この記事はMakuake Development Team Advent Calendar 2019 8日目の記事です。
はじめに
この記事を開いていただきありがとうございます。
私はひとり情シス＆IT戦略担当として社内の困り事の解決に日々奔走しています。
社内ではコミュニケーションツールとして、Slackを使っています。そのため、依頼事項や困り事の相談などSlack上のリクエストチャンネルやダイレクトメッセージで送られてきます。
それらを捌いているうちに、もう少し効率化できたらなと考えるようになりました。
そんな折、Slackからワークフロービルビルダーという新機能のリリースを見て、早速試してみました。
Slackワークフロービルダー とは？
Slackワークフロービルダーのリリース記事 2019/10/15 参照
こんなことができそう
- リクエストの定形化
- 素早い情報の共有
- 特定のアクションに対する自動応答メッセージ
さっそく自分の困り事である、社内のリクエストを定形フォーム化しようと考えました。
ITアカウントリクエストのフローを作成してました。
作成ステップは初めての人でも迷いなくできる位、簡単でした。
私が作成したワークフローは以下の流れ
- リクエストチャンネルにアクションボタンを追加
- リクエストをする人がアクションボタンをクリックすると、定形フォームが開きます。
- 必要事項を入力して送信
- リクエストチャンネルに定形フォームから入力した内容が投稿されます。
- リクエスト受付メッセージがリクエストをした人、私宛にメンション飛びます
- 私の対応が完了したら、対応完了ボタンを押します。
- リクエストした人にメンションがついて、対応完了メッセージが投稿されます。
-
ワークフローの概要
-
入力フォーム
-
チャンネルへの投稿
-
対応完了ボタンをクリック
良かったこと
- リクエストをもらうたびに、上長の承認をもらいましたか？とかメールアドレス教えて下さい。などのやり取りが激減しました。
- リクエストする人も、事前にリクエストするために必要な情報を集めることができる。
- 対応完了報告もボタン一つ。対応漏れがなくなります。
- 証跡として残せる
その他ワークフローの例
社内では他にも様々なワークフローが作られて公開されています。
いくつかご紹介
- トラブル報告
- shipit
- 今日の振り返り
- 外線電話受電
- 安否確認発動
- 吟じます。。。
などなど
最後に
Slackは本当に便利で、これからますます進化していくと期待しています。
コミュニケーションのプラットフォームとして、社内だけでなく、社外とも共有チャンネルを作成することで、直接リアルタイムでやり取りができます。
また、各種システムやサービスなどとも連携ができるので、更新情報を始め、アラートやエラーの検知、メールの受信といったところまで、全てのコミュニケーションをSlackに集約することができるのではと考えています。
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