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Slackワークフロービルダーを使って業務を定型化する

この記事はMakuake Development Team Advent Calendar 2019 8日目の記事です。

はじめに

この記事を開いていただきありがとうございます。
私はひとり情シス&IT戦略担当として社内の困り事の解決に日々奔走しています。

社内ではコミュニケーションツールとして、Slackを使っています。そのため、依頼事項や困り事の相談などSlack上のリクエストチャンネルやダイレクトメッセージで送られてきます。
それらを捌いているうちに、もう少し効率化できたらなと考えるようになりました。

そんな折、Slackからワークフロービルビルダーという新機能のリリースを見て、早速試してみました。

Slackワークフロービルダー とは?

Slackワークフロービルダーのリリース記事 2019/10/15 参照

こんなことができそう
- リクエストの定形化
- 素早い情報の共有
- 特定のアクションに対する自動応答メッセージ

さっそく自分の困り事である、社内のリクエストを定形フォーム化しようと考えました。

ITアカウントリクエストのフローを作成してました。

作成ステップは初めての人でも迷いなくできる位、簡単でした。

私が作成したワークフローは以下の流れ
1. リクエストチャンネルにアクションボタンを追加
2. リクエストをする人がアクションボタンをクリックすると、定形フォームが開きます。
3. 必要事項を入力して送信
4. リクエストチャンネルに定形フォームから入力した内容が投稿されます。
5. リクエスト受付メッセージがリクエストをした人、私宛にメンション飛びます
6. 私の対応が完了したら、対応完了ボタンを押します。
7. リクエストした人にメンションがついて、対応完了メッセージが投稿されます。

  • ワークフローの概要
    スクリーンショット 2019-12-06 19.19.35.png

  • 入力フォーム
    スクリーンショット 2019-12-06 19.24.59.png

  • チャンネルへの投稿
    スクリーンショット 2019-12-06 19.25.17.png

  • 対応完了ボタンをクリック
    スクリーンショット 2019-12-06 19.26.35.png

良かったこと

  • リクエストをもらうたびに、上長の承認をもらいましたか?とかメールアドレス教えて下さい。などのやり取りが激減しました。
  • リクエストする人も、事前にリクエストするために必要な情報を集めることができる。
  • 対応完了報告もボタン一つ。対応漏れがなくなります。
  • 証跡として残せる

その他ワークフローの例

社内では他にも様々なワークフローが作られて公開されています。
いくつかご紹介

  • トラブル報告
  • shipit
  • 今日の振り返り
  • 外線電話受電
  • 安否確認発動
  • 吟じます。。。 などなど

最後に

Slackは本当に便利で、これからますます進化していくと期待しています。
コミュニケーションのプラットフォームとして、社内だけでなく、社外とも共有チャンネルを作成することで、直接リアルタイムでやり取りができます。
また、各種システムやサービスなどとも連携ができるので、更新情報を始め、アラートやエラーの検知、メールの受信といったところまで、全てのコミュニケーションをSlackに集約することができるのではと考えています。


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