作成』で経過日数をふまえた会議日付変数を作成します。

• 値：@{addDays(convertFromUtc(utcNow(),'Tokyo Standard Time'),variables('経過日数'),'yyyy-MM-dd')}

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③-8) 会議開始時間変数の設定

『変数の設定』で会議開始時間を指定値に設定します。

• 値：@{concat(outputs('会議日付作成'),'T',formatDateTime(triggerBody()['text_1'],'HH:mm:ss'))}

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③-9) 会議開始時間正常？

『条件』で会議開始時間の正常値判定をします。

• 左辺： (式)variables('会議開始時間')
• 条件：次の値を含む
• 右辺： (値)T

前段処理が失敗した場合も処理されるよう三点メニュー→「実行条件の構成」で「に失敗しました」にもチェックを入れます。

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③-10) 処理ステータス変数の設定（会議名エラー=-13）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：-13

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③-11) 会議終了時間変数の設定

『変数の設定』で会議終了時間を指定値に設定します。

• 値：@{concat(outputs('会議日付作成'),'T',formatDateTime(triggerBody()['text_2'],'HH:mm:ss'))}

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③-12) 会議終了時間正常？

『条件』で会議開始時間の正常値判定をします。

• 左辺： (式)variables('会議終了時間')
• 条件：次の値を含む
• 右辺： (値)T

会議開始時間と同様に、前段処理が失敗した場合も処理されるよう三点メニュー→「実行条件の構成」で「に失敗しました」にもチェックを入れます。

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③-13) 処理ステータス変数の設定（会議名エラー=-14）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：-14

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③-14) 会議室配列作成

『作成』で入力された会議室配列文字列をJSONエンコードで配列化した変数を作成します。

• 値：@{json(triggerBody()['text_3'])}

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③-15) 会議室配列正常？

『条件』で会議室配列の正常値判定をします。

＜And条件1＞

• 左辺： (式)outputs('会議室配列作成')
• 条件：次の値に等しくない
• 右辺： (式)null

＜And条件2＞

• 左辺： (式)length(outputs('会議室配列作成'))
• 条件：次の値より大きい
• 右辺： (値)0

会議開始時間と同様に、前段処理が失敗した場合も処理されるよう三点メニュー→「実行条件の構成」で「に失敗しました」にもチェックを入れます。

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③-16) 会議室配列変数の設定

『変数の設定』で会議室配列を指定値に設定します。

• 値：@{outputs('会議室配列作成')}

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③-17) 処理ステータス変数の設定（会議名エラー=-15）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：-15

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③-18) 曜日数値設定なし？

『条件』で入力曜日数値の空値判定をします。

• 左辺： (式)triggerBody()?['number']
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (式)null

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③-19) 曜日数値正常？？

『条件』で曜日数値が0～6の範囲内かを判定します。

＜And条件1＞

• 左辺： (式)triggerBody()?['number']
• 条件：次の値以上
• 右辺： (値)0

＜And条件2＞

• 左辺： (式)triggerBody()?['number']
• 条件：次の値以下
• 右辺： (値)6

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③-20) 曜日変数の設定

『変数の設定』で曜日変数を指定値に設定します。

• 値：@{triggerBody()?['number']}

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③-21) 処理ステータス変数の設定（会議名エラー=-16）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：-16

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③-22) ユーザ検索

(Office365ユーザー)『ユーザーの検索 (V2)』で検索語句を入力実行者メアドに設定します。

• 値：@{triggerBody()?['text_4']}

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③-23) メアドあり？

『条件』で指定メアドのユーザ検索が行えたかを判定します。

• 左辺： (式)empty(first(outputs('ユーザ検索')?['body/value'])?['mail'])
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)false

会議開始時間と同様に、前段処理が失敗した場合も処理されるよう三点メニュー→「実行条件の構成」で「に失敗しました」にもチェックを入れます。

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③-24) 通知メアド変数の設定

『変数の設定』で通知メアドを指定値に設定します。

• 値：@{first(outputs('ユーザ検索')?['body/value'])?['mail']}

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③-25) 予定登録ユーザID変数の設定

『変数の設定』で予定登録ユーザIDを指定値に設定します。

• 値：@{first(outputs('ユーザ検索')?['body/value'])?['id']}

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③-26) 処理ステータス変数の設定（会議名エラー=-17）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：-17

