はじめに
これは Makuake Advent Calendar 2021のアドベントカレンダーです。
はじめまして、マクアケでIT戦略チームで主に社内のお困りごと全般を担当しているyamadaと申します。
今年もアドベントカレンダーの季節がやってまいりました。
２年前の記事はこちら
今年もたくさんの社内のお困りごとの相談を受けたのですが、自分の中でヒットしたものをご紹介させていただきます。
お困りごと
コロナ禍で出社状況が変わり、リモートワークが増えてきて、毎日出社を前提とした定期代の支給を見直し、実際の出社日数ベースでの交通費支給に切り替えたいと管理部門からの相談がありました。
要件整理
- 本社を含めて拠点全て（シェアオフィスでも使える）
- 社員に負担をかけずに
- 各社員が出社した日をもれなく記録
- 月締めで集計(15日締め)
- 支給金額(日数X往復交通費）の自動計算
- 給与計算システムに取込みたい
- なるはやで（来月から）切り替えたい
用意するもの
Safie Entrance
- SaaSの顔認証システム(->各拠点に設置可能）
- iPadを認証端末にできる(->認証端末代が安い）
- 顔写真と照合して社員を特定できる(->顔写真は入社時に全員撮っているので、取り直す必要がない）
- 期間を指定して照合結果ログをCSVで取得できる
iPad Air 第4世代
- 無印iPadが市場に全くなかった(半導体不足の影響か、リリースしたばかりだったからか)
- 在庫がなんとか確保できたのがiPad Air (色はバラバラ）
iPadスタンド
- 顔の認証ができる高さと傾きにできるもの
- 工事不要
電源タップ
- マグネットでくっつく
- iPad Airの大型電源アダプタが挿せる
働くDB(楽楽販売)
- 個人的に表計算ソフトは使いたくない
- 利用メニュー（テーブル）に権限を付与できるので、担当者のみ閲覧/操作が可能
- ノーコード
作り方
Safie Entrance
- 全社員の社員情報(社員番号＋名前)の登録
- 顔写真(社員番号.png)の登録
- 認証端末の情報を登録
iPad Air
- Safie Entranceアプリのインストール
- アプリへの管理者権限でのログイン
- 端末の各種設定
働くDB(楽楽販売)
- 交通費マスタの登録(社員番号+交通費単価（往復))
- SafieEntranceの照合ログファイルのインポート
- 同一社員>同一日付での重複レコード削除
- 同一社員>日数の集計
- 支給額=日数X交通費マスタの交通費単価を計算
- 給与計算システム取込みCSVレイアウトでの出力
- 出社回数の多い人がわかるグラフ（出社状況把握用）
- 月別の支給額の総合計の推移グラフ（給与システム取込み後の検証用）
使い方
社員
- 出社したら、入口に設置してあるiPadに顔をかざす。だけ
管理部担当者
- 締日翌日(16日)にSafie Entranceの照合結果ログから1ヶ月(前月16日〜当月15日)を指定してログデータのCSVを取得する
- 働くDBにインポート
- メニュー（フロー）に従って各処理を実行
出社回数の異常値がないか確認
給与支給額の計算結果出力CSV(給与計算システムの入力レイアウト）を取得
給与計算システムにそのままインポート
給与と合わせて振込み
最後に
- 定期代廃止の要望を聞く前にSafieさんから色々な提案を受けている中で今回採用したEntranceも含まれていたので、要望を受けた時にパッと閃くことができた。
- 普段から表計算業務を働くDBに置き換えることはやっていたので、働くDBの構築はそれほど大変ではなかった。
- 一番大変だったのは、無印iPadが入手困難で、（コストが上がってしまうが）iPadAirの調達に切り替えて、開始日前々日に納品、インストール、設定、梱包、拠点への配送を行なった
- これからは日頃の業務改善の記事を公開していくことも良いかもしれない・・・と少し思いました。
おまけ）
私の理想の情シスは・・・
ドラマ「HERO」のバーのマスター
「あるよ」
最後までお付き合いいただきありがとうございました。