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③-27) 処理ステータス：入力エラーなし？

『条件』で処理ステータスが初期値0から変更されてないかを判定します。

• 左辺： (式)variables('処理ステータス')
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)0

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③-28) レスポンス設定（入力エラー）

『PowerApp または Flow に応答する』で処理ステータスを返り値として設定します。

処理ステータス：@variables('処理ステータス')

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③-29) 取消（入力エラー）

『終了』で状態＝「取り消し済み」として処理を止めます。

④スコープ2：日付チェック

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④-1) 処理ステータス＝未処理（スコープ2処理待ち）？

『条件』で処理ステータスが初期値0から変更されてないかを判定します。

• 左辺： (式)variables('処理ステータス')
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)0

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④-2) 指定曜日？

『条件』で指定曜日の処理対象か判定します。

＜Or条件1（指定曜日処理しない）＞

• 左辺： (式)variables('曜日変数')
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)-1

＜Or条件2（指定曜日処理かつ曜日一致）＞

• 左辺： (式)dayOfWeek(outputs('会議日付作成'))
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (式)variables('曜日変数')

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④-3) 子フロー：営業日判定

『子フローの実行』で子フロー：営業日判定 を呼び出します。

• 子フロー：子フロー：営業日判定
• 入力日付：@{outputs('会議日付作成')}

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④-4) 平日？

『条件』で指定日付が営業日か判定します。

• 左辺： (式)int(outputs('子フロー：会議日営業日判定')?['Body']?['営業日位置'])
• 条件：次の値に等しくない
• 右辺： (値)-1

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④-5) 処理ステータス設定（祝日＝-22）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：-22

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④-6) エラーメッセージ変数の設定（-22）

『変数の設定』でエラーメッセージを指定値に設定します。

• 値：指定日は祝日のため処理スキップしました。

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④-7) 処理ステータス設定（祝日＝-21）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：-21

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④-8) エラーメッセージ変数の設定（-21）

『変数の設定』でエラーメッセージを指定値に設定します。

• 値：指定日付は対象曜日ではないため処理スキップしました。

⑤スコープ3：会議室予約

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⑤-1) 処理ステータス＝未処理（スコープ3処理待ち）？

『条件』で処理ステータスが初期値0から変更されてないかを判定します。

• 左辺： (式)variables('処理ステータス')
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)0

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⑤-2) HTTP要求：会議室予約状況確認

Office365 Outlook『HTTP要求を送信します』で以下パラメータを設定し、指定時間帯、指定会議室(複数)の空き状況を取得します。

パラメータ名	値
URI	https://graph.microsoft.com/v1.0/users/@{variables('予定登録ユーザID')}/calendar/getSchedule
メソッド	POST
本文	{"schedules": @{variables('会議室配列')}, "startTime": { "dateTime": "@{variables('会議開始時間')}", "timeZone": "Tokyo Standard Time" }, "endTime": { "dateTime": "@{variables('会議終了時間')}", "timeZone": "Tokyo Standard Time" }, "availabilityViewInterval": 15}
コンテンツの種類	application/json
CustomerHeader1	Prefer: outlook.timezone="Tokyo Standard Time"

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⑤-3) 空き会議室抽出

データ操作『抽出』で以下パラメータを設定し、指定時間帯、指定会議室(複数)の空き状況を取得します。

• 差出人： @outputs('HTTP要求：会議室予約状況確認')?['body/value']
• 左辺： (式)length(item()?['scheduleItems'])
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)0

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⑤-4) 空き会議室あり？

『条件』で抽出配列が設定されるか判定します。

• 左辺： (式)length(body('空き会議室抽出'))
• 条件：次の値より大きい
• 右辺： (値)0

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⑤-5) 空き会議室で繰り返し

『それぞれに適用する』で抽出した空き会議室配列を繰り返し処理します

• 出力選択： @{body('空き会議室抽出')}

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⑤-6) 処理ステータス＝0（予約待ち）？

『条件』で処理ステータスが初期値0から変更されてないかを判定します。

• 左辺： (式)variables('処理ステータス')
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)0

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⑤-7) イベントの作成（会議室予約）

Office365 Outlook『HTTP要求を送信します』で以下パラメータを設定し、会議室予約します。

パラメータ名	値
URI	https://graph.microsoft.com/v1.0/users/@{variables('予定登録ユーザID')}/calendar/events
メソッド	POST
本文	{"subject": "@{variables('会議名')}", "start": { "dateTime": @{variables('会議開始時間')}", "timeZone": "Asia/Tokyo" }, "end": { "dateTime": "@{variables('会議終了時間')}", "timeZone": "Asia/Tokyo" }, "location": { "locationEmailAddress": "@{items('空き会議室で繰り返し')?['scheduleId']}" }, "attendees": [{"emailAddress": { "address":"@{variables('通知メアド')}" }, "type": "required" }, { "emailAddress": { "address":"@{items('空き会議室で繰り返し')?['scheduleId']}" }, "type": "required" }]}
コンテンツの種類	application/json

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⑤-8) 予約成功？

『条件』で予定登録処理が成功したか判定します。

＜Or条件1＞

• 左辺： (式)@outputs('イベントの作成（会議室予約）')['statusCode']
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)200

＜Or条件2＞

• 左辺： (式)@outputs('イベントの作成（会議室予約）')['statusCode']
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)201

＜Or条件3＞

• 左辺： (式)@outputs('イベントの作成（会議室予約）')['statusCode']
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)204

前段処理が失敗した場合も処理されるよう三点メニュー→「実行条件の構成」で「に失敗しました」「がタイムアウトしました」にもチェックを入れます。

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⑤-9) 処理ステータス変数の設定（成功＝1）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：1

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⑤-10) 処理ステータス設定（空き会議室なし＝-30）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：-30

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⑤-11) エラーメッセージ変数の設定（-30）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：指定日付に指定会議室の空きがありませんでした。

スコープ4：エラー通知

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⑥-1) 処理ステータス＝正常？

『条件』で処理ステータスが正常（=1）を判定します。

• 左辺： (式)variables('処理ステータス')
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)1

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⑥-2) 処理ステータス＝0（未処理）？

『条件』で処理ステータスが未処理（=0）を判定します。

• 左辺： (式)variables('処理ステータス')
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (値)0

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⑥-3) エラーメッセージ変数の設定（0）

『変数の設定』で処理ステータスを指定値に設定します。

• 値：Outlook連携できませんでした。

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⑥-4) エラーメッセージ未設定？

『条件』でエラーメッセージが未設定か判定します。

• 左辺： (式)variables('エラーメッセージ')
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (式)null

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⑥-5) エラーメッセージ変数の設定（デフォルト）

『変数の設定』でエラーメッセージを指定値に設定します。

• 値：エラーが発生しました（エラーコード：@{variables('処理ステータス')}）

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⑥-6) 指定曜日エラー？

『条件』で指定曜日エラーか判定します。

• 左辺： (式)variables('処理ステータス')
• 条件：次の値に等しい
• 右辺： (式)-21

前述の「親フロー処理例②」のように本フロー呼び出しが連発する場合、指定曜日エラーが多発するため通知対象外としてます。

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⑥-7) 処理エラーメール送信

Office365 Outlook『メールの送信(V2)』で以下パラメータを設定し、エラーメールを送信します。

パラメータ名	値
宛先	@{variables('通知メアド')}
件名	会議室予約エラー通知（@{variables('会議名')}：@{outputs('会議日付作成')}分）
本文(コードビュー)	<p>@{variables('エラーメッセージ')}<br>リスケ、別会議室予約は個別設定してください。</p>

⑦応答設定

『PowerApp または Flow に応答する』で処理ステータスを返り値として設定します。

処理ステータス：@variables('処理ステータス')